档案馆大楼场所管理制度

PAGE档案馆大楼场所管理制度一、总则（一）目的为加强档案馆大楼场所的管理，确保档案的安全与完整，维护良好的工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案馆大楼内所有区域，包括档案库房、查阅室、整理室、办公室、会议室、走廊、楼梯、电梯间等。（三）管理原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防止档案受损、丢失、泄露等情况发生。2.规范有序原则：各项管理活动应遵循明确的规范和流程，确保场所使用有序、高效。3.服务至上原则：以提供优质的档案服务为宗旨，满足档案查阅利用等需求。二、人员出入管理（一）内部人员1.档案馆工作人员凭工作证进入大楼。工作证应妥善保管，不得转借他人。2.工作人员应按时上下班，如需临时外出，应向部门负责人请假，并告知门卫。3.严禁携带与工作无关的人员进入大楼。（二）外来人员1.因工作需要进入大楼的外来人员，须提前与档案馆相关部门或人员联系，经同意后，在门卫处登记，注明来访事由、被访部门及人员、有效身份证件号码、联系电话等信息，并领取临时出入证。2.外来人员应在规定时间内离开大楼，如需延长时间，应提前办理相关手续。3.参观人员须经档案馆批准，在指定时间和路线进行参观，参观过程中应遵守相关规定，不得随意触摸档案和设备。三、档案库房管理（一）库房环境要求1.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫，地面、货架等应无积尘、无杂物。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。应配备温湿度监测设备，每日定时记录温湿度数据。3.库房应具备良好的通风条件，确保空气流通，防止有害气体积聚。4.库房应安装防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施，如消防器材、监控设备、防虫药品、防潮材料、挡鼠板等，并定期进行检查和维护。（二）档案存放1.档案应按照全宗、类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和管理。2.档案应存放在专用的档案架上，不得直接接触地面和墙壁。档案架应牢固、整洁，标识清晰。3.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、实物档案等。电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。（三）库房安全管理1.库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。非库房管理人员未经许可不得进入库房。2.库房内严禁吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。3.每日下班前，应检查库房门窗是否关闭、电器设备是否断电、消防器材是否完好等，确保库房安全。4.定期对库房进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。如遇火灾、水灾等紧急情况，应立即启动应急预案，采取有效措施保护档案安全。四、查阅室管理（一）查阅规定1.查阅档案应提前预约，填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，经档案馆负责人批准后，方可进行查阅。2.查阅人员应遵守查阅时间规定，不得超时查阅。如需延长时间，应提前办理续期手续。3.查阅人员应保持查阅室内安静，不得大声喧哗、接听手机等，以免影响他人查阅。4.查阅人员只能在查阅室内查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印、拍照等，应按照相关规定办理手续。（二）查阅设备使用1.查阅室内应配备必要的查阅设备，如桌椅、电脑、复印机、打印机等。查阅人员应正确使用设备，不得随意损坏。2.使用复印机、打印机等设备时，应按照操作规程进行操作，如需帮助，可向工作人员咨询。3.查阅结束后，查阅人员应将查阅设备归位，并保持设备清洁。（三）环境卫生维护1.查阅人员应爱护查阅室内的环境卫生，不得随地吐痰、乱扔垃圾等。2.每日查阅工作结束后，工作人员应及时清理查阅室内的垃圾和杂物，保持查阅室整洁。五、整理室管理（一）整理工作要求1.整理档案应按照档案整理规范进行操作，确保档案整理质量。2.在整理过程中，应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。3.整理好的档案应及时上架存放，不得在整理室内长时间堆放。（二）整理设备管理1.整理室内应配备必要的整理设备，如档案装订机、裁纸刀、文件夹等。整理人员应正确使用设备，定期进行维护和保养。2.使用设备时，应严格遵守操作规程，注意安全。如发现设备故障，应及时报告维修人员进行维修。（三）整理区域卫生1.整理人员应保持整理区域的卫生，每日工作结束后，应清理整理区域内的纸张、杂物等，保持整洁。2.整理区域应定期进行清扫和消毒，防止灰尘、细菌等对档案造成损害。六、办公室管理（一）办公秩序1.办公室工作人员应遵守工作纪律，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.保持办公室内安静，不得大声喧哗、争吵等，以免影响他人工作。3.办公桌面应保持整洁，文件资料应摆放整齐，不得随意堆放。（二）办公用品管理1.办公用品由专人负责采购、发放和管理。工作人员应根据工作需要领用办公用品，不得浪费。2.办公用品应妥善保管，如有损坏或丢失，应及时报告并说明原因。3.定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。（三）文件资料管理1.办公室内的文件资料应分类存放，便于查找和使用。重要文件资料应妥善保管，防止丢失和泄露。2.工作人员应及时处理文件资料，不得积压。如需归档的文件资料，应按照档案管理规定进行整理和归档。3.严禁在办公室内私自复印、传播机密文件资料。七、会议室管理（一）会议安排1.使用会议室应提前预约，填写会议室使用申请表，注明会议时间、会议主题、参会人数等信息，经相关部门负责人批准后，方可使用。2.会议室管理人员应根据预约情况，合理安排会议室，并提前做好准备工作，如调试音响设备、摆放桌椅、准备茶水等。（二）会议期间管理1.参会人员应按时进入会议室，遵守会议纪律，不得迟到、早退、缺席。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话。2.会议期间应保持会议室整洁，不得在会议室内吸烟、乱扔垃圾等。会议结束后，参会人员应将桌椅摆放整齐，带走个人物品。3.如需使用会议室的设备，如投影仪、音响等，应按照操作规程进行操作，如需帮助，可向会议室管理人员咨询。（三）会议室设备维护1.会议室管理人员应定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。如发现设备故障，应及时报告维修人员进行维修。2.设备使用后，应及时关闭电源，清理设备表面灰尘，保持设备清洁。八、公共区域管理（一）走廊、楼梯管理1.走廊、楼梯应保持畅通无阻，不得堆放杂物。2.定期对走廊、楼梯进行清扫，保持地面干净、扶手无灰尘。3.走廊、楼梯的照明设备应保持完好，如有损坏应及时维修。（二）电梯间管理1.电梯应定期进行维护和保养，确保运行安全。2.乘坐电梯时应遵守秩序，不得拥挤、打闹。3.保持电梯间清洁卫生，定期进行清扫，电梯轿厢内不得张贴广告等杂物。（三）卫生间管理1.卫生间应每日进行清扫，保持清洁卫生，无异味。2.卫生间的设施设备应保持完好，如有损坏应及时维修。3.卫生纸、洗手液等用品应及时补充，确保正常使用。九、消防安全管理（一）消防设施配备1.档案馆大楼内应按照规定配备足够数量的消防器材，如灭火器、消火栓、灭火器具等，并定期进行检查和维护，确保器材完好有效。2.在档案库房、查阅室、整理室等重点区域应设置明显的消防安全标志。（二）消防通道畅通1.消防通道应保持畅通无阻，不得堆放杂物。2.严禁在消防通道内停放车辆或设置障碍物。（三）消防安全培训与演练1.定期组织档案馆工作人员参加消防安全培训，提高消防安全意识和应急处置能力。2.每年至少组织一次消防安全演练，检验和完善应急预案，确保在火灾发生时能够迅速、有效地进行扑救和疏散。十、设备设施管理（一）设备设施登记1.对档案馆大楼内的所有设备设施进行详细登记，包括设备设施名称、型号、规格、购置时间、使用部门等信息。2.建立设备设施档案，记录设备设施的维护保养、维修更换等情况。（二）设备设施维护保养1.制定设备设施维护保养计划，定期对设备设施进行维护保养，确保设备设施正常运行。2.对于重要设备设施，应安排专人负责维护保养，并做好记录。3.设备设施出现故障时，应及时维修，维修人员应填写维