档案信息化管理制度体系

PAGE档案信息化管理制度体系一、总则（一）目的为加强公司档案信息化管理，提高档案管理效率和质量，确保档案信息的安全、完整与有效利用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度体系。（二）适用范围本制度体系适用于公司各部门及所属单位在档案信息化管理工作中的活动，包括档案的收集、整理、存储、检索、利用、安全管理等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保档案信息化管理活动合法合规。2.真实性原则：保证档案信息的真实性，如实反映公司各项业务活动。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司各类档案，确保档案信息的完整性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。5.便捷性原则：优化档案信息化管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供便捷服务。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善公司档案信息化管理制度体系，并组织实施。指导和监督各部门的档案信息化管理工作，开展档案信息化培训。负责公司档案信息系统的建设、维护和管理，确保系统正常运行。负责档案数据的收集、整理、存储、检索和利用，提供档案信息服务。负责档案信息安全管理，制定安全策略，实施安全措施，保障档案信息安全。2.各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整和准确。配合档案管理部门做好档案信息化管理相关工作，按照要求提供档案信息。使用档案管理部门提供的档案信息服务，合理利用档案资源。负责本部门档案信息安全管理，落实安全责任，防止档案信息泄露。二、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件、合同、协议、报表、报告、会议记录、工作计划、总结等纸质和电子文件。2.公司在生产、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的照片、录音、录像等视听资料。3.公司引进的技术资料、产品样本、专利证书等科技档案。4.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等个人档案。5.其他与公司业务相关的具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，确保文件的可读性和可检索性。3.对于纸质文件，应进行分类整理，编制目录，注明文件名称、日期、来源等信息。4.对于视听资料，应进行文字说明，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行数字化存储。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索，提高档案利用效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类等。2.编号：为每类档案编制唯一的编号，便于管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对于纸质档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。三、档案存储（一）存储方式1.电子存储：利用公司档案信息系统进行电子档案的存储，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，确保数据的安全和可靠。2.纸质存储：对于重要的纸质档案，应建立专门的档案库房进行存储，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。（二）存储要求1.电子档案存储定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。对电子档案进行加密存储，设置访问权限，确保档案信息的安全。定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.纸质档案存储档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，并配备必要的消防器材和防虫、防潮、防盗设备。档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。建立纸质档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅和归还。四、档案检索（一）检索工具1.档案目录：编制纸质和电子档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，方便用户查找档案。2.检索系统：利用公司档案信息系统建立检索平台，用户可以通过关键词、档案编号、日期等条件进行检索，快速获取所需档案信息。（二）检索方法1.分类检索：按照档案分类体系进行检索，用户可以根据档案类别查找所需档案。2.主题检索：通过关键词检索档案信息，系统自动匹配相关档案，提高检索效率。3.组合检索：用户可以根据需要组合使用分类检索和主题检索方法，更精准地查找档案。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门在工作中需要查阅、借阅档案资料，以支持决策、解决问题、开展业务等。2.公司员工因个人需要查阅与本人相关的档案资料，如人事档案、培训档案等。3.外部单位因工作需要查阅公司档案资料，需按照规定办理相关手续。（二）利用流程1.申请:用户填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，提交所在部门负责人审核。2.审核:所在部门负责人对申请表进行审核，签署意见后提交档案管理部门。3.审批:档案管理部门对申请表进行审批，根据档案的保密级别和利用范围决定是否批准。4.查阅:经批准后，用户在档案管理部门指定的地点查阅档案，档案管理人员应在场监督，确保档案安全。5.借阅:如需借阅档案，用户应填写借阅登记表，注明借阅期限、归还日期等信息，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。6.归还:用户应在规定期限内归还借阅的档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等保密档案，未经公司授权，不得对外提供或利用。2.档案利用应遵循档案的保管期限和利用范围，不得擅自扩大利用范围或延长保管期限。3.档案利用过程中，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。六、档案安全管理（一）安全制度1.建立档案信息安全管理制度，明确安全责任，规范安全操作流程。2.制定档案信息安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。（二）安全措施1.物理安全：档案库房应安装门禁系统、监控系统、防盗报警系统等，确保库房安全。存储设备应存放在安全的环境中，防止受到自然灾害和人为破坏。2.网络安全：档案信息系统应采取防火墙、入侵检测、加密传输等安全措施，防止网络攻击和信息泄露。设置用户权限管理，严格控制用户对档案信息的访问。3.数据安全：定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在异地，防止数据丢失。对重要数据进行加密存储，设置访问密码，确保数据的保密性。（三）安全检查与审计1.定期对档案信息系统和存储设备进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。2.开展档案信息安全审计工作，对档案利用过程进行监督和检查，发现违规行为及时处理。七、档案信息化建设与维护（一）建设规划1.根据公司发展战略和档案管理需求，制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。2.档案信息化建设规划应与公司信息化建设总体规划相衔接，并充分考虑档案管理的特点和发展趋势。（二）系统建设1.按照档案信息化建设规划，选择合适的档案信息系统软件和硬件设备，进行系统建设。2.系统建设应遵循相关标准和规范，确保系统的兼容性、稳定性和安全性。3.在系统建设过程中，应充分征求档案管理部门和各部门的意见，确保系统功能满足实际工作需要。（三）系统维护1.建立档案信息系统维护管理制度，定期对系统进行维护和升级，确保系统正常运行。2.及时处理系统故障和问题，记录故障处理过程和结果，对系统进行优化和改进。3.加强对系统维护人员的培训和管理，提高维护人员的技术水平和业务能力。八、档案信息化培训（一）培训目标提高公司员工的档案信息化意识和操作技能，确保员工能够熟练使用档案信息系统和相关设备，正确开展档案信息化管理工作。（二）培训内容1.档案信息化管理制度：讲解档案信息化管理的相关制度和规定，使员工了解档案信息化管理的流程和要求。2.档案信息系统操作：培训档案信息系统的操作方法和技巧，包括档案的录入、检索、利用等功能。3.电子文件管理：介绍电子文件的形成、收集、整理、存储等环节的管理方法，提高员工电子文件管理能力。4.档案安全知识：普及档案信息安全知识，增强员工的安全意识，掌握安全防范措施。（三）培训方式1.集中培训：定期组织公司员工进行集中培训，邀请专家或技术人员进行授课。2.在线培训：利用公司内部网络平台，提供在线培训课