基建文件档案管理制度汇编

PAGE基建文件档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司基建文件档案管理，确保基建文件档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥基建文件档案在公司建设、运营和管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有基建项目从项目立项、规划、设计、施工、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则基建文件档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保文件档案的完整性和系统性。2.真实性原则基建文件档案应如实反映基建项目的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则涵盖基建项目各个环节形成的各类文件档案，保证文件档案的全面性。4.准确性原则文件档案的内容和表述应准确无误，便于查阅和利用。5.及时性原则文件档案应随基建项目进程及时形成、收集、整理和归档，不得积压。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关基建文件档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司基建文件档案管理制度。2.负责基建文件档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门基建文件档案的形成、积累和整理工作。4.参与基建项目的竣工验收，对基建文件档案的完整性、准确性进行审查。5.定期对基建文件档案进行鉴定，对已失去保存价值的文件档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在基建项目实施过程中形成文件档案的收集、整理和移交工作。2.明确专人负责基建文件档案管理工作，确保文件档案的及时形成和规范整理。3.配合档案管理部门做好基建文件档案的归档、保管和利用工作。（三）勘察设计单位职责1.在项目勘察设计过程中，按照国家和行业有关规定及公司要求，形成完整、准确的勘察设计文件档案，并及时向建设单位移交。2.对提交的勘察设计文件档案的质量负责，确保文件档案符合相关标准和要求。（四）施工单位职责1.负责施工过程中形成的各类文件档案的收集、整理和归档工作，确保文件档案真实、完整、准确。2.按照合同要求和档案管理部门的规定，及时向建设单位移交施工文件档案。3.接受建设单位和档案管理部门对施工文件档案管理工作的指导和监督。（五）监理单位职责1.负责对基建项目施工过程中文件档案的形成、积累和整理情况进行监督检查。2.审核施工单位提交的文件档案，签署审核意见，并对监理过程中形成的文件档案进行整理归档。3.配合建设单位做好基建文件档案的验收工作。三、文件材料的形成与积累（一）立项阶段1.项目建议书、可行性研究报告、项目申请报告等文件材料，由项目建设部门负责收集、整理，报公司相关部门审核后归档。2.项目立项批复文件，由项目建设部门及时收集，交档案管理部门归档。（二）规划设计阶段1.规划设计方案、初步设计文件、施工图设计文件等，勘察设计单位应按照规定的格式和要求编制，一式多份，及时提交给建设单位。2.建设单位收到勘察设计文件后，组织相关部门进行审核，审核意见及修改后的文件应一并归档。（三）施工阶段1.施工单位应按照施工进度，及时形成施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等文件材料，并分类整理。2.监理单位应形成监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等文件材料，与施工单位提交的文件材料同步整理。3.项目建设部门应做好与施工、监理单位的沟通协调工作，及时收集项目建设过程中的各类文件材料。（四）竣工验收阶段1.施工单位应在工程竣工后，按照国家和地方有关规定，编制竣工图及竣工文件档案，向建设单位提交竣工报告。2.监理单位应提交监理工作总结及相关监理文件档案。3.建设单位组织设计、施工、监理等单位进行竣工验收，形成竣工验收报告、工程质量保修书等文件材料，一并归档。四、文件材料的整理（一）分类原则基建文件档案按照项目前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类。（二）组卷要求1.同一项目的文件材料应按照形成时间顺序或重要程度进行排列，组成案卷。2.案卷内文件材料应保持有机联系，不同载体的文件材料应分别组卷。3.卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号，页号编写应规范、准确。4.案卷封面应填写项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容，字迹应清晰、工整。5.卷内目录应包括序号、文件题名、文号、责任者、日期、页号等内容，序号应连续编写。6.备考表应填写卷内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，以及立卷人、检查人等信息。（三）编号与编目1.基建文件档案应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性。2.档案管理部门应建立档案目录数据库，对基建文件档案进行编目，便于查询和利用。五、文件材料的归档（一）归档时间1.项目立项批复文件、勘察设计文件等应在文件形成后及时归档。2.施工过程中的文件材料应按季度归档，工程竣工后一个月内完成全部文件材料的归档工作。3.竣工验收文件材料应在竣工验收后三个月内归档。（二）归档程序1.项目建设部门、施工单位、监理单位等应按照档案管理部门的要求，将整理好的文件材料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的文件材料进行审核，审核合格后办理归档手续，填写归档登记表。六、档案的保管（一）保管期限基建文件档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告、工程质量保修书等重要文件。2.长期保管的档案包括勘察设计文件、施工过程中的重要文件等，保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案包括一般性文件材料，保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（三）档案整理与上架1.档案管理部门应定期对保管的基建文件档案进行整理，确保档案的整齐、有序。2.按照档案编号顺序，将档案上架存放，便于查找和利用。七、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅基建文件档案。涉及对外提供利用的，应按照国家有关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理部门应设立查阅室，为利用者提供查阅服务。利用者应填写查阅登记表，在查阅室内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等信息，以便统计和查询。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设部门、财务部门等相关人员组成，负责对基建文件档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保管期限、保存价值进行评估。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管的基建文件档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和保存价值。3.对已失去保