档案馆建立健全制度机制

PAGE档案馆建立健全制度机制一、总则（一）目的为加强本档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度机制。（二）适用范围本制度适用于本档案馆全体工作人员以及利用档案的单位和个人。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案工作。2.统一管理原则：对本档案馆的各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。3.科学管理原则：运用现代科学技术和管理方法，提高档案管理的效率和质量。4.服务利用原则：积极开发档案信息资源，为社会各方面提供优质、高效的档案服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。2.与本单位业务相关的上级机关、下级单位及其他单位发来的文件材料。3.本单位重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料。4.本单位机构设立、变更、撤销等过程中形成的文件材料。5.本单位干部职工的人事档案、专业技术档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整、真实，符合档案整理的要求。3.对电子文件的收集，应确保其内容的原始性和真实性，按照规定的格式和存储要求进行保存。4.对照片、录音、录像等特殊载体档案的收集，应同时收集相关的文字说明材料，确保其内容的准确解读。（三）收集程序1.各部门在工作活动结束后，应及时将形成的文件材料进行整理，定期移交至本档案馆。2.档案馆工作人员对接收的文件材料进行核对、登记，对不符合要求的文件材料及时退回相关部门进行补充或修正。3.对重要的文件材料，档案馆应提前介入，进行跟踪收集，确保其完整无缺。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（二）整理方法1.纸质文件的整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷。2.电子文件的整理：按照电子文件的分类方案进行分类，建立相应的文件夹结构，对电子文件进行命名、编号，确保其存储格式的规范性和可读性。3.照片档案的整理：按照照片的形成时间、内容等进行分类，对每张照片进行编号、标注说明，填写照片档案目录，装入相册或照片档案盒。4.录音、录像档案的整理：按照录音、录像的内容、时间等进行分类，对其进行编号、标注说明，填写录音、录像档案目录，存储于专用的存储设备中。（三）整理要求1.整理工作应由专人负责，确保整理质量。2.整理过程中应认真核对文件材料的内容和数量，发现问题及时处理。3.整理后的档案应达到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确的要求。四、档案保管制度（一）保管场所1.本档案馆应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应根据档案的种类和数量，选用合适的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应符合档案保管的要求，具有一定的强度和稳定性，便于档案的存放和查找。（三）档案保管措施1.对不同载体的档案应分别存放，避免相互影响。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.对电子档案应定期进行备份，存储于不同的介质中，并异地存放。5.严格执行档案库房的管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。五、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位的实际情况，制定档案鉴定的具体标准。2.档案鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其保存价值。（三）鉴定程序1.定期对已满保管期限的档案进行清理，由档案鉴定工作小组进行初步审查。2.对初步审查认为需要继续保存的档案，进行详细审查，并形成鉴定意见。3.对鉴定后确定销毁的档案，应编制销毁清册，报本单位领导审批。4.经批准销毁的档案，应指定专人进行监销，确保档案销毁彻底。六、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、载体等情况。3.档案工作人员的基本情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成统计报表。（三）统计要求1.统计工作应准确、及时，确保统计数据的真实性和可靠性。2.统计报表应按照规定的格式和要求填写，报送及时、完整。七、档案利用制度（一）利用范围1.本单位内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，须经本单位领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案馆查阅档案原件或复印件，但不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得损坏、丢失档案。2.查阅、借阅档案时，应在指定的地点进行，不得将档案带出档案馆。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格遵守保密规定。八、档案保密制度（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等的档案。2.档案整理、保管、利用过程中形成的各种数据、信息等。（二）保密措施1.对保密档案应单独存放，严格限制接触人员。2.档案工作人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案机密。3.在档案整理、利用等过程中，应采取必要的数据加密、访问控制等技术措施，确保档案信息安全。4.对违反保密制度的行为，应依法依规进行处理。九、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划制定本档案馆档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。（二）系统建设与管理1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务的信息化管理。2.加强档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，定期进行数据备份和系统维护。（三）电子档案管理1.按照电子档案管理的相关标准和规范，对电子档案进行分类、整理、存储和利用。2.确保电子档案的真实性、完整性和可读性，对电子档案的元数据进行规范管理。十、档案工作人员岗位职责（一）馆长岗位职责1.负责本档案馆的全面工作，制定档案工作计划和规章制度，并组织实施。2.组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务水平。3.负责档案的鉴定、销毁等工作的审核。4.协调与其他部门的关系，保障档案工作的顺利开展。（二）档案整理人员岗位职责1.负责档案的收集、整理工作，确保档案的齐全、完整、规范。2.按照档案整理的要求，对纸质文件、电子文件等进行分类、编号、编目等工作。3.对整理后的档案进行装订、装盒等工作，确保档案的安全保管。（三）档案保管人员岗位职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房的清洁、整齐和适宜的环境条件。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。3.负责档案装具的维护和管理，确保档案的安全存放。（四）档案利用人员岗位职责1.负责接待档案利用者，办理查阅、借阅等手续。2.按照规定提供档案利用服务，协助利用者查找所需档案。3.对档案利用情况进行登记和统计，