山东省退休档案查阅制度

PAGE山东省退休档案查阅制度一、总则（一）目的1.规范山东省退休档案查阅行为，保障退休人员合法权益，确保档案管理工作的准确性和严肃性。2.为退休人员提供便捷、高效、安全的档案查阅服务，同时维护档案信息的保密性和完整性。（二）适用范围本制度适用于山东省行政区域内各级各类用人单位及退休人员档案管理部门涉及退休档案查阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家和山东省有关档案管理的法律法规及行业标准，确保查阅工作合法合规。2.公正公平原则：对待每一位退休人员的档案查阅申请，做到公正、公平、公开，不偏袒、不歧视。3.安全保密原则：采取有效措施确保退休档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，保护退休人员隐私。4.便民高效原则：简化查阅流程，提高工作效率，为退休人员提供优质、便捷的服务，最大限度满足其查阅需求。二、档案查阅主体及权限（一）退休人员本人退休人员有权查阅本人退休档案，包括个人基本信息、工作经历、工资待遇、养老保险缴费记录、退休审批材料等与退休相关的全部档案内容。（二）退休人员直系亲属1.直系亲属包括配偶、父母、子女、兄弟姐妹等。直系亲属因特殊原因需要查阅退休人员档案的，需提供本人有效身份证件、与退休人员的关系证明材料（如结婚证、户口簿等）。2.查阅权限仅限于与退休人员利益直接相关的部分档案内容，如涉及财产继承、医疗护理等方面需要核实的信息。具体查阅范围由档案管理部门根据实际情况进行审核确定。（三）用人单位1.用人单位因工作需要查阅退休人员档案的，应出具单位正式介绍信，注明查阅目的、查阅范围及查阅人员名单。2.查阅范围主要限于与退休人员在职期间工作相关的档案内容，如劳动合同、工作业绩考核记录、奖惩情况等，不得查阅与工作无关的个人隐私信息。（四）司法机关及其他有权机关1.司法机关（如法院、检察院、公安机关等）及其他有权机关（如纪检监察部门等）因办理案件等法定事由需要查阅退休人员档案的，应出具相关法律文书或正式函件，明确查阅目的、范围及要求。2.档案管理部门应积极配合，按照规定提供查阅服务，但需对查阅过程进行严格记录，确保档案使用符合法律规定和审批程序。三、档案查阅流程（一）查阅申请1.退休人员本人或其直系亲属如需查阅档案，应向档案管理部门提交书面查阅申请，申请内容包括申请人姓名、身份证号码、联系电话、查阅原因、查阅档案范围等信息，并签字确认。2.用人单位查阅档案的，应将单位正式介绍信及查阅人员名单一并提交档案管理部门。3.司法机关及其他有权机关查阅档案的，应提交相关法律文书或正式函件。（二）申请受理档案管理部门收到查阅申请后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括申请主体资格、查阅原因及范围是否符合规定等。1.对于符合条件的申请，予以受理，并向申请人出具受理回执，注明受理时间、查阅档案地点及相关注意事项。2.对于不符合条件的申请，应及时告知申请人不予受理的原因，并说明理由。（三）查阅安排1.档案管理部门根据受理申请情况，合理安排查阅时间和地点。一般应在受理申请后的[X]个工作日内安排查阅，确保申请人能够及时查阅档案。2.查阅地点应选择在专门的档案查阅室，配备必要的查阅设备和安全设施，为申请人提供良好的查阅环境。3.在查阅过程中，档案管理部门应安排专人负责协助查阅，解答申请人的疑问，确保查阅工作顺利进行。（四）查阅登记1.申请人查阅档案时，应在档案查阅登记簿上详细记录查阅时间、查阅人员姓名、身份证号码、查阅档案内容及查阅用途等信息，并签字确认。2.查阅登记记录应妥善保存，以备日后查询和审计。（五）档案查阅1.申请人应在档案管理部门指定的查阅范围内进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。2.档案管理部门应对查阅过程进行全程监督，防止档案丢失、损坏或信息泄露。如发现申请人有违规查阅行为，应立即制止，并按照相关规定进行处理。（六）查阅结束1.查阅结束后，申请人应将查阅的档案材料整理归位，交还给档案管理部门工作人员。工作人员应对档案材料进行核对，确保档案完整无损。2.档案管理部门应在查阅结束后的[X]个工作日内，对查阅情况进行总结和评估，如发现问题及时整改，并将查阅结果反馈给相关部门或人员。四、档案查阅的限制与保密规定（一）查阅限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案材料，按照国家有关法律法规规定进行严格管理，未经授权不得查阅。2.对于正在办理的涉及退休人员权益纠纷或其他重要案件相关的档案，在案件处理期间，限制无关人员查阅，以确保案件公正处理。（二）保密规定1.档案管理部门工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露退休档案中的任何信息。在查阅过程中，如发现档案信息可能涉及保密内容，应及时提醒查阅人员注意保密。2.查阅人员在查阅档案过程中，应妥善保管档案材料，不得将档案带出查阅室或向无关人员透露档案内容。查阅结束后，不得在档案上做任何标记或记录。3.对于因工作需要接触退休档案信息的人员，档案管理部门应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。如因违反保密规定造成档案信息泄露的，将依法追究相关人员的责任。五、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应建立健全内部监督机制，定期对档案查阅工作进行自查自纠，检查查阅流程是否规范、查阅登记是否完整、档案保管是否安全等。2.设立专门的监督岗位或指定专人负责监督档案查阅工作，对发现的问题及时进行整改，并记录整改情况。（二）外部监督1.接受上级主管部门的监督检查，按照要求定期报送档案查阅工作情况报告，及时整改上级部门提出的问题。2.主动接受社会监督，公布档案查阅工作的投诉举报渠道，对社会公众反映的问题认真调查处理，并及时反馈处理结果。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的查阅行为，档案管理部门应视情节轻重给予相应处理。情节较轻的，给予警告、批评教育；情节严重的，依法依规追究相关人员的责任。2.如因违规查阅行为导致档案信息泄露、档案材料损坏或丢失等后果的，应责令相关责任人采取措施挽回损失，并依法追究其法律责任。六、档案查阅的信息化管理（一）建立档案查阅信息系统1.利用现代信息技术，建立山东省退休档案查阅信息系统，实现档案查阅申请、受理、审核、查阅安排、登记、统计分析等全过程信息化管理。2.通过信息系统，对退休档案进行数字化处理，方便查阅人员快速检索和查阅相关档案信息，提高查阅效率和准确性。（二）信息安全保障1.加强档案查阅信息系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、数据备份等措施，确保系统安全稳定运行，防止信息泄露和被篡改。2.定期对信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时修复发现的安全隐患，保障退休档案信息的安全性。（三）数据共享与利用1.在确保信息安全和符合相关规定的前提下，逐步推进退休档案查阅信息系统与其他相关部门信息系统的数据共享，实现信息互联互通，提高工作协同效率。2.利用信息化手段对档案查