档案馆档案管理制度汇编

PAGE档案馆档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆所保管的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案馆负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各项工作中形成的档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案的系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关、同级机关和下级机关发来的与本公司/组织有关的文件、资料。3.公司/组织内部各部门形成的文件、资料、会议记录、工作计划、工作总结等。4.公司/组织签订的合同、协议、章程、规章制度等。5.公司/组织的科研成果、技术资料、产品样本等。6.公司/组织的人事档案、财务档案、业务档案等专门档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案，并定期移交档案馆。2.对于重要的档案材料，应及时收集，确保档案的完整性和时效性。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，采用“年度保管期限机构（问题）”的分类方法，对文书档案进行整理。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类，采用“项目专业阶段”的分类方法，对科技档案进行整理。3.人事档案：按照干部档案管理的有关规定进行整理，采用分类法，将人事档案分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免晋升材料、出国（境）材料、劳动合同聘用合同材料、其他材料等十大类。4.财务档案：按照会计档案管理的有关规定进行整理，采用分类法，将财务档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等四大类。5.在整理档案时，应编制档案目录，对每份档案进行编号，并填写档案盒封面、盒脊和备考表等。三、档案的保管（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案盒、档案架等装具进行保管。2.档案盒应按照档案的分类编号顺序排列，档案架应排列整齐，便于档案的查阅和管理。（三）档案保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织和国家具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映公司/组织一般职能活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映公司/组织局部职能活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案的清点与检查1.档案馆应定期对档案进行清点和检查，确保档案数量准确、完整无损。2.每年应对档案进行一次全面清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的安全和完整。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提的原则。2.根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行科学鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、各部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保管期限和利用价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报公司/组织领导审批。2.档案销毁清单应包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。3.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，并由档案鉴定小组指定专人监销。4.监销人员应在档案销毁清单上签字，并注明销毁日期。5.档案销毁后，应将档案销毁清单归档保存。五、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括档案的总卷数、当年新增卷数、当年销毁卷数等。2.档案的利用情况统计，包括查阅档案的人次、调阅档案的卷数等。3.档案的保管期限统计，包括永久、长期、短期档案的数量等。（二）统计方法1.档案馆应建立档案统计台账，对档案的数量、利用情况、保管期限等进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，为档案管理决策提供依据。（三）统计报表1.档案馆应定期向上级主管部门报送档案统计报表，报表内容应真实、准确、完整。2.档案统计报表应包括档案数量统计表、档案利用情况统计表、档案保管期限统计表等。六、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案，须经公司/组织领导批准，并办理查阅手续。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆查阅。2.外单位查阅档案，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经公司/组织领导批准后，到档案馆查阅。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案馆。4.查阅档案时，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。（三）利用方式1.档案查阅人员可根据需要复印、摘抄档案内容，但应经档案馆管理人员同意，并在复印件或摘抄件上加盖档案馆印章。2.如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案馆负责人签字同意后，办理借阅手续。3.档案借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期借阅，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司/组织的发展提供有力的信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合本公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的录入、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设：建立档案信息管理网络，实现档案信息的共享和传输。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行