档案室安全保管保密制度

PAGE档案室安全保管保密制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的安全管理，确保档案资料的完整性、保密性和可用性，防止档案信息的泄露、丢失、损坏，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理的部门、人员以及进入档案室的外部人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案的安全保管放在首位，采取必要措施防止各类安全事故发生。2.保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不被非法获取、使用或泄露。3.规范管理原则：依据相关法律法规和行业标准，建立健全档案管理制度，规范档案管理流程。二、档案室管理职责（一）档案室管理部门职责1.负责制定和完善档案室安全保管保密制度，并监督执行。2.负责档案的收集、整理、归档、存储和保管工作，确保档案的完整和安全。3.定期对档案室进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。4.负责对档案管理人员进行培训，提高其安全意识和业务水平。5.负责处理档案管理过程中的突发事件，如火灾、水灾、失窃等，并及时向上级报告。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案室安全保管保密制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、上架等。3.做好档案的借阅、归还登记工作，确保档案的去向清晰。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并处理。5.协助有关部门和人员查阅档案，提供必要的服务和支持。6.保守档案机密，不得私自泄露档案内容。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的质量和完整性。2.按照规定的时间和要求，将本部门的档案及时移交档案室。3.在档案的形成、使用过程中，严格遵守保密制度，防止档案信息的泄露。三、档案室安全管理（一）档案室选址与建设1.档案室应选择在安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地方。2.档案室的建设应符合国家相关标准和规范，具备必要的安全设施，如防火门、防盗窗、消防器材、温湿度控制设备等。3.档案室应设置专门的档案库房、查阅室、整理室等功能区域，各区域之间应保持适当的距离，以确保档案的安全。（二）档案存储设备与环境要求1.档案存储应使用符合国家标准的档案柜、档案架等存储设备，确保档案存放整齐、有序。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备温湿度监测设备，定期对库房温湿度进行监测和记录，并根据实际情况进行调整。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（三）安全防护措施1.档案室应安装门禁系统，限制无关人员进入。门禁系统应具备身份识别、权限管理等功能。2.档案室应安装监控设备，对档案室的出入口、档案库房等重点区域进行24小时监控。监控资料应保存一定期限，以备查阅。3.档案室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。4.档案室应制定火灾应急预案，定期组织消防演练，提高应对火灾的能力。5.档案室应采取防盗措施，如安装防盗报警装置、加固门窗等，防止档案被盗。6.档案室应做好防水、防潮、防虫、防鼠等工作，采取必要的防护措施，如放置防虫药品、封堵鼠洞等。（四）安全检查与隐患排查1.档案室应定期进行安全检查，检查内容包括档案存储设备、消防器材、温湿度控制设备、监控设备等的运行情况，以及档案库房的安全状况等。2.安全检查应制定详细的检查计划，明确检查人员、检查时间、检查内容等。检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题及时进行整改。3.对于安全检查中发现的安全隐患，应立即采取措施进行整改。整改措施应明确责任人员、整改期限和整改要求，确保安全隐患得到及时消除。4.应建立安全隐患排查台账，对安全隐患的排查、整改情况进行详细记录，以便跟踪和管理。四、档案保密管理（一）保密制度建设1.制定严格的档案保密制度，明确保密责任、保密范围、保密措施等内容。2.保密制度应符合国家保密法律法规和行业标准的要求，并根据实际情况不断完善和修订。3.组织全体员工学习档案保密制度，确保员工了解保密要求，掌握保密技能。（二）保密范围界定1.本公司/组织内涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案均属于保密范围。2.具体保密范围应根据国家法律法规和公司/组织实际情况进行明确界定，并在保密制度中予以详细说明。（三）保密措施实施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案信息进行严格保密。未经授权，不得私自查阅、复制、传播档案内容。2.在档案的整理、归档、存储、查阅等过程中，应采取必要的保密措施，如对档案进行加密存储、限制查阅权限、使用保密设备等。3.对于涉及保密档案的工作区域，应进行隔离和标识，防止无关人员进入。4.对外提供档案信息时，应严格按照规定的程序进行审批，确保档案信息不被泄露。（四）保密监督与检查1.建立保密监督机制，定期对档案保密制度的执行情况进行监督检查。2.保密监督检查应采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，检查内容包括保密制度的执行情况、档案管理人员的保密意识、保密措施的落实情况等。3.对于违反保密制度的行为，应及时进行纠正，并按照规定进行处理。情节严重的，应依法追究相关人员的责任。五、档案借阅与利用管理（一）借阅申请与审批1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等内容。2.《档案借阅申请表》应经所在部门负责人签字同意后，报档案室管理部门审批。3.档案室管理部门应根据档案的保密级别和借阅用途，对借阅申请进行严格审批。对于涉及重要机密的档案，应报公司/组织主管领导审批。（二）借阅登记与归还1.档案管理人员应根据审批通过的《档案借阅申请表》，对借阅档案进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。3.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性等情况，如发现问题应及时向借阅人查询。（三）查阅限制与要求1.借阅人应严格按照审批通过的用途查阅档案，不得擅自扩大查阅范围。2.查阅档案时，应在档案室查阅室内进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、污损等。（四）外部人员借阅管理1.外部单位或个人因工作需要查阅本公司/组织档案的，应提前向档案室管理部门提交书面申请，注明查阅档案的名称、数量、用途、查阅时间等内容，并提供相关证明材料。2.档案室管理部门应按照规定的程序对外部人员借阅申请进行审批，经公司/组织主管领导同意后，方可办理借阅手续。3.外部人员借阅档案时应安排专人陪同，查阅过程中应严格遵守本公司/组织的档案管理制度和保密制度。六、档案数字化管理（一）数字化流程规范1.制定档案数字化工作计划，明确数字化的范围、标准、流程等内容。2.档案数字化应按照扫描、图像处理、数据挂接、存储等流程进行，确保数字化档案的质量和准确性。3.扫描过程中应选择合适的扫描设备和扫描分辨率，保证扫描图像清晰可读。图像处理应包括图像去污、裁剪、拼接等操作，提高图像质量。4.数据挂接应确保数字化档案与原档案的对应关系准确无误，存储应采用安全可靠的存储设备和存储方式，保证数据的安全性和完整性。（二）数字化安全保障1.档案数字化过程中应采取必要的安全措施，防止数据泄露、丢失、损坏等情况发生。2.数字化设备应定期进行维护和检查，确保其性能良好。数字化工作区域应进行安全防护，限制无关人员进入。3.数字化数据应进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保其可用性。（三）数字化成果管理1.数字化档案应建立相应的数据索引和目录，方便查询和利用。2.数字化档案应与原档案进行关联，确保在需要时能够快速查阅到对应的纸质档案。3.对数字化档案的使用情况进行记录和统计，分析其利用价值和需求趋势，为档案管理工作提供参考。七、档案销毁管理（一）销毁鉴定与审批1.定期对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行销毁鉴定。销毁鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员等组成的鉴定小组负责。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、保管期限等因素，对档案是否需要销毁进行评估和鉴定，并填写《档案销毁鉴定表》。3.《档案销毁鉴定表》应经档案室管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导审批。经批准后，方可进行档案销毁工作。（二）销毁实施与记录1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程应在专人监督下进行，确保档案信息彻底销毁。2.档案管理人员应填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。3.《档案销毁登记表》应与《档案销毁鉴定表》等相关资料一同归档保存，以备查阅。八、附则（一）制度解释与修订1.本