大学档案室保密制度模板

PAGE大学档案室保密制度模板一、总则（一）制定目的为加强大学档案室的保密工作，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于大学档案室全体工作人员以及因工作需要接触档案信息的校内各部门、单位和个人。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，依法履行保密义务。2.预防为主原则：强化保密意识，采取有效措施，预防档案信息泄露事件的发生。3.最小化原则：严格限定知悉档案信息的人员范围，确保信息知悉范围最小化。4.全程管理原则：对档案信息的收集、整理、存储、利用、传递、销毁等全过程实施保密管理。二、保密职责（一）档案室负责人职责1.全面负责档案室的保密工作，制定和完善保密制度，组织实施保密措施。2.定期检查保密工作落实情况，及时发现和解决存在的问题。3.对涉及重要档案信息的利用、传递等事项进行审批。4.组织开展保密宣传教育和培训工作，提高工作人员的保密意识和技能。5.负责与学校保密工作管理部门的沟通协调，及时报告保密工作中的重大事项。（二）档案管理人员职责1.严格遵守保密制度，保守档案信息秘密。2.负责档案的收集、整理、归档工作，确保档案的准确、完整。3.按照规定的权限和程序提供档案利用服务，做好利用登记和记录。4.妥善保管档案存储设备和设施，确保档案信息安全。5.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。（三）利用档案信息人员职责1.严格遵守保密制度，不得擅自复制、传播、泄露档案信息。2.按照规定的用途和范围使用档案信息，不得超出授权使用。3.使用完毕后，及时归还档案，不得私自留存。4.发现档案信息存在问题或可能影响保密安全的情况，及时报告。三、档案信息管理（一）档案收集与整理1.在档案收集过程中，对涉及保密内容的档案，应严格按照保密要求进行处理，确保档案信息不被泄露。2.档案整理人员应熟悉保密规定，对档案进行分类、编号、编目等操作时，注意保护档案中的保密信息。3.对于不宜公开的档案材料，应单独整理存放，并做好标识。（二）档案存储1.档案室应具备完善的档案存储设施，包括档案库房、存储设备等，确保档案存储环境安全可靠。2.档案库房应安装防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施，定期进行检查维护。3.存储档案的设备应进行加密处理，设置访问权限，防止未经授权的访问。4.对电子档案应进行备份存储，并异地存放，确保数据的安全性。（三）档案利用1.严格执行档案利用审批制度，利用者需填写利用申请表，明确利用目的、范围和期限，经相关部门负责人和档案室负责人审批后方可查阅、借阅档案。2.档案利用应在指定的场所进行，利用者不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室负责人批准，并按照规定进行操作。3.对于涉及重要机密的档案，应实行专人专管，严格控制知悉范围。4.利用完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（四）档案传递1.档案传递应通过安全可靠的方式进行，如专人送达、机要通信等。2.在传递档案过程中，应采取必要的保密措施，确保档案信息不被泄露。3.对于重要档案的传递，应进行详细的登记和跟踪，确保传递过程的安全。（五）档案销毁1.按照规定的程序和标准对已过保管期限或失去保存价值的档案进行销毁。2.档案销毁前，应进行鉴定和审批，确保销毁的档案符合销毁条件。3.档案销毁应在指定的场所进行，采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等，记录应保存一定期限。四、保密措施（一）人员管理1.加强对档案室工作人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务能力。2.与档案室工作人员签订保密协议，明确其保密义务和责任。3.对涉及档案信息的工作人员进行背景审查，确保其具备良好的政治素质和职业道德。4.定期对工作人员进行保密考核，对违反保密制度的人员进行严肃处理。（二）物理安全1.档案室应设置在安全可靠的位置，安装门禁系统，限制无关人员进入。2.档案库房应配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等，确保档案存储环境安全。3.对档案存储设备应进行妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。（三）信息安全1.对档案信息系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复发现的问题。3.对档案信息进行加密处理，采用安全可靠的加密算法，确保信息在传输和存储过程中的安全性。4.建立档案信息备份制度，定期对档案信息进行备份，并异地存放，防止数据丢失。（四）保密监督与检查1.建立保密监督检查机制，定期对档案室的保密工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.对保密制度的执行情况进行监督，对违反保密制度的行为进行严肃查处。3.鼓励全体师生员工对档案保密工作进行监督，对发现的保密问题及时报告。五、保密教育与培训（一）教育内容1.国家有关保密法律法规和政策。2.学校档案室保密制度和工作流程。3.档案信息安全知识和技能。4.保密案例分析和警示教育。（二）培训方式1.定期组织保密专题培训，邀请专家进行授课。2.开展内部交流和讨论，分享保密工作经验。3.利用网络平台提供保密学习资料，供工作人员自主学习。（三）培训计划制定年度保密教育与培训计划，明确培训内容、方式、时间和对象，确保培训工作的系统性和针对性。六、保密奖惩（一）奖励1.对在保密工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。（二）惩罚1.对违反保密制度的个人或部门，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、