政府档案三合一制度模板

PAGE政府档案三合一制度模板一、总则（一）目的为加强政府档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的保管、利用和查阅，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本“三合一”制度模板。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各直属机构及下属事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映本单位各项工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案资料不缺失。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、事实等经得起核实。4.系统性原则：按照一定的分类体系和逻辑顺序进行整理，使档案具有系统性和连贯性。5.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善档案管理制度、流程和标准。组织开展档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。提供档案查阅、借阅服务，指导和监督各部门的档案管理工作。2.各部门负责本部门各类文件材料的形成、积累和初步整理，并按规定定期向档案管理部门移交。明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合档案管理部门做好相关工作。3.分管领导对本单位档案管理工作负领导责任，将档案管理工作纳入本单位整体工作规划，协调解决档案管理工作中的重大问题。4.主要领导对本单位档案管理工作负总责，确保档案管理工作所需的人员、经费、设施设备等得到保障。二、档案收集（一）收集范围1.文书档案上级机关来文，包括政策性文件、指导性文件、批复等。本单位形成的各类文件，如党组文件、行政文件、会议文件、工作计划与总结、请示与报告等。下级机关的请示、报告及备案材料等。2.业务档案各类行政审批、行政许可、行政处罚等业务工作中形成的文件材料。重点项目建设、重大活动、重要事件等形成的文件材料。统计报表、业务台账、调查研究报告等。3.人事档案干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、培训、党团关系等材料。4.财务档案会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。5.声像档案反映本单位工作活动的照片、录音、录像等。6.电子档案以电子形式存在的各类文件、数据、图表等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集，确保其真实性、完整性和可读性。4.声像档案应主题明确、图像清晰、声音清楚，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。（三）收集时间1.文书档案应在文件办理完毕后及时收集，一般每季度末集中向档案管理部门移交一次。2.业务档案应根据业务工作的阶段性特点，及时收集整理，在项目结束或年度终了后一个月内移交。3.人事档案应按照人事管理的相关规定，及时更新和整理，每年定期移交。4.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门按照档案管理要求整理成册，保管一年后移交档案管理部门。5.声像档案应在活动结束后一周内收集整理，并移交档案管理部门。6.电子档案应随纸质档案同步收集，或按照相关规定定期进行收集。三、档案整理（一）分类标准1.文书档案按照年度机构（问题）保管期限分类。即先按年度分开，再在每个年度内按机构或问题分类，最后根据保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.业务档案根据不同业务类型，制定相应的分类方案。如行政审批档案可按审批事项类别分类，项目建设档案可按项目阶段分类等。3.人事档案按照干部人事档案管理规定的十大类进行分类，即履历类、自传类、鉴定考核类、学历学位类、政审类、党团类、奖励类、处分类、工资待遇类、出国（境）及社保类。4.财务档案按照会计档案管理办法的规定，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。5.声像档案按照载体形式、内容主题等进行分类，如照片档案可按年度、专题分类，录像档案可按活动类型分类。6.电子档案按照电子文件的类别、形成时间、保管期限等进行分类，并建立相应的目录数据库。（二）整理方法1.文书档案对收集到的文件材料进行分类、排序，去除重复、无效的文件。按照规定的编号方法，为每份文件编制唯一的档号。填写文件目录，包括文件题名、文号、责任者、日期、页号等信息。装订文件，保持文件的整齐、牢固。2.业务档案根据业务分类方案，对业务文件材料进行分类整理。建立业务档案卷内目录，注明每份文件的题名、日期、页号等。编写卷内备考表，说明卷内文件的整理情况、缺损情况等。装订或装盒保管业务档案。3.人事档案对人事档案材料进行鉴别，剔除不应归档的材料。按照档案分类顺序，将材料依次排列、编目、装订。建立人事档案目录，方便查阅。4.财务档案对会计凭证进行整理，按编号顺序排列，检查凭证的完整性和准确性。装订会计账簿，编制账簿目录。整理财务报告及其他会计资料，进行分类归档。5.声像档案对照片进行冲洗、编号、标注说明，装入相册或照片档案盒。将录像带、光盘等进行整理，标注内容信息，存储在专门的音像设备中。建立声像档案目录，注明题名、日期、拍摄者等。6.电子档案对电子文件进行格式转换、元数据著录，确保其符合长期保存要求。按照分类方案，将电子文件存储在相应的文件夹或数据库中，并建立索引。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）整理要求1.整理工作应遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类准确、编目规范，档号编制应科学合理，便于查找和管理。3.整理后的档案应整齐美观，便于保管和利用。4.电子档案的整理应符合电子文件管理的相关标准和规范。四、档案归档（一）归档流程1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、起止日期等信息。3.将档案移交清单及档案一并提交给档案管理部门。4.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，核对档案的内容、数量、整理质量等。5.审核无误后，办理档案接收手续，在档案移交清单上签字确认，并将档案归入相应的档案库房。（二）归档时间1.文书档案应在每年上半年完成上一年度的归档工作。2.业务档案应根据业务工作实际情况，及时归档，确保项目结束或年度终了后三个月内完成归档。3.人事档案应在每年定期更新整理后及时归档。4.财务档案应在会计年度终了后六个月内完成归档。5.声像档案应在活动结束后一个月内归档。6.电子档案应随纸质档案同步归档，或按照规定定期进行归档。（三）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，各类档案应齐全完整、分类准确、编目规范。2.档案移交清单应一式两份，交接双方各执一份，以备查考。3.档案管理部门应建立档案接收台账，详细记录档案的接收情况。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.根据档案数量和种类，合理划分档案存放区域，设置不同类型档案的专用货架或档案柜。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如空调、除湿机、防虫药品、防火器材、防盗报警装置等。2.定期对保管设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行。（三）档案上架1.按照档案分类顺序，将档案上架存放，同一类档案应集中存放。2.上架的档案应排列有序，便于查找和取用，同时应预留一定的空间，以备档案的扩充。（四）档案清点1.定期对档案进行清点，一般每年进行一次全面清点，每季度进行一次局部清点。2.清点时应核对档案的数量、种类、保管状况等，发现问题及时记录并处理。3.建立档案清点记录，详细记录清点时间、范围、结果等信息。（五）档案安全管理1.制定档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责。2.加强对档案库房的安全保卫工作，严格限制无关人员进入档案库房。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，定期进行安全检查，消除安全隐患。4.对电子档案应采取加密存储、定期备份等安全措施，防止电子档案信息泄露和丢失。六、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本单位相关档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案查阅服务，利用者可在档案查阅室查阅档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经分管领导批准后，方可借阅档案，并在规定时间内归还。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门审核同意后，按照规定的程序进行复制。（三）利用手续1.查阅手续利用者需填写档案查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。档案管理人员根据利用者的需求，提供相应的档案，并在查阅过程中进行监督。查阅结束后，利用者应在查阅登记表上签字确认。2.借阅手续利用者填写借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等。申请表经所在部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导批准后，档案管理人员办理借阅手续，向利用者发放档案，并登记借阅档案的相关信息。利用者应在借阅期限届满前归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.复制手续利用者填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等。申请表经档案管理部门负责人审核后，报分管领导批准。批准后，档案管理人员按照规定的程序进行复制，并对复制件进行核对、登记。复制件应加盖档案管理部门印章，注明“复制件”字样。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。2.查阅、借阅档案应在规定的时间和地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。3.复制档案应严格按照规定的程序进行，确保复制件与原件内容一致。4.档案管理人员应做好利用登记工作，对利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门人员组成。鉴定工作小组负责制定鉴定标准、组织鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定其保管价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。3.结合本单位的发展规划和工作重点，对涉及重要业务、关键环节的档案适当延长保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。2.定期保管30年保管：在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案。10年保管：在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案。（五）销毁程序1.鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、文号、责任者、日期、保管期