社工服务站档案管理制度

PAGE社工服务站档案管理制度一、总则（一）目的为加强社工服务站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社工服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社工服务站各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社工服务站的档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映社工服务站的工作实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理社工服务站在各个工作环节中形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及服务对象隐私、敏感信息等的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社工服务站档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理社工服务站的各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.认真执行档案管理制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等具体操作，确保档案的质量。3.严格遵守档案保密规定，不得擅自提供、销毁档案。4.积极配合其他部门查阅档案，提供必要的协助和服务。5.及时反馈档案管理工作中存在的问题，并提出改进建议。（三）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的清查、核对等工作。3.在工作中严格按照档案管理要求，规范文件资料的形成和保管，确保档案的原始性和准确性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社工服务站工作计划、总结、报告等文件。2.服务项目方案、策划书、评估报告等。3.与服务对象相关的档案，包括服务记录、访谈资料、需求评估报告等。4.活动组织过程中形成的文件，如活动通知、活动照片、活动总结等。5.人员招聘、培训、考核等人事档案资料。6.财务收支记录、报销凭证等财务档案。7.对外交流合作的文件，如合作协议、往来信函等。8.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将相关档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行保存，并定期备份。（三）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规律，如按照年份、类别、顺序号等进行编制。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得影响文件的查阅。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。四、档案的归档与保管（一）归档时间及要求1.各部门应在每年[具体时间]前将上一年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应在收到档案后及时进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（二）保管期限1.永久保管：涉及社工服务站重大决策、重要活动、历史沿革等具有长远保存价值的档案。2.定期保管：分为[X]年、[X]年等不同期限。一般业务档案、人事档案等可根据实际情况确定保管期限。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，保持通风、干燥、防火、防潮、防虫等。2.电子档案：应存储在安全的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行备份。同时，建立电子档案目录，便于查找和管理。（四）档案库房管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。3.严格控制档案库房的温度和湿度，温度一般控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.社工服务站内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，须持有单位介绍信或相关证明材料，经社工服务站负责人批准后，方可查阅。涉及服务对象隐私等敏感信息的档案，未经服务对象同意，不得对外提供查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员根据申请提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈1.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并反馈查阅档案对工作的帮助和建议。2.档案管理部门应定期对档案的利用情况进行统计和分析，了解档案的需求情况，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行综合评估。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经社工服务站负责人批准后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。（三）特殊情况处理对于涉及法律纠纷、历史遗留问题等特殊情况的档案，应延长保管期限，直至问题解决。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现社工服务站档案的信息化管理，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的录入、存储、查询、统计、借阅等功能。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的共享。3.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止档案信息泄露。（三）数据备份与维护1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.安排专人负责档案管理信息系统的维护和管理，及时处理系统故障和数据问题。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.社工服务站定期对档案管理工作进行全面检查，确保档案管理制度的有效执行。（二）考核评价1.将档案管理工作纳