人事档案三合一制度模板

PAGE人事档案三合一制度模板一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，规范人事档案的整理、保管和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映员工的基本情况、工作经历、业绩表现等。2.完整性原则：人事档案应包含员工从入职到离职全过程的各类相关材料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对人事档案中的个人隐私信息予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对人事档案进行整理、分类、编号和保管，确保档案管理工作的规范化和标准化。二、人事档案的内容（一）员工基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：清晰完整的身份证正反面复印件。3.学历学位证书复印件：最高学历和学位证书复印件，如有多个学历学位，应依次提供。4.专业技术资格证书复印件：如职称证书、职业资格证书等。5.就业报到证复印件：记录员工初次就业情况的报到证。（二）入职材料1.入职登记表：详细记录员工入职时填写的各项信息，包括个人基本情况、工作经历、家庭成员等。2.劳动合同：员工与公司签订的劳动合同文本。3.入职体检报告：入职时进行的全面身体检查报告。（三）培训与发展材料1.培训记录：参加公司内部培训、外部培训的相关记录，包括培训课程名称、培训时间、培训成绩等。2.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划及与上级沟通确认的记录。3.晋升、调岗材料：晋升审批表、调岗通知书等相关文件。（四）考核与奖惩材料1.绩效考核记录：年度、季度绩效考核结果及相关评价材料。2.奖惩决定：公司给予员工的奖励（如荣誉证书、奖金等）和处罚（如警告、罚款、辞退等）决定文件。（五）薪酬福利材料1.工资调整记录：工资变动的相关审批文件和工资条。2.福利享受情况：如社保、公积金缴纳记录，各类补贴、津贴发放记录等。（六）离职材料1.离职申请表：员工提交的离职申请及审批记录。2.离职交接清单：记录员工离职时工作交接的详细情况。3.离职证明：公司出具的离职证明文件。三、人事档案的整理（一）分类标准1.按照人事档案的内容类别进行分类，分为基本信息类、入职材料类、培训与发展类、考核与奖惩类、薪酬福利类、离职材料类等。2.每一类别下再根据具体材料内容进行细分，如基本信息类中的学历学位证书复印件可按照学历层次分别存放。（二）编号规则1.为每一份人事档案建立唯一的编号，编号采用数字编码方式，便于识别和管理。2.编号格式为：年份+部门代码+员工序号。例如，2023年人力资源部第5号员工的档案编号为20230105。3.部门代码按照公司内部统一规定的部门代码表进行编制，确保每个部门代码的唯一性。（三）装订要求1.各类材料应按照顺序依次排列，左侧装订，确保整齐牢固。2.对于纸张较大的材料，如证书复印件等，应进行折叠，使其大小与档案纸张一致后再装订。3.装订时应使用线绳或胶棒，避免使用金属钉书钉，以免损坏档案材料。（四）档案目录编制1.为每一份人事档案编制详细的目录，目录应包含档案内所有材料的名称、页码等信息。2.目录应按照分类顺序依次排列，便于快速查找档案材料。3.目录格式应统一规范，采用表格形式，表头包括序号、材料名称、页码等。四、人事档案的保管（一）保管部门公司设立专门的人事档案保管室，由人力资源部负责档案的日常保管工作。（二）保管环境要求1.档案保管室应保持干燥、通风、整洁，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、监控摄像头等。3.档案架应牢固、整齐，便于档案的存放和查找，档案架应按照档案类别和编号顺序进行排列。（三）档案借阅规定1.内部借阅：公司内部人员因工作需要借阅人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅时间、借阅档案编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部审批。人力资源部审批通过后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.外部借阅：因司法机关、政府部门依法查询或其他特殊原因需要借阅人事档案的，必须出具相关单位的正式介绍信，并经公司分管领导批准。人力资源部在办理借阅手续时，应详细记录借阅单位、借阅人、借阅时间、借阅档案编号等信息，并要求借阅人在借阅登记簿上签字确认。借阅期限按照相关法律法规和单位要求执行，借阅结束后应及时归还档案。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。借阅期间如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向人力资源部报告，并承担相应的责任。（四）档案定期清查1.人力资源部应定期对人事档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的完整性、准确性、保管情况等。2.在清查过程中，如发现档案材料缺失、损坏或信息有误等情况，应及时进行补充、修复或更正。3.清查结束后，应填写《人事档案清查报告》，详细记录清查情况、发现的问题及处理结果等，并报公司领导审阅。五、人事档案的利用（一）提供人力资源决策支持1.为公司的招聘、培训、晋升、绩效考核等人力资源管理活动提供准确的员工信息，帮助公司做出科学合理的决策。2.通过对人事档案的分析，了解员工的工作能力、业绩表现、职业发展需求等，为制定个性化的人力资源管理策略提供依据。（二）维护员工权益1.人事档案中的相关材料可作为员工权益保障的重要依据，如劳动合同、薪酬福利记录等，在员工与公司发生劳动纠纷时，为维护员工合法权益提供有力支持。2.档案中的培训记录、职业发展规划等材料，有助于员工在职业发展过程中证明自己的能力和经历，提升自身竞争力。六、监督与检查（一）监督部门公司设立人事档案管理监督小组，由人力资源部负责人、纪检部门人员等组成，负责对人事档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的整理、保管、借阅等环节是否符合规定。2.档案内容的真实性、完整性和准确性，是否存在虚假材料、缺失材料等问题。3.档案保管环境是否符合要求，设施设备是否正常运行。4.档案管理人员的工作责任心和业务水平，是否存在违规操作行为。（三）违规处理1.对于违反人事档案管理制度的行为，监督小组应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对违规操作人员，视情节给予批评教育、警告、罚款等处罚；对造成档案信息泄露、材料损坏或丢失等严重后果的，依法追究其法律