办公室后勤档案管理制度

PAGE办公室后勤档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室后勤档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室后勤工作中形成的各类档案，包括但不限于文件、资料、记录、报表、合同、协议等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责统一管理后勤档案，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司办公室后勤工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应涵盖后勤工作的各个方面，保证档案的全面性和系统性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）办公室职责1.负责制定和完善办公室后勤档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理水平。4.负责定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整和安全。3.负责建立档案目录和索引，方便档案的查阅和利用。4.负责对档案的借阅、归还进行登记和管理，严格控制档案的流向。5.负责对档案进行定期检查和维护，发现问题及时报告并处理。（三）各部门职责1.负责本部门后勤档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实性和完整性。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交办公室归档。3.配合办公室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与公司办公室后勤工作相关的文件、通知、指示等。2.公司制定的关于办公室后勤工作的规章制度、工作计划、总结、报告等。3.办公室在后勤管理工作中形成的各类文件、资料、记录、报表等。4.与公司办公室后勤工作相关的合同、协议、招投标文件等。5.其他与办公室后勤工作有关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集到。收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损毁。2.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止丢失。3.收集的档案应按照类别进行初步分类，便于后续整理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容、时间等因素进行分类，可分为行政管理类、物资采购类、设备管理类、环境卫生类、安全保卫类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于识别和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于快速查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在规定的时间内将整理好的档案移交办公室归档。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.办公室档案管理人员应认真核对移交的档案，确保档案的完整性和准确性。对不符合要求的档案，应及时退回原部门补充或修正。3.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.档案保管期限应根据档案的重要性、历史价值、利用频率等因素进行确定。确定后的保管期限应严格执行，不得随意变更。（三）保管条件1.办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如硬盘、光盘等。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，方可到办公室查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，并经公司分管领导批准。查阅时，办公室应安排专人陪同，严格控制查阅范围和时间。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经审批后，查阅人员到办公室档案管理人员处办理查阅登记手续。档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司利益和他人权益。2.利用档案时，应注意保护档案的安全和完整，不得随意涂改、损毁、丢失档案。3.如需对档案进行加工、整理、编辑等处理，应经办公室负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。处理后的档案应保持原始档案的真实性和完整性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：办公室应定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理、准确。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保管期限，确保鉴定结果的科学性和公正性。3.集体鉴定原则：档案鉴定工作应由办公室负责人组织，档案管理人员、相关部门负责人等参加，共同对档案进行鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案是否需要继续保存。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、历史价值、利用频率等因素，对档案进行全面分析，确定档案的保管期限。（三）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，办公室应编制档案销毁清单，注明档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单经办公室负责人审核后，报公司分管领导批准。3.批准后的档案销毁清单应一式两份，一份由办公室留存，一份交档案销毁执行部门。4.档案销毁执行部门应按照档案销毁清单的要求，对档案进行销毁。销毁时，应采用适当的方式，确保档案彻底销毁，无法恢复。5.档案销毁过程中，应有专人负责监督，并在档案销毁清单上签字确认。销毁完毕后，档案销毁清单应归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司办公室后勤档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、查阅、利用和共享，为公司决策提供有力支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案管理信息系统，方便查询和利用。3.系统功能开发：开发档案管理信息系统的各项功能，如档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等，实现档案管理的自动化和信息化。（三）信息化安全管理1.建