职称档案管理制度规范表

PAGE职称档案管理制度规范表一、总则（一）目的为加强公司职称档案管理，确保职称档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥职称档案在公司人才评价、任用、晋升等方面的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工职称档案的管理，包括职称申报、评审、聘任等过程中形成的各类文件、资料和记录。（三）基本原则1.真实性原则：职称档案内容必须真实可靠，如实反映员工的专业技术水平、工作业绩和职业道德等情况。2.完整性原则：全面收集、整理与员工职称相关的各类材料，确保档案资料的齐全、完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及员工个人隐私和公司机密的信息予以保密。4.规范性原则：按照规定的程序、方法和标准进行职称档案的管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、管理职责（一）人力资源部门1.负责制定和完善公司职称档案管理制度，并组织实施。2.负责员工职称申报、评审、聘任等工作的组织协调和指导。3.负责收集、审核、整理和保管员工职称档案，建立职称档案信息数据库。4.负责根据公司发展需要和员工实际情况，提出职称晋升、聘任等建议。（二）各部门1.负责本部门员工职称申报材料的收集、整理和初审，并及时报送人力资源部门。2.配合人力资源部门做好员工职称评审、聘任等相关工作，提供必要的支持和协助。3.负责对本部门员工职称档案的日常管理和维护，确保档案资料的安全和完整。（三）档案管理人员1.负责职称档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅和借阅等。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.定期对职称档案进行检查和核对，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。4.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案存储环境的安全和适宜。三、职称档案内容（一）个人基本信息1.员工姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、毕业院校、所学专业、参加工作时间等。2.员工现工作单位、职务、职称、聘任时间等。（二）职称申报材料1.职称申报表：包括个人基本情况、工作经历、业绩成果、论文著作、科研项目等内容。2.学历证书、学位证书、专业技术资格证书、职业资格证书等。3.工作业绩证明材料：如获奖证书、荣誉称号、项目验收报告、专利证书、技术合同等。4.论文、著作发表情况：包括论文发表刊物名称、发表时间、论文题目等，著作需提供封面、版权页、目录、正文等相关页面复印件。5.科研项目立项及验收材料：包括项目立项申请书、项目合同书、项目验收报告等。6.继续教育证明材料：如参加各类培训、学术交流活动的证书、结业证明等。（三）职称评审材料1.评审表：由评审委员会填写的评审意见和结论。2.专家评审意见：包括专家对申报人员专业技术水平、工作业绩、论文著作等方面的评价意见。3.答辩记录：如有答辩环节，需提供答辩记录及相关材料。（四）职称聘任材料1.职称聘任文件：公司下达的职称聘任通知、聘任合同等。2.工资变动审批表：反映因职称聘任导致工资变动的相关审批材料。（五）其他相关材料1.年度考核材料：近年度的个人年度考核表。2.诚信承诺书：申报人员签署的诚信申报承诺书。3.其他与职称相关的重要材料，如个人述职报告、工作成果总结等。四、职称档案的收集与整理（一）收集1.人力资源部门在每年职称申报工作开始前，向各部门发布职称申报通知，明确申报条件、要求和时间节点。2.各部门按照通知要求，组织本部门员工进行职称申报，并负责收集员工的申报材料，对材料的真实性、完整性进行初审。3.各部门应在规定时间内将初审合格的申报材料报送人力资源部门，人力资源部门对报送材料进行再次审核，对不符合要求的材料及时反馈给相关部门进行补充或修正。（二）整理1.人力资源部门档案管理人员按照职称档案内容分类标准，对收集到的申报材料进行整理。2.对每份材料进行编号、编目，确保材料的顺序清晰、易于查找。3.将整理好的材料按照个人基本信息、职称申报材料、评审材料、聘任材料等类别依次装入档案袋，并在档案袋上标明员工姓名、档案类别、档案编号等信息。4.建立职称档案目录清单，详细记录每份档案的内容、存放位置等信息，以便于查询和管理。五、职称档案的归档与保管（一）归档1.整理好的职称档案经审核无误后，及时进行归档。2.按照档案管理的要求，将职称档案存入专门的档案柜或档案库房，并按照档案编号顺序排列存放。3.建立档案索引卡片，注明档案编号、员工姓名、档案类别、归档时间等信息，方便快速查找档案。（二）保管1.档案管理人员要定期对职称档案进行检查和核对，确保档案的安全和完整。2.保持档案存放环境的清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案存储环境的安全。4.对电子档案要进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需查阅档案的，必须经档案管理人员同意，并在其陪同下进行查阅。六、职称档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅职称档案的，需填写《职称档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交人力资源部门审批。2.人力资源部门档案管理人员根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《职称档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅职称档案的，必须持有单位介绍信或相关证明材料，填写《职称档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经公司主管领导签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员对借阅申请表进行审核，收取一定的借阅押金，并与借阅人员签订《职称档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅人员应按照协议约定的时间及时归还档案，如因特殊情况需要延期归还的，必须提前办理续借手续。4.档案管理人员对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、职称档案的信息化管理（一）建立职称档案信息数据库1.人力资源部门应利用现代信息技术，建立职称档案信息数据库，将职称档案的纸质材料进行数字化处理，实现档案信息的电子化存储和管理。2.数据库应涵盖职称档案的所有内容，包括个人基本信息、申报材料、评审材料、聘任材料等，并建立完善的索引和检索功能，方便快速查询和统计分析。（二）信息录入与维护1.档案管理人员负责将整理好的职称档案材料录入信息数据库，确保录入信息的准确、完整。2.定期对数据库中的信息进行更新和维护，及时录入新产生的职称相关信息，如员工晋升职称、聘任变动等，同时对已录入信息进行核对和修正，保证信息的时效性和准确性。（三）信息安全管理1.加强对职称档案信息数据库的安全管理，设置严格的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作数据库。2.采取必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件、数据加密等，防止信息泄露、篡改和丢失。3.定期对数据库进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，以应对可能出现的数据灾难。八、职称档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.人力资源部门应定期对职称档案进行鉴定，根据国家有关档案保管期限的规定，确定档案的存毁期限。2.成立档案鉴定小组，由人力资源部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成，对档案进行逐份审查，提出鉴定意见。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，综合判断档案是否还有保存价值，对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的职称档案，由档案管理人员填写《职称档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的清单，包括档案编号、员工姓名、档案类别、销毁原因等信息，并经档案鉴定小组组长签字确认后，报公司主管领导审批。2.公司主管领导审批同意后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。4.销毁记录应作为档案管理工作的重要资料进行保存，以备查阅。九、监督与检查（一）内部监督1.人力资源部门负责对公司职称档案管理工作进行内部监督检查，定期对档案管理情况进行自查，发现问题及时整改。2.建立健全内部监督机制，加强对档案管理人员的培训和教育，提高其业务