医院安全生产档案管理制度

PAGE医院安全生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院安全生产档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，有效防范和遏制安全生产事故，保障医院医疗工作的正常开展，维护医院及患者的生命财产安全，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门在安全生产活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应真实反映医院安全生产工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与安全生产相关的各类文件、记录等资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、装订等工作。4.保密性原则：对涉及医院机密的安全生产档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便相关人员查阅和使用档案。二、档案管理职责（一）医院安全生产管理委员会1.负责统筹规划医院安全生产档案管理工作，制定档案管理的总体目标和要求。2.定期审议安全生产档案管理工作情况，协调解决档案管理工作中存在的问题。（二）档案管理部门1.负责医院安全生产档案的集中统一管理，制定档案管理制度和操作流程。2.指导、监督各科室、部门的安全生产档案收集、整理工作，对档案进行审核、验收。3.负责档案的分类、编号、装订、存储、保管等工作，确保档案的安全和完整。4.建立档案检索系统，提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。（三）各科室、部门1.明确专人负责本科室、部门安全生产档案的收集、整理、保管工作，确保档案资料的及时、准确、完整。2.按照医院档案管理要求，定期将整理好的档案移交档案管理部门。3.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理部门的指导和监督。三、档案收集（一）收集范围1.安全生产法律法规及标准：国家和地方有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件，行业安全生产标准、规范等。2.医院安全生产管理制度：医院制定的安全生产责任制、安全操作规程、安全检查制度、隐患排查治理制度、安全教育培训制度、应急救援制度等。3.安全生产管理文件：医院安全生产管理工作中形成的通知、通报、会议纪要、工作计划、总结、报告等。4.安全检查与隐患排查资料：日常安全检查记录、专项安全检查报告、隐患排查治理台账、隐患整改通知书及整改报告等。5.安全教育培训记录：新员工入职安全教育培训档案、在职员工定期安全教育培训记录、特殊工种培训证书复印件等。6.应急救援相关资料：应急预案及演练计划、演练记录、演练评估报告、应急救援物资储备清单等。7.设备设施安全档案：医疗设备、消防设施、电气设备、特种设备等的采购合同、安装验收报告、维护保养记录、定期检测报告等。8.危险化学品管理档案：危险化学品采购、储存、使用、运输等环节的相关资料，包括采购清单、出入库记录、安全技术说明书、安全标签等。9.职业健康管理档案：员工职业健康体检报告、职业危害因素检测报告、防护用品发放记录等。10.其他与安全生产相关的资料：如安全事故报告及处理文件、安全生产奖励与处罚记录等。（二）收集要求1.各科室、部门应指定专人负责安全生产档案的收集工作，明确收集范围和标准，确保档案资料的全面性和准确性。2.档案收集应遵循及时、主动的原则，在安全生产活动结束后，相关责任人应及时将形成的档案资料移交档案管理人员。3.收集的档案资料应保持原始性，不得擅自涂改、伪造、损毁。对于电子文件，应确保其真实性和完整性，按照规定进行备份和存储。四、档案整理（一）分类标准1.法规标准类：按照法律法规及标准的类别进行分类，如安全生产法、消防法规、电气安全标准等。2.管理制度类：根据医院安全生产管理制度的具体内容，分为综合管理制度、专项管理制度等类别。3.管理文件类：按照文件的性质和用途，分为通知、通报、会议纪要、工作计划、总结、报告等类别。4.安全检查类：按照检查的类型和时间顺序，分为日常检查、专项检查、季节性检查等类别。5.安全教育培训类：根据培训对象和培训内容，分为新员工培训、在职员工培训、特殊工种培训等类别。6.应急救援类：按照应急预案的类型和应急演练的环节，分为综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案、演练计划、演练记录、演练评估报告等类别。7.设备设施类：按照设备设施的种类，分为医疗设备、消防设施、电气设备、特种设备等类别。8.危险化学品类：根据危险化学品的种类和管理环节，分为采购、储存、使用、运输等类别。9.职业健康类：按照职业健康管理的内容，分为职业健康体检、职业危害因素检测、防护用品管理等类别。10.事故管理类：按照事故的性质和处理结果，分为事故报告、事故调查、事故处理等类别。（二）整理方法1.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。编号格式可采用“年份+科室/部门代码+顺序号”的方式，如“202301001”，其中“2023”表示年份，“01”表示科室/部门代码，“001”表示顺序号。2.对档案资料进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的纸张进行修补或复制。4.按照档案装订要求，将每份档案资料左侧对齐，采用A4纸规格进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。五、档案保管（一）保管期限1.安全生产法律法规及标准：长期保管。2.医院安全生产管理制度：长期保管。3.安全生产管理文件：根据文件的重要性和时效性，分别确定保管期限，重要文件长期保管，一般性文件保管35年。4.安全检查与隐患排查资料：长期保管。5.安全教育培训记录：长期保管。6.应急救援相关资料：长期保管。7.设备设施安全档案：设备设施使用期间长期保管，设备设施报废后保管35年。8.危险化学品管理档案：长期保管。9.职业健康管理档案：员工离职后保管35年。10.其他与安全生产相关的资料：根据资料的性质和重要程度，确定保管期限。（二）保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，确保档案存放整齐、有序。档案柜应定期进行清洁和检查，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案类别和编号建立电子文件夹，对电子文件进行分类管理。电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限控制机制，确保电子档案的安全。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案的安全。定期对消防设施设备进行检查和维护，确保其性能良好；安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范；放置防虫药品、干燥剂等，防止档案受到虫害和潮湿影响。六、档案利用（一）查阅1.医院内部人员因工作需要查阅安全生产档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门工作人员应根据申请表的内容，为查阅人员提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅情况，包括查阅日期、查阅人员姓名、科室/部门、查阅内容等。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅安全生产档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在科室、部门负责人、档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门应根据申请表的内容，对借阅人员的身份和借阅权限进行审核，确定借阅档案的范围和数量。借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自复制、传播、转让档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门工作人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用者姓名、科室/部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还日期等。档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的安全生产档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室人员等组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对已无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.档案鉴定小组应形成档案鉴定报告，详细说明鉴定的依据、过程和结果，经医院安全生产管理委员会审核批准后，作为档案销毁的依据。（二）销毁1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，经医院安全生产管理委员会负责人签字同意后，组