执法局档案安全制度汇编

PAGE执法局档案安全制度汇编一、总则（一）目的为加强执法局档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在执法工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于执法局机关各科室、所属各单位以及全体工作人员在档案收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施，防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.预防为主原则：强化档案安全意识，建立健全各项安全管理制度，加强日常监督检查，及时消除安全隐患。3.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法依规开展档案安全管理工作。二、档案收集安全制度（一）收集范围1.执法工作中形成的各类文件、文书、记录、报表、证据等材料。2.与执法相关的会议纪要、调研报告、工作方案等资料。3.上级机关下发的涉及执法工作的文件、指示、批复等。4.其他具有保存价值的与执法局工作有关的档案材料。（二）收集要求1.各科室、单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。3.对于重要的档案材料，应及时进行备份，防止原始材料损坏或丢失。（三）交接程序1.档案收集人员应填写档案收集清单，详细记录档案的名称、数量、来源等信息。2.将收集到的档案及时移交档案管理部门，双方在交接清单上签字确认。3.档案管理部门应对接收的档案进行初步审核，发现问题及时与移交部门沟通解决。三、档案整理安全制度（一）整理原则1.遵循档案形成的规律，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管和利用。（二）分类标准1.按照执法业务类别进行分类，如行政处罚、行政许可、行政强制等。2.结合档案的年度、保管期限等因素进行细分。（三）整理要求1.整理档案时应使用符合国家标准的档案装具，如档案盒、文件夹等。2.对档案进行编号、编目，编制检索工具，确保档案查找方便快捷。3.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、抽取、伪造档案内容。四、档案保管安全制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等要求。2.库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备等。（二）档案存放1.按照档案的分类、编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）日常检查1.档案管理人员应定期对档案库房进行巡查，检查档案的存放情况、保管设施的运行状况等。2.发现问题及时记录并报告，采取有效措施进行处理。（四）温湿度控制1.库房内的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.根据实际情况，适时采取通风、除湿、加湿等措施调节温湿度。五、档案利用安全制度（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本局档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本局工作人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在科室负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经本局分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。（三）借阅规定1.本局工作人员借阅档案，应填写借阅登记表，注明借阅期限，经档案管理部门负责人批准后借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）利用监督1.档案管理部门应对档案利用情况进行监督，确保档案利用过程中的安全。2.利用完毕后，应及时归还档案，并检查档案的完整性和安全性。六、档案数字化安全制度（一）数字化流程1.制定档案数字化工作计划，明确数字化的范围、标准、质量要求等。2.对档案进行扫描、图像处理、数据挂接、存储等操作，确保数字化档案的准确性和完整性。（二）安全措施1.数字化场所应具备良好的安全环境，防止数据泄露和设备损坏。2.对数字化设备进行定期维护和检查，确保设备运行正常。3.对数字化数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。（三）数据管理1.建立数字化档案数据库，对数据进行分类、索引，方便查询和利用。2.加强对数字化数据的安全管理，设置访问权限，防止数据被非法篡改或删除。七、档案保密安全制度（一）保密范围1.涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案材料。2.尚未公开的执法工作信息和内部文件。（二）保密措施1.对保密档案进行单独标识和管理，采取加密存储、专人保管等措施。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。3.在档案利用过程中，对涉及保密内容的档案应进行严格控制和监督。（三）保密教育1.定期组织档案工作人员进行保密教育，提高保密意识和技能。2.对全体工作人员进行保密宣传，强调档案保密的重要性。八、档案安全应急制度（一）应急预案制定1.根据档案安全管理的实际情况，制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工及处置流程。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性和有效性。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，防止事故扩大。2.及时向上级主管部门报告事故情况，配合有关部门进行调查和处理。（三）应急演练1.定期组织档案安全应急演练，提高工作人员的应急处置能力。2.演练结束后，对应急预案进行评估和总结，针对存在的问题及时进行改进。九、档案安全监督检查制度（一）检查主体1.档案管理部门定期对本局各科室、单位的档案安全情况进行检查。2.局纪检监察部门对档案安全制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案收集、整理、保管、利用等环节的安全制度执行情况。2.档案保管场所的安全设施配备及运行情况。3.档案数字化工作的安全管理情况。（三）检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合。2.实地检查与查阅相关记录相结合。（四）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.被检查部门应按照要求进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。十、档案安全责任制度（一）责任主体1.档案管理部门负责人为本部门档案安全管理工作的第一责任人。2.各科室、单位负责人为本部门档案安全管理工作的直接责任人。3.档案工作人员为具体责任人。（二）责任内容1.第一责任人负责全面领导档案安全管理工作，制定安全管理制度，保障安全工作所需的人员、经费和设备等。2.直接责任人负责组织实施本部门的档案安全管理工作，落实各项安全制度，确保档案安全。3.具体责任人负责按照规定做好档案收集、整理、保管、利用等工作，严格遵守安全制度，发现问题及时报告并处理。（三）