工程项目档案管理制度

PAGE_工程项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程项目档案管理，确保工程项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程项目建设、运营管理及决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、勘察、设计、施工、监理到竣工验收等全过程形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.统一管理原则工程项目档案由公司档案管理部门统一归口管理，确保档案管理工作的集中、规范和高效。2.完整准确原则工程项目档案应全面、真实地反映工程项目建设全过程的实际情况，保证档案资料的完整性和准确性。3.同步归档原则工程项目档案的形成与工程项目建设进程同步，各部门和岗位应及时将各自工作中产生的档案资料移交档案管理部门。4.有效利用原则充分发挥工程项目档案的作用，为公司各项工作提供有力支持，同时确保档案信息的安全与保密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程项目档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门工程项目档案的收集、整理、归档等工作。3.集中统一管理工程项目档案，建立健全档案管理台账，确保档案的安全保管和有效利用。4.负责工程项目档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。5.组织开展工程项目档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）工程项目建设部门职责1.负责本部门在工程项目建设过程中形成档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理责任人，督促责任人做好档案管理工作，确保档案资料的完整、准确和及时归档。3.在工程项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案管理的相关工作，如档案的检查、验收等。（三）勘察、设计、施工、监理等参建单位职责1.按照国家法律法规、行业标准及合同要求，负责各自工作范围内档案资料的形成、收集、整理和归档工作，并对档案资料的真实性、完整性和准确性负责。2.向公司档案管理部门提交完整、准确的工程项目档案资料，并配合做好档案资料的审核、验收等工作。3.接受公司档案管理部门的指导和监督，按照要求及时整改档案管理工作中存在的问题。三、档案收集与整理（一）收集范围1.工程项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.勘察设计文件包括工程地质勘察报告、岩土工程勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.施工过程文件包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等。5.竣工验收文件包括工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书、工程竣工图等。6.其他与工程项目有关的文件如工程招投标文件、合同协议、往来信函、会议记录、影像资料等。（二）收集要求1.各部门和参建单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。3.对收集到的档案资料应进行分类整理，按照工程项目档案的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。（三）整理方法1.工程项目档案应按照工程项目的单项工程、单位工程、分部工程、分项工程等层次进行分类整理。2.同一类别的档案资料应按照文件形成时间顺序排列，编号应连续、清晰。3.每份档案资料应编制目录，目录应包括文件题名、编号、日期、责任者等内容，便于查找和利用。4.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，确保档案资料的质量。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门和参建单位应在工程项目建设过程中，按照档案整理要求及时将档案资料移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应对移交的档案资料进行审核，对不符合要求的档案资料应退回原部门或单位进行补充、修正。3.归档的档案资料应编制归档清单，清单应包括档案资料的题名、编号、日期、责任者、归档时间等内容，并由移交人和接收人签字确认。（二）保管期限1.工程项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括工程项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书等重要文件。3.长期保管的档案主要包括工程地质勘察报告、岩土工程勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件、施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等文件，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括工程招投标文件、合同协议、往来信函、会议记录、影像资料等文件，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫鼠等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和可利用。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.工程项目档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，确保档案资料的安全和保密。2.档案利用应根据公司工作需要，为工程项目建设、运营管理、决策等提供支持和服务。（二）利用方式1.查阅档案公司内部人员因工作需要查阅工程项目档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。2.借阅档案公司内部人员因工作需要借阅工程项目档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、涂改、销毁档案资料，归还档案时应确保档案资料的完整和无损。3.出具档案证明公司外部单位或个人因工作需要要求出具工程项目档案证明的，应提供相关证明材料，经公司档案管理部门负责人批准后，按照规定程序出具档案证明。档案证明应注明用途、范围和有效期限等内容，并加盖公司档案管理部门印章。（三）利用记录档案管理部门应建立档案利用记录台账，对档案查阅、借阅、出具档案证明等利用情况进行详细记录，记录内容应包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、查阅或借阅期限等信息。档案利用记录台账应定期进行整理和归档，保存期限与相应档案资料的保管期限一致。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、工程项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成。档案鉴定工作小组负责对工程项目档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和分析。2.对保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值，如是否涉及公司重大权益、是否对后续工程项目具有参考价值等。3.对已失去保存价值的档案，档案鉴定工作小组应提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，报公司分管领导批准。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，档案管理部门应指定专人负责销毁，并在销毁前进行登记造册，登记内容应包括档案名称、编号、日期、数量等信息。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人应在销毁清单上签字确认。销毁清单应与《档案销毁申请表》一并归档保存，保存期限与相应档案资料的保管期限一致。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司工程项目档案信息化管理系统，实现工程项目档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化对工程项目档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作，确保档案数字化副本与原件一致。2.档案信息录入将档案资料的题名、编号、日期、责任者、保管期限等信息录入档案信息化管理系统，建立档案信息数据库。3.档案检索利用利用档案信息化管理系统的检索功能，实现对工程项目档案的快速检索和利用，提高档案利用效率。4.档案安全管理加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和技术人员，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.档案数字化工