重特大事件档案制度规定

PAGE重特大事件档案制度规定一、总则（一）目的为了加强公司重特大事件档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司的决策、管理和发展提供有力支持，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于公司范围内发生的各类重特大事件档案的管理，包括但不限于安全生产事故、重大质量事故、突发事件、重要经营活动等形成的档案。（三）定义1.重特大事件：指对公司的生产经营、社会形象、人员安全等造成重大影响的事件，具体标准按照国家相关法律法规和公司内部规定执行。2.档案：指在重特大事件处理过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括文件、报告、图表、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：重特大事件档案由公司档案管理部门统一收集、整理、保管和利用。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映重特大事件的实际情况，确保档案的完整性。3.及时归档原则：事件处理过程中形成的档案应及时整理归档，不得积压。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保档案的安全。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.事件发生前的相关文件、资料，如应急预案、安全检查记录、培训资料等。2.事件发生时的现场记录、照片、录像、录音等。3.事件报告、调查处理报告、分析总结报告等。4.与事件相关的会议记录、文件往来、批示等。5.事件处理过程中的各种文件、资料，如整改措施、赔偿协议等。（二）收集要求1.各部门和相关人员应按照规定及时收集重特大事件档案，并移交公司档案管理部门。2.收集的档案应齐全、完整，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集的档案应进行初步整理，确保文件的准确性和规范性。（三）整理方法1.分类：按照事件的性质、类别进行分类，如安全生产事故、质量事故、突发事件等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。三、档案的保管（一）保管期限1.重特大事件档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：事件处理结果对公司有重大影响的文件、资料；涉及公司核心机密的文件、资料等。3.长期保管的档案包括：事件处理过程中的重要文件、资料；对公司经营管理有一定参考价值的文件、资料等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括：一般性的文件、资料，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.音像资料应按照规定进行整理和存储，确保音像资料的完整性和可播放性。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对损坏或变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失或泄密。四、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅重特大事件档案。2.公司外部有关单位因工作需要查阅重特大事件档案，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案资料的，应填写复制申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门的印章。（三）利用要求1.查阅和借阅档案的人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.未经档案管理部门同意，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.利用档案过程中形成的各种记录，如查阅记录、借阅记录、复制记录等，应及时归档保存。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对重特大事件档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素进行综合评估。3.鉴定小组应出具鉴定报告，明确档案的存毁意见。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案应填写销毁申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可销毁。3.销毁档案应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门共同派人监销，确保档案销毁彻底。4.销毁档案时，应做好销毁记录，包括档案名称、编号、数量、销毁日期等，销毁记录应永久保存。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立重特大事件档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化和网络化。2.通过信息化管理，提高档案管理的效率和质量，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理内容1.档案录入：将重特大事件档案的相关信息录入档案管理信息系统，包括档案名称、编号、日期、保管期限、内容摘要等。2.档案检索：利用档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查找所需档案资料。3.档案统计：通过档案管理信息系统对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。4.档案备份：定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，确保数据的安全和完整。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.严格遵守档案管理信息系统的安全保密规定，防止数据泄露和丢失。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和兼容性。七、档案管理的监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对重特大事件档案管理工作进行监督检查，定期对各部门的档案管理情况进行抽查。（二）监督检查内容1.档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合本制度规定。2.档案管理人员的职责履行情况。3.档案管理信息系统的运行情况。（三）监督检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改