就业中心档案三合一制度

PAGE就业中心档案三合一制度一、总则（一）目的为了加强就业中心档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于就业中心各类档案的管理，包括但不限于就业登记档案、职业培训档案、就业援助档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：就业中心档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确，如实反映就业工作的实际情况。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中管理就业中心各类档案，进行分类、编号、整理、装订和保管。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的计算机管理，方便查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的完整和安全。5.按照规定的程序和要求，办理档案的查阅、借阅和归还手续。6.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行清理和销毁。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和资料。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、保管、查阅、借阅等。3.对档案信息进行保密，不得泄露档案内容。4.定期参加档案业务培训，提高业务水平。三、档案收集与整理（一）档案收集1.就业登记档案：收集用人单位和劳动者签订的劳动合同、就业登记表、就业失业登记证等相关材料。2.职业培训档案：收集培训计划、培训教材、学员考勤记录、考核成绩等材料。3.就业援助档案：收集就业困难人员认定材料、援助措施记录、帮扶成效等材料。4.其他档案：根据工作需要，收集与就业工作相关的其他材料，如招聘会资料、就业政策文件等。（二）档案整理1.分类：按照档案的类别和性质，将档案分为就业登记档案、职业培训档案、就业援助档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。3.装订：将档案材料按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。四、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管方式1.纸质档案：采用专柜存放，按照档案类别和编号顺序排列。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份，并定期进行数据维护。（三）保管期限1.就业登记档案：长期保存。2.职业培训档案：根据培训项目的性质和要求确定保管期限，一般为35年。3.就业援助档案：长期保存。（四）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，核对档案的数量、内容和保管情况，发现问题及时处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.内部查阅：就业中心工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：其他单位或个人因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，经就业中心负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，不得将档案带出档案库房。（二）借阅1.内部借阅：就业中心工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.外部借阅：其他单位或个人因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信或有效证件，填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经就业中心负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应将档案复印或拍照提供给借阅人，不得将原件借出。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案是否仍需保存。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门进行，形成鉴定意见。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经就业中心负责人批准后，进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立就业中心档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，建立档案数据库。2.信息录入：将档案目录和相关信息录入档案管理信息系统，实现档案信息的计算机检索和查询。3.系统功能：档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理部门和相关业务部门使用。（三）信息化安全管理1.网络安全：采取防火墙、入侵检测、加密传输等技术手段，保障档案管理信息系统的网络安全。2.数据安全：定