荆门失业局档案管理制度

PAGE荆门失业局档案管理制度一、总则（一）目的为加强荆门失业局档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于荆门失业局在办理失业登记、就业援助、失业保险待遇审核发放等各项业务过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则全局档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案内容必须真实反映业务办理过程和实际情况，保证档案的完整性。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，严格遵守保密规定。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率和服务质量。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统。4.负责档案库房的安全管理，确保档案存储环境符合要求。5.办理档案的查阅、借阅、复印等利用手续。6.定期对档案进行鉴定，提出档案保管期限的调整意见。7.组织档案管理人员的业务培训。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步审核，确保档案材料的齐全、完整和真实。2.在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括整理、装订、编目等。3.做好档案库房的日常巡查，确保档案安全。4.及时准确地为利用者提供档案查阅、借阅服务。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.失业人员档案：包括失业登记申请表、身份证复印件、就业失业登记证、解除劳动关系证明等。2.就业援助档案：就业困难人员认定材料、就业援助申请审批表、就业援助措施实施记录等。3.失业保险待遇审核发放档案：失业保险金申领表、个人银行账户信息、失业人员情况证明、待遇审核审批表等。4.业务办理过程中形成的其他相关材料，如调查记录、会议纪要、通知等。（二）收集要求1.业务部门应在业务办理完毕后及时收集相关档案材料，确保材料齐全、完整。2.档案材料应使用A4纸打印或复印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式存储，并与纸质档案同步归档。（三）收集程序1.业务部门在业务办理过程中，由专人负责收集相关档案材料，并进行初步整理。2.整理后的档案材料应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息。3.业务部门在规定时间内将档案移交清单及档案材料一并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按照业务类型分为失业登记档案、就业援助档案、失业保险待遇审核发放档案等。2.每类业务档案再根据档案材料的性质和时间顺序进行细分。（二）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类排序，去除重复、无效的材料。2.按照档案材料的逻辑关系进行组卷，每卷厚度适中，便于保管和查阅。3.在每卷档案首页填写卷内目录，注明文件名称、日期、页号等信息。4.为每卷档案编制页码，确保页码连续、准确。（三）编号规则1.档案编号采用“年度+业务类型+流水号”的方式。2.年度用四位数字表示，如“2023”。3.业务类型用两位字母表示，如“SY”表示失业登记档案，“JY”表示就业援助档案，“SYB”表示失业保险待遇审核发放档案等。4.流水号用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。五、档案归档（一）归档时间业务部门应在业务办理完毕后的[X]个工作日内将档案移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.档案管理部门收到业务部门移交的档案后，按照整理要求进行再次审核。2.审核无误后，将档案装入档案盒，并在档案盒上填写档案编号、档案名称、保管期限等信息。3.将档案盒存放在档案库房的相应位置，并更新档案管理系统中的档案信息。六、档案保管（一）保管期限1.失业登记档案、就业援助档案保管期限为[X]年。2.失业保险待遇审核发放档案保管期限为[X]年。3.其他业务档案根据实际情况确定保管期限，但不得少于[X]年。(二)保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案应存放在专用的档案架上，按照编号顺序排列，便于查找。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）库房管理1.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护。2.库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。3.档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。七、档案利用（一）查阅1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。3.查阅完毕后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅1.外单位因工作需要借阅档案的，应提前向荆门失业局提出申请，说明借阅目的、内容、期限等。2.经本局分管领导批准后，档案管理部门与借阅单位签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容，归还时应保证档案完好无损。（三）复印1.本局工作人员因工作需要复印档案材料的，应填写档案复印申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复印手续。2.档案管理部门应按照规定收取复印费用，并开具收费票据。3.复印的档案材料应与原件内容一致，复印件应加盖档案管理部门公章。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表等人员参加。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单。（二）销毁1.档案销毁清单经本局分管领导批准后实施销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁情况记录在案。九、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等信息。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行统计，填写档案统计报表。