档案管理责任制考核制度

PAGE档案管理责任制考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，明确档案管理责任，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。3.分工负责原则：明确各部门及人员在档案管理中的职责，做到责任到人。4.考核激励原则：通过考核，激励员工积极履行档案管理职责，提高档案管理水平。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向档案管理部门移交应归档的文件材料。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。4.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的具体工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅等。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和质量。5.积极提供档案利用服务，满足公司各项工作的需要。三、档案收集与整理考核（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行跟踪收集，确保不遗漏。3.档案管理部门应定期对各部门的文件材料收集情况进行检查和督促。（二）整理标准1.文件材料应按照分类方案进行分类整理，做到分类科学、合理。2.每份文件材料应进行编号、编目，确保目录清晰、准确。3.归档文件材料应保持其有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（三）考核指标1.收集及时率：考核各部门文件材料收集的及时性，以实际收集的文件材料数量与应收集的文件材料数量之比计算。2.整理准确率：考核档案整理的准确性，以整理后无错误的文件材料数量与整理的文件材料总数之比计算。3.归档完整率：考核各部门文件材料归档的完整性，以实际归档的文件材料数量与应归档的文件材料数量之比计算。（四）考核办法1.档案管理部门定期对各部门的档案收集与整理情况进行检查和统计。2.根据考核指标，计算各部门的考核得分。3.考核得分与部门绩效挂钩，对于档案收集与整理工作表现优秀的部门给予奖励，对于不达标的部门进行督促整改。四、档案保管考核（一）保管设施1.档案管理部门应配备符合要求的档案库房，确保档案存放安全。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。3.定期对档案保管设施进行检查和维护，确保设施正常运行。（二）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和利用。2.不同载体的档案应分别存放，并采取相应的保管措施。3.建立档案存放位置索引，方便档案的查找和调阅。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查结果应形成报告，对发现的问题及时进行处理。3.每年至少进行一次全面的档案清查工作。（四）考核指标1.保管设施完好率：考核档案保管设施的正常运行情况，以设施完好的数量与设施总数之比计算。2.档案存放准确率：考核档案存放位置的准确性，以实际存放位置正确的档案数量与档案总数之比计算。3.档案清查差错率：考核档案清查工作的质量，以清查中发现的差错档案数量与清查档案总数之比计算。（五）考核办法1.档案管理部门定期对档案保管情况进行检查和统计。2.根据考核指标，计算考核得分。3.考核得分与档案管理人员绩效挂钩，对于保管工作表现优秀的人员给予奖励，对于不达标的人员进行批评教育和督促整改。五、档案鉴定与统计考核（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应遵循有关规定和标准，确保鉴定结果准确、合理。3.对已到保管期限的档案，应按照规定进行处置。（二）档案统计1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，及时、准确地统计档案的数量、种类、利用情况等。2.统计报表应按时报送，数据应真实可靠。3.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（三）考核指标1.鉴定准确率：考核档案鉴定结果的准确性，以鉴定准确的档案数量与鉴定档案总数之比计算。2.统计及时率：考核档案统计报表报送的及时性，以按时报送的统计报表数量与应报送的统计报表数量之比计算。3.统计准确率：考核档案统计数据的准确性，以统计数据无错误的统计报表数量与统计报表总数之比计算。（四）考核办法1.档案管理部门定期对档案鉴定与统计情况进行检查和审核。2.根据考核指标，计算考核得分。3.考核得分与档案管理人员绩效挂钩，对于鉴定与统计工作表现优秀的人员给予奖励，对于不达标的人员进行批评教育和督促整改。六、档案利用考核（一）利用服务1.档案管理部门应积极为公司各部门及员工提供档案利用服务，满足工作需要。2.建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅等情况进行详细记录。3.及时处理档案利用申请，提高服务效率。（二）利用效果1.考核档案利用对公司各项工作的支持和促进作用。2.通过收集利用部门和人员的反馈意见，评估档案利用效果。（三）考核指标1.利用及时率：考核档案利用申请处理的及时性，以及时处理的申请数量与申请总数之比计算。2.利用满意度：考核档案利用服务的满意度，以满意的利用部门和人员数量与利用部门和人员总数之比计算。3.利用效益评估：根据档案利用对公司工作的实际贡献进行评估。（四）考核办法1.档案管理部门定期对档案利用情况进行统计和分析。2.通过问卷调查、现场走访等方式收集利用部门和人员的反馈意见。3.根据考核指标，计算考核得分。4.考核得分与档案管理部门绩效挂钩，对于利用工作表现优秀的部门给予奖励，对于不达标的部门进行督促整改。七、档案信息化建设考核（一）系统建设1.档案管理部门应推进档案信息化系统建设，实现档案的数字化管理。2.系统应具备档案收集、整理、保管、利用等功能，满足档案管理工作的需要。3.定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（二）数据录入1.按照档案数字化工作要求，及时、准确地将档案数据录入系统。2.对录入的数据进行审核，确保数据质量。（三）信息安全1.建立健全档案信息化安全管理制度，保障档案信息的安全。2.采取数据备份、加密、访问控制等措施，防止档案信息泄露和丢失。（四）考核指标1.系统功能完善率：考核档案信息化系统功能的完整性，以系统具备的功能数量与应具备的功能数量之比计算。2.数据录入准确率：考核档案数据录入的准确性，以录入无错误的数据数量与录入的数据总数之比计算。3.信息安全事故发生率：考核档案信息化信息安全情况，以发生信息安全事故的次数计算。（五）考核办法1.档案