科研项目档案制度完整版

PAGE科研项目档案制度完整版一、总则（一）目的为加强公司科研项目档案管理，确保科研项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在科研项目管理、技术创新和企业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有科研项目档案的管理，包括项目立项、研究、验收等全过程形成的各类文件材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：科研项目档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程跟踪原则：对科研项目从立项到验收的全过程进行档案管理跟踪，确保档案材料的及时收集和整理。3.规范标准原则：严格按照国家和行业相关标准规范科研项目档案的整理、归档和保管。4.安全保密原则：确保科研项目档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善科研项目档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门科研项目档案的形成、积累和整理工作。3.负责收集、整理、归档和保管科研项目档案，建立档案数据库，提供档案查阅、借阅服务。4.定期对科研项目档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.组织开展科研项目档案管理培训和宣传工作，提高全员档案意识。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案工作的组织和协调，确保项目档案的及时形成和完整收集。2.指导项目组成员按照档案管理要求做好文件材料的积累、整理和归档工作。3.对项目档案的真实性、准确性和完整性负责，审核项目档案的归档情况。（三）项目组成员职责1.按照项目档案管理要求，及时将各自工作中形成的文件材料进行整理、分类，移交项目负责人。2.协助项目负责人做好项目档案的整理、归档工作，确保档案材料的质量。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：项目申报书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.研究阶段：实验方案、研究记录、测试报告、会议纪要、技术交流材料等。3.验收阶段：项目验收申请书、验收报告、成果鉴定材料、知识产权证明等。4.其他与项目相关的文件材料，如项目经费预算及决算文件、合作协议等。（二）收集要求1.项目组成员应及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循科研项目的形成规律，保持文件材料之间的有机联系。2.按照文件材料的类别、时间顺序进行分类整理，便于查找和利用。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。（四）整理方法1.分类：按照科研项目档案的内容和性质，分为项目管理类、研究实验类、成果知识产权类等类别。2.编号：对每一份归档文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、页数等信息，便于查找和统计。四、档案归档与保管（一）归档时间1.项目立项后，项目负责人应及时将立项阶段的文件材料整理归档。2.项目研究过程中，每完成一个阶段的工作，应及时将该阶段形成的文件材料整理归档。3.项目验收后，项目负责人应在一个月内将验收阶段及项目全过程的文件材料整理归档。（二）归档程序1.项目负责人对项目档案进行初步整理，填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、题名等信息。2.将整理好的档案移交至档案管理部门，档案管理部门进行审核，对不符合要求的档案退回项目负责人进行补充完善。3.审核通过后，档案管理部门将档案进行装订、编目，存入档案库房。（三）保管期限1.科研项目档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.具有重要历史价值、对公司发展有重大影响的档案应列为永久保管。3.与科研项目研究、生产等有一定关联，在一定时期内有查考利用价值的档案列为长期保管，保管期限一般为10年至50年。4.只在短期内有查考利用价值的档案列为短期保管，保管期限一般为1年至5年。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护和更新。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅科研项目档案。涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，查阅范围应严格限定，并经相关部门负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、档号、查阅目的等信息。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门进行审核，对符合查阅条件的申请予以批准。3.查阅人凭批准后的申请表到档案管理部门查阅档案，查阅时应在档案查阅登记簿上登记。4.查阅人只能查阅批准范围内的档案，不得擅自摘抄、复制、拍照等。如需摘抄、复制、拍照等，应另行办理审批手续。（三）借阅范围因特殊原因需要借阅科研项目档案的，仅限于公司内部人员，并经相关部门负责人批准。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、档号、借阅期限等信息。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门进行审核，对符合借阅条件的申请予以批准。3.借阅人凭批准后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。4.借阅人应妥善保管借阅的档案不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理审批手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业技术人员组成，负责对科研项目档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保管价值，根据保管期限的划分标准进行鉴定。3.档案的密级，确定是否仍需保密。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的科研项目档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定已无保存价值的档案，填写档案销毁审批表，报公司主管领导批准。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，参与销毁的人员应在记录上签字。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立科研项目档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应及时将科研项目档案的纸质文件进行数字化扫描，录入档案管理信息系统。2.对档案管理信息系统中的数据进行定期维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统功能要求