保卫处档案材料管理制度

PAGE保卫处档案材料管理制度一、总则（一）目的为加强保卫处档案材料的管理，确保档案材料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案材料在保卫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于保卫处各科室及其工作人员在履行职责过程中形成的各类档案材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：保卫处档案材料由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案材料应如实反映保卫工作的实际情况，保证其真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案材料的安全保密措施，防止档案材料的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：档案材料的管理应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案材料的分类与归档范围（一）分类保卫处档案材料分为以下几类：1.综合管理类：包括工作计划、总结、报告、会议记录、规章制度等。2.人员管理类：包括人员档案、考核记录、培训资料等。3.安全保卫类：包括安全检查记录、隐患排查报告、应急预案、案件处理材料等。4.设施设备类：包括保卫设施设备台账、维护保养记录、更新改造资料等。5.文件资料类：包括上级文件、内部文件、外来函件等。6.其他类：不属于上述分类的其他档案材料。（二）归档范围1.综合管理类保卫处年度工作计划、总结、报告。保卫处各类会议的通知、议程、记录、纪要。保卫处制定的各项规章制度、工作流程。保卫处获得的各类荣誉证书、表彰文件。2.人员管理类保卫处工作人员的基本信息、入职离职手续、劳动合同。工作人员的考核记录、奖惩情况。工作人员参加培训的计划、记录、证书。3.安全保卫类安全检查计划、记录、报告，隐患排查台账及处理情况。各类应急预案及演练记录。发生的各类案件、事件的报案材料、调查记录、处理结果。重点部位、场所的安全防范措施及相关记录。4.设施设备类保卫设施设备的清单、台账，包括监控设备、报警装置、门禁系统等。设施设备的维护保养计划、记录，维修更换记录。设施设备的更新改造方案、审批文件、实施记录。5.文件资料类上级部门下发的与保卫工作相关的文件、通知、指示。保卫处向上级部门报送的文件、报告、请示。与其他单位、部门往来的函件、协议、合同。6.其他类与保卫工作相关的照片、录像、音频资料。其他具有保存价值的档案材料。三、档案材料的收集与整理（一）收集1.各科室应指定专人负责本科室档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.工作人员在办理完毕相关业务后，应及时将形成的档案材料移交本科室档案收集人员。3.对于重要的、紧急的档案材料，应及时收集并优先处理。（二）整理1.档案收集人员应对收集到的档案材料进行分类整理，按照本制度规定的分类方法和归档范围进行归类。2.对每份档案材料进行编号、编目，编制档案材料目录清单，注明档案材料的名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案材料进行装订、编页，去除金属物，破损的档案材料应进行修补或复制。4.整理后的档案材料应保持整齐、有序，便于查阅和保管。四、档案材料的保管（一）保管场所1.保卫处应设立专门的档案库房，用于存放档案材料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管期限档案材料的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案材料：凡是反映保卫处主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案材料，应永久保管。2.长期保管的档案材料：凡是在较长时间内对保卫工作有查考利用价值的档案材料，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案材料：凡是在较短时间内对保卫工作有查考利用价值的档案材料，保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案材料进行检查和清点，确保档案材料的安全和完整。2.对破损、褪色、变质的档案材料应及时进行修复或复制。3.按照档案材料的保管期限，定期对到期档案进行鉴定和销毁。五、档案材料的查阅与利用（一）查阅权限1.保卫处工作人员因工作需要查阅档案材料的，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员因工作需要查阅保卫处档案材料的，应持单位介绍信，经保卫处负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案材料的，还应报上级主管部门备案。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案材料，不得擅自将档案材料带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案材料，不得在档案材料上涂改、标记、抽换、损坏。3.查阅人员如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。（三）利用登记档案管理人员应对档案材料的查阅和利用情况进行登记，记录查阅人员的姓名、单位、查阅日期、查阅内容、利用目的等信息。六、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定1.保卫处应定期对保管期满的档案材料进行鉴定，由档案管理人员和相关业务人员组成鉴定小组，对档案材料的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案材料的内容、来源、时间、保管期限等因素，综合判断档案材料是否仍具有保存价值。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案材料，应填写《档案销毁申请表》，报保卫处负责人批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行，确保销毁过程的安全和彻底。3.档案销毁时，应制作销毁清单，注明档案材料的名称、数量、销毁日期等信息，由销毁人员和监销人员签字确认。销毁清单应永久保存。七、档案材料的信息化管理（一）信息化建设1.保卫处应积极推进档案材料的信息化管理，建立档案管理信息系统，实现档案材料的数字化存储、检索和利用。2.档案管理信息系统应具备档案材料的录入、查询、统计、分析、备份等功能，确保档案信息的安全和便捷利用。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案材料的整理要求，将档案材料的目录清单和内容录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全1.加强档