区委办公室档案管理制度

PAGE区委办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强区委办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在区委工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区委办公室各科室及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。区委办公室档案由综合档案室集中统一管理，任何科室和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实准确原则。档案内容应真实反映区委工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则。按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则。确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是区委办公室档案管理的职能部门，负责档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善区委办公室档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计区委办公室各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、销毁等工作，推进档案信息化建设。4.为区委办公室各项工作提供档案查阅、借阅服务，积极开发档案信息资源。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（二）各科室兼职档案员各科室指定一名工作人员为兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理和初步归档工作，并及时向综合档案室移交。其主要职责包括：1.负责本科室日常工作中形成的文件材料的收集、积累和整理，确保材料齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本科室档案进行分类整理，定期向综合档案室移交。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，提供相关档案利用信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及有关部门发来的与区委工作相关的文件、指示、通知等。2.区委召开的各种会议文件、记录、纪要等。3.区委领导的重要讲话、报告、批示等。4.区委各科室形成的工作计划、总结、统计报表、调研材料等。5.反映区委工作活动的照片、音像资料等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室工作中形成的文件材料，确保材料的完整性和准确性。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集，并及时送交综合档案室。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备，符合档案整理要求。（三）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为党群工作类、行政工作类、业务工作类等类别。2.组卷。将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，每卷厚度适中，便于保管和查阅。3.编目。对每卷档案进行编号，并编制卷内文件目录，注明文件的标题、日期、文号等信息。4.装订。对破损或不整齐的文件材料进行修补和装订，确保档案的整齐美观。四、档案的保管（一）库房建设1.综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案的类别和数量进行合理排列。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案应存放在档案柜中，电子档案应存储在服务器或存储设备上。（三）库房管理1.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.严格控制库房温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。4.非档案管理人员未经允许不得进入库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各科室兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是反映区委重要工作活动、具有长远利用价值的文件材料；长期保管的档案是在较长时间内对区委工作有查考价值的文件材料；短期保管的档案是在较短时间内对区委工作有参考价值的文件材料。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制销毁清册。2.销毁清册应包括档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，并经鉴定小组负责人签字确认。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.因工作需要，区委办公室工作人员可查阅本办公室保管的档案。2.外单位因工作需要查阅档案的，须经区委办公室领导批准。（二）查阅程序1.查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。2.综合档案室工作人员根据查阅人员的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注。如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室工作人员同意。（三）借阅范围1.因工作需要，确需借阅档案的，须经区委办公室领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅内容、借阅期限等信息，并经区委办公室领导签字批准。2.综合档案室工作人员根据借阅人员的要求，提供相应的档案，并办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人期满后及时归还。归还时，综合档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。（二）移交工作1.区委办公室档案应按照规定定期向上级档案管理部门移交。2.移交档案时，应编制移交清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现区委办公室档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描。对纸质档案进行扫描，形成电子图像，确保图像清晰、完整。2.图像处理。对扫描后的图像进行去污、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。3.数据录入。将档案的目录信息录入计算机系统，建立档案数据库。4.存储管理。将电子档案存储在服务器或存储设备上，并进行备份，确保数据安全。（三）系统功能1.档案检索。通