县医院档案管理规章制度

PAGE县医院档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强县医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院建设、医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于县医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集医院在各个方面形成的档案资料，保证档案的完整性。4.准确性原则：档案的整理、分类、编目等应准确无误，便于查找和利用。5.保密性原则：对涉及医院机密、患者隐私等重要档案资料，应严格保密，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医院设立档案管理科，负责全院档案的综合管理工作。（二）档案管理科职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理规章制度并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的统计工作。6.开展档案信息化建设，建立医院档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用。7.组织开展档案业务培训，提高医院员工的档案意识和档案管理水平。8.积极开发利用档案信息资源，为医院的决策、医疗、教学、科研等工作提供服务。（三）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案资料的收集、整理、初步分类，并定期移交医院档案管理科。2.协助档案管理科开展档案业务培训，提高本科室员工的档案意识。3.配合档案管理科做好档案的查询、利用等工作，及时提供所需档案资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为文书档案、医疗档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案、声像档案、电子档案等十大类。1.文书档案：主要包括医院在行政管理、党团工作、工会工作等方面形成的各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.医疗档案：指医院在医疗活动中形成的数据资料，如病历、医嘱、检查检验报告、手术记录、护理记录等。3.教学档案：涵盖医院教学管理、教学计划、教学大纲、教案、教学课件、学生实习资料等。4.科研档案：包括科研项目申报书、研究方案、实验数据、科研成果、学术论文等。5.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利等方面的资料。6.财务档案：涉及医院财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.设备档案：包括设备购置申请、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.基建档案：主要有医院基本建设项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件资料。9.声像档案：如医院重大活动照片、录像、录音等。10.电子档案：以电子数据形式存在的各类档案，包括办公自动化系统文件、医疗信息系统数据、科研数据等。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式，如2023永久001。2.医疗档案编号：按照病历号进行编号。3.教学档案编号：采用年度类别流水号，如2023教案001。4.科研档案编号：根据科研项目编号规范进行编号。5.人事档案编号：按照人事管理部门的统一编号执行。6.财务档案编号：依据会计档案管理要求进行编号。7.设备档案编号：采用设备购置年份设备类别流水号，如2022医疗设备001。8.基建档案编号：按照项目编号进行编号。9.声像档案编号：采用年度内容类别流水号，如2023医院活动照片001。10.电子档案编号：结合电子文件管理系统进行编号，确保与纸质档案编号相对应。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各科室兼职档案员应按照档案管理要求，及时收集本科室在工作中形成的各类档案资料，并进行初步整理。2.医院各部门在办理完毕的文件、资料等，应在规定时间内移交档案管理科。3.对于重要活动、会议等形成的档案资料，相关部门应指定专人负责收集，并及时移交档案管理科。4.医院员工在离职时，应将个人保管的属于医院的档案资料全部移交档案管理科。（二）档案整理1.档案管理科收到各科室移交的档案资料后，应按照档案分类标准进行详细分类。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。4.电子档案应按照电子文件管理规范进行整理，确保文件格式统一、元数据完整。5.声像档案应进行分类整理，标注拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。五、档案的保管（一）档案库房建设1.医院应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久档案应单独保管。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。4.声像档案应采用专门的存储介质进行保存，并建立相应的目录索引。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.医疗档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般病历保存期限不少于30年。3.教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等的保管期限根据其重要程度和实际需要确定。4.声像档案、电子档案的保管期限与相应纸质档案一致。（四）档案定期检查1.档案管理科应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.对破损、褪色、变质等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全与合理使用。2.医院内部人员因工作需要查阅档案的，应按照规定办理查阅手续。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅医院档案的，必须经医院主管领导批准，并严格履行查阅手续。（二）利用手续1.医院内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理科办理查阅手续。2.外部单位或个人查阅档案，需提交查阅申请函，说明查阅理由、查阅范围等，经医院主管领导批准后，由档案管理科安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅档案时，应在档案管理科指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理科同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记档案管理科应对档案利用情况进行详细登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等信息。登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理科应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理科人员、相关业务部门人员和医院分管领导参加。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清单。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应报医院主管领导批准。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全与彻底。3.销毁完毕后，监销人应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、管理和利用。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查询、检索和统计分析。3.实现档案信息资源的共享，为医院各项工作提供更好的支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、扫描设备、存储设备等信息化硬件设施。2.制定档案数字化操作规程，规范档案数字化流程，确保数字化档案的质量。3.将档案管理信息系统与医院其他业务系统进行对接，实现数据的互联互通。（三）电子档案管理1.严格按照电子文件管理规范对电子档案进行收集、整理、归档和保管。注重电子文件的元数据管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份数