关工委建立档案管理制度

PAGE关工委建立档案管理制度一、总则（一）目的为加强关工委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在关工委工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于关工委机关及所属各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。关工委档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映关工委工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则。档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门关工委设立档案管理办公室，负责档案的日常管理工作。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善关工委档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和利用关工委各类档案资料。3.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，确保档案工作的规范化和标准化。4.组织档案人员的业务培训，提高档案管理水平。5.做好档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括关工委的各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.会议档案：包括关工委组织召开的各类会议的文件、记录、纪要等。3.活动档案：包括关工委组织开展的各类活动的方案、计划、总结、照片、视频等。4.人事档案：包括关工委工作人员的个人档案、考核材料、任免文件等。5.财务档案：包括关工委的财务预算、决算、报表、凭证等。6.荣誉档案：包括关工委获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等。7.其他档案：包括关工委工作中形成的其他有保存价值的档案资料。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，按照档案分类顺序进行编号。编号格式为：[档案类别代码][年度][流水号]。例如：WS2023001，表示文书档案2023年度第1份文件。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案形成部门应在文件办理完毕后，及时将文件材料整理归档，移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查，督促各部门按时完成档案收集工作。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、装订、编目等整理工作。2.文书档案应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，同一事由的文件应集中在一起。3.会议档案应按照会议的时间、地点、主题等进行分类整理，包括会议通知、议程、报告、记录、纪要等。4.活动档案应按照活动的时间、地点、内容等进行分类整理，包括活动方案、计划、总结、照片、视频等。5.人事档案应按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，包括个人简历、考核材料、任免文件等。6.财务档案应按照财务档案管理的有关规定进行整理，包括财务预算、决算、报表、凭证等。7.荣誉档案应按照荣誉的类别、时间等进行分类整理，包括荣誉证书、奖牌照片等。8.其他档案应根据档案的性质和特点进行分类整理。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、视频档案等。3.档案存放应整齐有序，不得随意堆放。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：关工委的重要文件、会议记录、活动总结、人事任免文件、财务决算等。3.长期保管的档案主要包括：关工委的一般性文件、会议纪要、活动方案、人事考核材料、财务报表等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：关工委的临时性文件、一般性活动记录等，保管期限为至5年。5.档案保管期限的确定，由档案管理部门根据档案的重要程度和历史价值提出意见，报关工委领导批准后执行。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。2.检查内容包括档案的存放情况、保管期限、安全保密措施等。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要可以查阅、借阅本单位的档案资料。2.外单位因工作需要查阅本单位档案资料的，须经关工委领导批准，并办理相关手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，未经批准不得查阅、借阅和公开。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.外单位查阅、借阅档案资料，应出具单位介绍信，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经关工委领导批准后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，批准后发放《档案查阅证》或《档案借阅证》，并按照规定提供档案资料。4.查阅、借阅档案资料的人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案资料。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人姓名、所在部门、查阅、借阅目的、档案名称、档案编号、查阅、借阅期限等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。（四）档案归还1.查阅、借阅档案资料的人员应在规定期限内归还档案资料，不得逾期。2.档案归还时，档案管理部门应认真核对档案资料的数量和完整性，如发现问题应及时查明原因并处理。3.档案管理部门收回《档案查阅证》或《档案借阅证》，并在档案利用登记记录上注明归还日期。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、历史价值和现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经关工委领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁彻底。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集整理，移交档案管理部门。2.电子文件应按照档案分类编号的要求进行分类整理，存储在指定的存储介质上。3.电子文件应进行元数据著录，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，定期进行备份，防止数据丢失。2.电子档案存储设备应妥善保管，防止损坏和丢失。3.电子档案应建立严格的访问控制机制，确保电子档案的安全保密。（三）电子档案利用1.电子档案的利用应遵循本制度关于档案利用的相关规定。2.利用电子档案时，应使用档案管理部门提