档案室内部人员管理制度

PAGE档案室内部人员管理制度一、总则（一）目的为加强本公司档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，特制定本管理制度，规范档案室内部人员的行为与职责，保障公司档案工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于本公司档案室所有工作人员，包括档案管理人员、档案整理人员、档案借阅审批人员等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则高度重视档案的安全与保密工作，采取有效措施防止档案信息的泄露、丢失和损坏。3.高效利用原则优化档案管理流程，提高档案服务质量，确保档案能够及时、准确地为公司各项工作提供支持。二、人员职责（一）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责制定档案收集计划，定期收集公司各部门形成的各类档案资料，确保档案的完整性。按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目和装订，保证档案整理的规范性。2.档案保管妥善保管档案实体，确保档案库房环境符合要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。定期对档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变等。3.档案信息化管理负责档案信息的录入、存储和维护，建立完善的电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理。确保电子档案系统的安全稳定运行，做好数据备份和恢复工作，防止数据丢失。4.档案利用服务按照规定为公司内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，严格履行借阅审批手续，确保档案的合理使用。积极配合公司各项工作，根据需求及时提供档案资料，为公司决策、业务开展等提供有力支持。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案存毁意见。按照规定程序对已到保管期限且无保存价值的档案进行销毁处理，确保档案销毁过程的合规性。（二）档案整理人员职责1.协助档案收集配合档案管理人员，深入公司各部门，了解档案形成情况，协助督促各部门及时移交档案资料。2.专项档案整理根据档案管理人员的安排，对特定类型或时期的档案进行专项整理，如重大项目档案、年度档案等，确保整理工作的高效完成。3.整理质量把控在档案整理过程中，严格按照档案整理规范和标准进行操作，保证整理质量，对整理好的档案进行初步审核，及时发现并纠正存在的问题。（三）档案借阅审批人员职责1.借阅申请审核对档案借阅申请进行认真审核，核实借阅人员身份、借阅目的、借阅期限等信息，确保借阅申请的合理性和必要性。2.审批权限行使根据公司规定的审批权限，对借阅申请进行审批，对于符合条件的申请予以批准，对于不符合要求的申请说明理由并拒绝。3.借阅跟踪与监督对已批准借阅的档案进行跟踪管理，监督借阅人员按时归还档案，如发现借阅过程中存在违规行为，及时采取措施进行处理。三、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括公司各类文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务经营类档案涵盖市场营销、生产管理、质量管理、客户关系管理等业务活动中形成的合同、订单、报表、技术资料、项目文档等。3.基本建设类档案涉及公司基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。4.其他类档案如公司荣誉证书、资质证书、知识产权文件、对外交流合作资料等。（二）收集要求1.及时收集各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案形成规律和公司规定的时间节点，及时将档案资料移交至档案室。2.完整准确收集的档案资料应齐全完整，内容真实准确，确保能够全面反映公司各项工作的开展情况。3.规范整理移交的档案资料应进行初步整理，保持文件材料的原有秩序，按照一定的分类标准进行分类，便于档案室后续整理。（三）整理流程1.分类根据档案的来源、时间、内容和形式等因素，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、会计档案等，再在各大类下细分小类。2.编号为每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的检索和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保目录清晰准确，方便查阅。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观，便于长期保存。四、档案保管（一）库房建设与管理1.库房选址选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点建设档案库房，远离火源、水源和污染源。2.库房布局合理规划库房内部布局，设置档案存储区、整理区、查阅区等功能区域，确保工作流程顺畅。3.环境控制安装温湿度调节设备、防火防盗报警设备、防虫防鼠设施等，确保库房温湿度适宜，环境安全。（二）档案存储方式1.纸质档案存储采用密集架存储纸质档案，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案存储建立电子档案存储服务器，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行数据存储，并定期进行数据备份，备份数据异地存放。（三）档案保管期限与鉴定1.保管期限划分根据国家有关规定和公司实际情况，将档案保管期限划分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.定期鉴定每年定期对档案进行鉴定，由档案管理人员、相关业务部门人员和档案鉴定小组共同参与，根据档案的现实利用价值和历史保存价值，确定档案的存毁。五、档案利用与借阅（一）利用方式1.查阅服务公司内部人员因工作需要可到档案室查阅档案资料，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。2.复制服务对于确需复制的档案资料，经档案管理人员审核同意后，按照规定的程序进行复制，并登记复制内容和用途。（二）借阅流程1.申请借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.审批将借阅申请表提交至档案借阅审批人员进行审批，审批通过后，借阅人员到档案室办理借阅手续。3.借阅登记档案管理人员对借阅档案进行详细登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.归还借阅人员应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，及时追究借阅人员责任。（三）借阅限制1.保密档案限制涉及公司商业秘密、技术秘密、财务机密等保密档案，严格限制借阅范围和审批程序，未经公司授权，不得对外提供。2.特殊时期限制在公司重大活动、审计期间等特殊时期，根据工作需要，对档案借阅进行适当限制，确保档案安全。六、档案安全与保密（一）安全管理1.人员安全加强对档案室工作人员的安全教育，提高安全意识，确保人员在档案管理工作中的安全。2.设施安全定期检查档案库房的安全设施设备，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施正常运行，发现问题及时维修或更换。3.应急处理制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保在紧急情况下能够迅速采取措施，保护档案安全。（二）保密管理1.保密制度建立健全档案保密制度，明确保密责任和保密措施，对涉及公司机密信息的档案严格保密。2.人员保密教育加强对档案室工作人员的保密教育，签订保密协议，提高保密意识，防止档案信息泄露。3.保密技术措施在档案管理过程中，采用加密存储、身份认证、访问控制等保密技术措施，确保电子档案信息安全。七、培训与考核（一）培训计划1.定期培训制定年度档案管理培训计划，定期组织档案室工作人员参加档案业务知识、法律法规、信息技术等方面的培训，提高业务水平。2.专项培训根据档案管理工作中的新需求、新问题，适时开展专项培训，如档案数字化处理、档案鉴定技巧等，提升工作人员的专业技能。（二）考核机制1.工作业绩考核建立档案管理人员工作业绩考核制度，对档案收集、整理、保管、利用等工作进行量化考核