档案信息化利用管理制度

PAGE档案信息化利用管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案信息化利用管理，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，提高档案利用效率和服务质量，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案信息化利用过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案信息化利用活动合法合规。2.安全保密原则：保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失，严格执行保密制度。3.高效利用原则：优化档案信息化利用流程，提高档案查询、借阅、使用等环节的效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。4.规范管理原则：建立健全档案信息化利用管理制度和流程，实现档案管理的规范化、标准化。二、档案信息化利用管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案信息化利用管理制度、流程和标准。2.组织实施档案信息化建设，包括档案数字化加工、存储、管理系统建设等。3.负责档案信息的收集、整理、分类、编目、存储和维护，确保档案数据的准确性和完整性。4.受理档案查询、借阅申请，按照规定进行审核和办理。5.对档案信息化利用情况进行统计分析，为公司决策提供数据支持。6.开展档案信息化利用培训和宣传工作，提高员工的档案意识和利用能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案质量符合要求。2.按照规定向档案管理部门提交档案利用需求，配合档案管理部门做好档案查询、借阅等相关工作。3.对本部门员工进行档案信息化利用培训和教育，督促员工遵守档案利用管理制度。（三）员工职责1.遵守档案信息化利用管理制度，爱护档案信息资源。2.按照规定申请档案查询、借阅，不得违规操作。3.在档案利用过程中，妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失档案。4.及时归还档案，不得逾期占用。三、档案信息化建设（一）档案数字化1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、标准和流程。2.按照国家相关标准和规范，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，确保数字化档案的质量。3.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类存储和管理，实现档案信息的快速检索和利用。（二）档案管理系统建设1.选用符合公司实际需求和行业标准的档案管理系统，确保系统功能完善、操作简便、安全可靠。2.对档案管理系统进行定制化开发，满足公司个性化的档案管理需求，如档案分类设置、权限管理、流程控制等。3.建立档案管理系统与公司其他业务系统的接口，实现档案信息的共享和交互，提高工作效率。（三）档案信息化安全保障1.建立档案信息化安全管理制度，明确安全责任和安全措施。2.采用防火墙、入侵检测、加密技术等手段，保障档案信息网络的安全，防止外部非法入侵。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。4.制定档案信息备份与恢复方案，定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。四、档案查询与借阅管理（一）查询管理1.员工因工作需要查询档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息。2.所在部门负责人对查询申请进行审核，签署意见后提交档案管理部门。3.档案管理部门对查询申请进行审批，批准后按照规定提供档案查询服务。4.查询人员应在档案管理部门指定的场所进行查询，不得擅自将档案带出指定场所。5.档案管理部门应对查询情况进行记录，包括查询时间、查询人员、查询内容等。（二）借阅管理1.员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.所在部门负责人对借阅申请进行审核，签署意见后提交档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审批，批准后按照规定办理档案借阅手续。4.借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。6.档案管理部门应对借阅情况进行跟踪和催还，确保档案按时归还。五、档案利用统计与分析（一）统计内容1.档案查询、借阅的数量、人次、时间分布等情况。2.档案利用的目的、用途等情况。3.档案信息化系统的使用频率、功能使用情况等。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案利用统计台账，对档案查询与借阅等利用情况进行详细记录。2.定期对档案利用统计台账进行汇总和分析，形成档案利用统计报表。（三）分析与应用1.根据档案利用统计分析结果，了解公司各部门对档案信息的需求情况，为档案收集、整理和提供利用提供参考依据。2.分析档案信息化系统的使用效果，发现存在的问题和不足，及时进行优化和改进。3.通过档案利用统计分析，评估档案工作对公司业务发展的支持作用，为公司决策提供数据支持。六、档案信息化利用监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对档案信息化利用情况进行监督检查，包括档案查询、借阅手续的办理情况、档案利用过程中的安全保密情况等。2.对发现的问题及时进行整改，对违规行为按照规定进行处理。（二）考核评价1.建立档案信息化利用考核评价机制，对各部门和员工在档案信息化利用方面的工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理工作质量、档案利用效率、安全保密措施落实情况等。3.将考核评价结果与部门和员工的绩效挂钩，激励各部门和员工积极做好档案信息化利用工