煤矿技术资料档案管理制度汇编

PAGE煤矿技术资料档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强煤矿技术资料档案的管理，确保技术资料档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥其在煤矿生产、建设、科研等方面的作用，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本煤矿企业内所有与煤矿技术资料档案管理相关的部门、科室及人员。（三）相关法律法规及行业标准引用1.《中华人民共和国档案法》2.《企业档案工作规范》（DA/T422009）3.《煤矿安全规程》4.《煤炭工业技术管理规程》（四）基本原则1.集中统一管理原则：煤矿技术资料档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：技术资料档案应如实反映煤矿生产、建设、科研等活动的实际情况，数据准确、内容真实。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，对涉及煤矿机密的资料严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置成立煤矿技术资料档案管理中心，直属矿长领导，负责全矿技术资料档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本煤矿的技术资料档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和提供利用本煤矿各类技术资料档案，确保档案的完整、准确和安全。3.对各部门形成的技术资料档案进行定期检查和指导，确保归档资料符合要求。4.组织档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的计算机检索和网络共享。6.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。（三）各部门职责1.负责本部门技术资料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求及时归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，配合档案管理部门做好档案的收集、整理、移交等工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.煤矿地质勘探资料，包括地质报告、勘探图纸、柱状图等。2.矿井设计资料，如初步设计、施工图设计、设计变更等。3.采煤、掘进、通风、排水、机电等专业技术资料，包括作业规程、操作规程、安全技术措施、设备资料等。4.煤矿安全监测监控、人员定位、通信联络等系统的技术资料，如系统设计方案、设备清单、运行记录等。5.煤矿建设项目资料，包括项目立项、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目竣工验收资料等。6.煤矿科研项目资料，如科研计划、研究报告、成果鉴定材料等。7.上级主管部门下发的与煤矿生产、建设相关的文件、通知、标准等。8.其他与煤矿技术管理有关的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责技术资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.收集的资料应真实、准确、清晰，签字盖章手续齐全。3.对重要资料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和要求。（四）整理方法1.分类：按照煤矿技术资料的类别和性质，分为地质、设计、采煤、掘进、通风、排水、机电、安全、建设、科研等大类，再根据具体内容进行细分。2.编号：对每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，目录应打印成册，并建立电子目录。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行整理和修补，采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理中心应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应坚固耐用，符合档案保管要求。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.对磁性载体档案，应定期进行检查、复制，防止信息丢失。3.建立档案保管账目，定期对档案进行核对，做到账物相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。（三）安全防护措施1.档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，如灭火器、消防栓等。2.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止虫害和霉菌滋生。3.档案管理人员应严格遵守库房管理制度，并定期对库房进行检查，发现问题及时处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本煤矿的实际情况为依据，对档案的保存价值进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的现实价值和历史价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合分析法：结合煤矿的生产、建设、科研等活动，综合考虑档案的利用需求和发展趋势，对档案的保存价值进行评估。（四）保管期限划分1.永久保存：凡是反映煤矿主要生产技术活动、具有长远利用价值的档案，如地质报告、矿井设计资料、重要的安全技术措施等，应永久保存。2.长期保存：保存期限为30年至50年的档案，如一般的作业规程、设备资料等，应长期保存。3.短期保存：保存期限为10年至30年的档案，如临时性的技术文件、一般性的报表等，应短期保存。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经矿长批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁方式和日期。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.本煤矿内部各部门因生产、建设、科研等工作需要，可查阅、借阅相关技术资料档案。2.上级主管部门、政府有关部门因工作需要，可查阅本煤矿的相关技术资料档案。3.因对外合作、技术交流等需要，经矿长批准，可向有关单位提供部分技术资料档案的复印件。（二）利用手续1.本煤矿内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.上级主管部门、政府有关部门查阅档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅登记表》，经档案管理部门负责人审核后，办理查阅手续。3.对外提供档案复印件，应填写《档案复制申请表》，注明复制的档案名称、数量、用途等信息，经矿长批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“仅供参考，不得外传”字样。（三）利用期限1.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，当场查阅，不得带出。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并限期归还。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.对外提供档案复印件的期限根据实际需要确定，复印件应妥善保管，不得擅自转借或转让。（四）利用监督1.档案管理部门应对档案的利用情况进行登记和统计，定期检查档案的归还情况，确保档案的安全和完整。2.对违反档案利用规定的行为，档案管理部门应及时制止，并向有关部门报告，视情节轻重给予相应的处罚。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的煤矿技术资料档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：将纸质档案进行数字化扫描，录入档案管理系统，建立电子档案数据库。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行查询，方便快捷地获取所需档案信息。3.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能，提高借阅管理的效率和透明度。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，对档案信息进行加密处理，确保档案信息的安全保密。（三）数据备份与恢复1.定期对档案管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据，保证档案管理工作的正常进行。（四）信息化设备管理1.配备必要的信息化设备，如服务器、计算机、扫描仪、打印机等，并定期进行维