机关档案室归档制度范本

PAGE机关档案室归档制度范本一、总则（一）目的为加强本机关档案室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关档案室负责集中管理本机关的各类档案，各部门应按照规定及时将档案移交档案室，不得自行留存或分散保管。2.完整准确原则归档的文件材料应齐全完整，真实反映本机关工作活动的全过程，同时要准确无误，确保档案信息的可靠性。3.分类科学原则根据档案的形成规律和特点，按照一定的标准进行分类，便于档案的整理、保管和检索利用。4.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，简化手续，提高服务效率，为机关各项工作提供有效的档案支持。二、归档范围（一）文书档案1.上级机关文件包括上级机关发来的与本机关工作相关的各类文件、指示、通知、通报等。2.本机关文件（1）本机关制发的各类公文，如决定、决议、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函等。（2）本机关召开的重要会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。（3）本机关领导的重要讲话、批示、题词等。3.下级机关文件下级机关报送的重要请示、报告、总结、统计报表等。4.其他文件与本机关工作有密切关系的其他机关、团体、企业事业单位发来的文件，以及本机关参加的各种会议带回的文件材料等。（二）科技档案1.科研项目档案包括科研项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告、鉴定证书、专利证书等。2.基本建设项目档案包括项目可行性研究报告、设计任务书、初步设计、施工图设计、工程变更记录、竣工验收报告等。3.设备仪器档案包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录、报废鉴定等。（三）会计档案1.会计凭证包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿包括总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告包括年度财务决算报表、月度财务报表等。4.其他会计资料如银行对账单、税务申报表、财务审计报告等。（四）人事档案1.干部职工个人档案包括履历表、自传、鉴定、考核、学历学位、职称、奖惩、工资、任免、党团材料等。2.人事工作文件如人事任免文件、人员调配文件、工资调整文件、考核奖励文件等。（五）声像档案1.照片档案包括本机关工作活动、重要会议、重大事件、领导视察等形成的照片。2.录音档案包括重要会议、讲话、报告等的录音资料。3.录像档案包括工作活动、会议、培训、调研等的录像资料。（六）电子档案1.电子公文本机关制发的各类电子公文，以及收到的电子文件。2.电子数据包括科研数据、业务数据、统计数据等。3.电子文档如办公文档、设计图纸、技术资料等的电子版本。三、归档要求（一）文件材料齐全完整各部门应认真收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保无遗漏。对于重要文件的定稿、修改稿、附件等应一并归档。（二）文件材料真实准确归档的文件材料应是原件，如无原件，须有有效的复制件，并注明复制情况。文件内容应真实可靠，不得有虚假、篡改等情况。（三）文件材料格式规范1.纸质文件应使用A4纸打印或书写，字迹清晰，签字盖章齐全。2.电子文件应采用通用的电子文档格式，如.doc、.xls、.pdf等，并确保文件格式的兼容性和可读性。同时，电子文件应按照规定进行命名和分类，便于管理和检索。（四）文件材料整理有序1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制卷内目录和案卷目录。2.科技档案按照项目、专业等进行分类整理，建立项目档案卷册，并编制档案目录。3.会计档案按照会计年度、类别等进行分类整理，装订成册，并编制会计档案目录。4.人事档案按照干部职工个人进行整理，建立个人档案袋，并编制档案目录。5.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，编制声像档案目录，并对照片、录音、录像等进行编号和标注说明。6.电子档案按照分类方案进行分类存储，建立电子档案数据库，并编制电子档案目录。同时，应定期对电子档案进行备份，确保数据安全。四、归档时间（一）文书档案1.当年形成的文件材料，在次年上半年整理归档。2.跨年度的文件材料，归入文件内容针对的年度归档。（二）科技档案1.科研项目档案在项目完成后三个月内归档。2.基本建设项目档案在项目竣工验收后三个月内归档。3.设备仪器档案在设备仪器到货验收合格后归档。（三）会计档案1.会计凭证在年度终了后，由会计机构整理立卷，装订成册，保管一年，期满后移交档案室保管。2.会计账簿在年度终了后，由会计机构整理立卷，装订成册，保管一年，期满后移交档案室保管。3.财务报告在年度终了后，由会计机构整理立卷，装订成册，保管一年，期满后移交档案室保管。4.其他会计资料在形成后及时归档。（四）人事档案1.干部职工个人档案在干部职工办理调动、退休、离职等手续时，及时将档案整理归档。2.人事工作文件在文件形成后及时归档。（五）声像档案在活动结束后一个月内整理归档。（六）电子档案定期（每月或每季度）将电子文件整理归档，确保电子档案与纸质档案同步更新。五、归档程序（一）收集各部门指定专人负责文件材料的收集工作，按照归档范围的要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全。（二）整理收集到的文件材料由各部门整理人员按照归档要求进行分类、编号、编目等整理工作，确保文件材料的整齐有序。（三）装订纸质文件材料应进行装订，装订应牢固整齐美观，不得压字、掉页。（四）编目整理好的文件材料应编制卷内目录、案卷目录等检索工具，以便于查找利用。（五）移交各部门整理好的档案应在规定的归档时间内移交机关档案室。移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，明确档案的名称、数量、移交时间等内容，并由双方签字确认。六、档案保管（一）保管场所机关档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、温湿度计、灭火器、吸尘器等，确保档案的安全保管。（三）档案整理档案室应定期对档案进行整理，对破损、褪色的档案进行修复或复制，对已到保管期限的档案进行鉴定和处置。（四）档案统计档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案的动态信息。七、档案利用（一）利用范围本机关工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本机关档案室保管的档案。外单位人员因特殊情况需要查阅、借阅本机关档案的，须经本机关分管领导批准。（二）利用手续1.本机关工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的档案名称、数量、时间等内容，并经部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅档案，应持单位介绍信，填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、时间等内容，并经本机关分管领导批准后，到档案室办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅查阅档案应在档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（四）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅人员姓名、单位、时间、档案名称、数量等内容，以便于统计和查询。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由机关分管领导担任组长，档案室负责人及相关业务部门人员为成员。档案鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据国家有关规定和本机关实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。鉴定标准应包括档案的内容重要性、历史价值、现实利用价值等方面。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原