公司重要文件档案管理制度

PAGE公司重要文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司重要文件档案的管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，便于公司各项工作的开展和查阅利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的重要文件档案的管理。（三）定义1.重要文件档案：指公司在经营管理、业务活动、技术研发、行政管理等方面形成的，具有重要保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于合同协议、财务报表、技术文档、会议纪要、人事档案等。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料按照规定的程序和要求整理后移交档案管理部门保存的过程。3.保管期限：根据文件档案的重要程度和历史价值，确定其保存的时间长度，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司重要文件档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的文件档案必须是真实、原始的材料，不得擅自篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集公司各项工作中形成的重要文件档案，保证档案内容的完整。4.保密性原则：对涉及公司机密的文件档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、文件档案的形成与收集（一）文件档案的形成1.公司各部门及员工在工作过程中应及时、准确地形成各类文件材料，确保文件内容真实、完整、规范。2.文件的起草应使用统一格式的纸张和字体，注明文件名称、编号、日期、起草部门、起草人等信息。（二）文件档案的收集1.各部门应指定专人负责文件档案的收集工作，按照文件形成的时间顺序和类别进行整理，确保文件不遗漏。2.对于重要会议形成的文件，会议组织者应在会议结束后及时将会议文件收集齐全，交档案管理人员归档。3.涉及多个部门的文件，由主办部门负责收集汇总，并及时移交档案管理部门。4.员工离职时，应将个人保管的公司文件档案全部移交所在部门，由部门统一整理后移交档案管理部门。三、文件档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集到的文件档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.文件应按照其来源、时间、内容等进行分类，同一类文件应按照重要程度和时间顺序排列。3.每份文件应编制唯一的编号，编号应体现文件的类别、年度、顺序号等信息。4.编制文件目录，目录应包括文件编号、名称、日期、保管期限等内容，便于查阅。（二）归档程序1.各部门整理好的文件档案应定期移交档案管理部门，移交时应填写《文件档案移交清单》，双方签字确认。2.档案管理人员对移交的文件档案进行审核，检查文件的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的文件及时退回原部门补充完善。3.审核通过的文件档案按照规定的分类方法和编号规则进行归档，存入档案库房或电子档案系统。四、文件档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.档案管理人员应根据文件档案的性质和重要程度，按照国家有关规定和公司实际情况确定其保管期限。2.永久保管的文件档案主要包括公司设立、变更、注销的相关文件，公司章程，重要合同协议等。3.长期保管的文件档案一般为[X]年，主要包括公司年度工作计划、总结，重要会议记录，财务审计报告等。4.短期保管的文件档案为[X]年，主要包括一般性的业务文件、通知等。（三）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.对电子档案应定期进行数据维护，检查存储设备的运行情况，防止数据丢失或损坏。五、文件档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅重要文件档案，应填写《文件档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的文件档案，查阅人应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复印、拍照、传播。3.外部单位查阅公司文件档案，应提前与公司相关部门联系，并提交查阅申请函，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人持批准后的《文件档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的文件档案。2.查阅人应在指定的地点查阅文件档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅结束后，查阅人应及时将文件档案归还档案管理人员，并在《文件档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.公司内部人员因工作需要可对查阅的文件档案进行复印、摘录，但应经档案管理部门同意，并注明用途。2.外部单位如需利用公司文件档案，应与公司签订保密协议，并按照协议约定的方式和范围使用。六、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期限已满的文件档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成的鉴定小组进行，鉴定小组应根据文件档案的历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估。3.对仍具有保存价值但保管期限已满的文件档案，应重新确定保管期限；对已不具有保存价值的文件档案，应编制《文件档案销毁清单》。（二）销毁1.经鉴定后需要销毁的文件档案，应报公司主管领导批准。2.销毁文件档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。3.销毁完毕后，监销人应在《文件档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。七、保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的文件档案进行严格管理，防止信息泄露。2.对查阅和利用机密文件档案的人员，应进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。3.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入，确保档案安全。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，落实安全责任，确保档案库房的安全。2.定期对