训练人员档案管理制度及流程

PAGE训练人员档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司训练人员档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为公司训练工作的开展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有参与训练活动的人员档案管理，包括但不限于内部培训学员、外部培训委托人员等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映训练人员的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料全面、完整，涵盖训练过程中的各类信息。3.保密性原则：对涉及个人隐私和公司机密的档案信息严格保密。4.规范性原则：档案管理遵循统一的标准和规范流程。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯。2.身份证号码、联系方式（手机号码、电子邮箱）。3.所在部门、职位。（二）训练申请与审批记录1.训练申请表格，包括申请训练的项目名称、训练机构、训练时间、申请理由等。2.审批意见及审批人签字，记录训练申请的批准或驳回情况。（三）训练过程记录1.训练出勤记录，详细记录每次训练课程的出勤情况，包括迟到、早退、旷课等。2.课堂表现记录，如参与讨论情况、提问回答情况、作业完成情况等。3.考核成绩记录，包括理论考核成绩、实践考核成绩、综合考核成绩等。（四）培训反馈与评价1.训练人员对训练内容、师资、教学方法等方面的反馈意见。2.训练机构对训练人员的评价，如学习态度、团队协作能力等方面的评价。（五）证书与资质证明1.训练结束后获得的相关证书复印件，如结业证书、资格证书等。2.其他与训练相关的资质证明文件。（六）奖惩记录1.在训练过程中获得的奖励情况，如优秀学员奖、进步奖等。2.违反训练纪律或公司规定的处罚记录。三、档案建立与收集（一）建立流程1.在接到训练人员报名申请后，由人力资源部门负责创建训练人员档案编号，并分配初始档案空间。2.训练人员按照要求填写个人基本信息表格，提交至人力资源部门。3.人力资源部门对提交的信息进行初步审核，确保信息准确无误后，将其录入档案系统。（二）收集渠道1.训练人员自行提交相关资料，如训练申请表格、个人证明文件等。2.训练机构定期向公司提供训练人员的考核成绩、课堂表现评价等资料。3.公司内部相关部门（如培训部门、考核部门）在训练过程中产生的记录，及时整理后移交至人力资源部门纳入档案。四、档案整理与分类（一）整理要求1.对收集到的各类档案资料进行分类整理，去除重复、无效的信息。2.按照档案内容的类别进行排序，确保资料的逻辑性和连贯性。3.对纸质档案进行编号、装订，使其整齐规范。（二）分类方法1.按训练项目分类：将同一训练项目的所有人员档案归为一类，便于查询和统计该项目的训练情况。2.按时间顺序分类：在每个训练项目类别下，按照训练时间先后顺序排列档案，清晰反映训练人员的参与历程。五、档案存储与保管（一）存储方式1.采用电子档案与纸质档案相结合的方式进行存储。2.电子档案存储在公司专门的服务器上，设置不同的文件夹进行分类存放，并定期进行备份，防止数据丢失。3.纸质档案存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找。（二）保管责任1.人力资源部门指定专人负责档案的保管工作，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员要定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）存储环境要求1.电子档案存储服务器应具备良好的硬件设施，保证运行稳定，同时要安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止数据被非法入侵和篡改。2.纸质档案存放的档案柜要保持干燥、通风，避免档案受潮、发霉或被虫蛀。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部相关部门（如人力资源部门、培训部门、考核部门等）因工作需要，可查阅训练人员档案。查阅人员需填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字批准后，方可进行查阅。2.涉及员工个人隐私或公司机密的档案信息，未经公司高层领导批准，严禁查阅。（二）查阅流程1.查阅人员向人力资源部门提交查阅申请表。2.人力资源部门审核申请表，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案资料归还原位，不得擅自涂改、抽取或复制档案内容。（三）借阅规定1.因特殊原因需要借阅训练人员档案的，必须经公司高层领导批准，并办理借阅手续。借阅手续包括填写借阅申请表、签订借阅承诺书等。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向人力资源部门申请并获得批准。3.借阅人员要妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。借阅期满后，应及时归还档案。七、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门定期（每季度）对训练人员档案进行全面检查，核实档案信息的准确性和完整性。2.对于训练人员的基本信息发生变更（如姓名、联系方式、职位变动等），训练人员应及时向人力资源部门提交变更申请，经审核后进行档案信息更新。（二）动态维护1.在训练过程中，培训部门、考核部门等相关部门应及时将训练人员的最新情况（如考核成绩变动、奖惩情况等）反馈至人力资源部门，以便及时更新档案。2.对于已离职的训练人员档案，人力资源部门应进行标注，并按照公司规定进行妥善保管，保管期限根据相关法律法规执行。八、档案安全与保密（一）安全措施1.加强对档案存储场所的安全防范，安装监控设备，限制无关人员进入。2.对电子档案设置不同级别的访问权限，严格控制数据的访问范围。3.定期对档案存储设备进行维护和检查，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案数据丢失。（二）保密要求1.所有接触训练人员档案的工作人员必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.在档案查阅、借阅等过程中，要采取必要的保密措施，防止档案信息被不当获取。3.如发现档案信息有泄露风险，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司领导。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案资料超过保管期限，且已无保存价值的。2.因其他原因需要销毁的档案，如档案内容涉及违法违规或公司机密已不再需要保密的。（二）销毁流程1.由人力资源部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，并附上相关证明材料。2.申请经公司高层领导批准后，成立档案销毁小组，成员包括人力资源部门、财务部门、审计部门等相关人员。3.档案销毁小组对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.采用合适的销毁方式（如粉碎、焚烧等）对档案进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员签字等。5.销毁工作完成