村级档案资料室保管制度

PAGE村级档案资料室保管制度一、总则（一）目的为加强村级档案资料的科学管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合本村实际情况，特制定本保管制度。（二）适用范围本制度适用于本村档案资料室所保管的各类档案资料，包括但不限于党务、村务、财务、人事、工程建设、民生事务等方面形成的文件、记录、图表、声像等资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则村级档案资料室对本村各类档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则档案资料应如实反映本村各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.安全保密原则采取有效措施确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。同时，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则在确保档案资料安全保密的前提下，应便于档案资料的查阅、利用，提高档案资料的使用效率。二、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及相关部门下发的与本村工作有关的文件、通知、指示等。2.本村党组织、村委会形成的各类文件、会议记录、决议、工作计划、工作总结等。3.本村财务收支凭证、账目报表、审计报告等财务档案。4.本村人事档案，包括人员基本信息、考核记录、奖惩情况等。5.本村各类工程建设项目的立项审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。6.本村涉及民生事务的各类资料，如社会保障、医疗卫生、教育文化等方面的文件、报表、统计数据等。7.本村开展各类活动的照片、录像、录音等声像资料。8.其他与本村工作有关的具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门、各岗位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁、损毁。3.对于重要的档案资料，应进行备份，以防原件丢失或损坏。（三）整理方法1.分类按照档案资料的来源、内容、形式等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经济发展类、社会事务类、文化教育类、声像档案类等。2.编号对每一类档案资料进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目编制档案资料目录，包括档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保持档案资料的原貌，不得影响档案资料的查阅和利用。三、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的村级档案资料室，档案资料室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案资料室应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案资料应按照分类、编号顺序存放于档案柜中，不同类别的档案资料应分开存放。2.电子档案资料应存储于专用的存储设备中，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.声像档案资料应按照类别、时间顺序整理，并刻录成光盘或存储于硬盘中，同时建立相应的目录索引，便于查找和利用。（三）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料主要包括本村党组织、村委会的重要文件、决议、历史记录等，以及涉及本村重大权益、重要资产、重要事件等具有长远保存价值的档案资料。长期保管的档案资料一般保管期限为15年至50年，主要包括本村一般性的文件、记录、报表等，以及在一定时期内具有查考利用价值的档案资料。短期保管的档案资料保管期限为5年以下，主要包括本村临时性的文件、资料等，以及在较短时间内需要查考利用的档案资料。2.档案资料保管期限的确定，应根据国家有关规定和本村实际情况进行综合判断，并在档案资料整理时予以明确标注。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案资料进行检查，检查内容包括档案资料的完整性、准确性、保管状况等。2.每月应对档案资料室的温湿度进行检查记录，确保温湿度符合档案保管要求。一般温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.每年应对档案资料进行全面清查，核对档案资料的数量、编号、目录等信息，发现问题及时处理。（五）安全防护1.档案资料室应安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，并定期进行维护和检查，确保设施设备正常运行。2.档案资料室内严禁吸烟和使用明火，不得存放易燃、易爆、易腐等物品。3.档案管理人员应严格遵守档案资料室的安全管理制度，下班前应关闭门窗、电源，确保档案资料安全。4.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，严格限制查阅范围。四、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.本村内部人员查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案资料室查阅。2.外单位人员查阅本村档案资料，应持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经本村党组织或村委会负责人签字同意后，方可到档案资料室查阅。查阅重要档案资料，还需经上级主管部门批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，未经批准，严禁查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案资料室查阅档案资料时，档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督管理。2.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、污损，不得抽取、撤换、销毁档案资料。如需复印、拍照、摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案资料的利用应遵循合法、合理、有效的原则，确保档案资料的正确使用。2.本村内部人员因工作需要利用档案资料，可根据实际情况进行复印、拍照、摘录等，但不得擅自对外提供档案资料。3.外单位人员因工作需要利用本村档案资料，如需对外提供档案资料，应经本村党组织或村委会负责人批准，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。（四）登记与统计1.档案管理人员应建立《档案查阅登记表》，详细记录查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅内容、查阅目的、查阅期限等信息。2.定期对档案资料的查阅利用情况进行统计分析，掌握档案资料的利用动态，为档案资料的管理和利用提供参考依据。五、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案资料的鉴定应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应根据国家有关规定和本村实际情况，结合档案资料的保管期限、现实利用价值等因素进行综合判断。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由本村党组织或村委会负责人担任组长，档案管理人员、相关业务部门人员为成员。鉴定小组负责对拟销毁的档案资料进行审查鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查对拟销毁的档案资料进行逐卷审查，检查档案资料的完整性、准确性、真实性等情况。2.分析评估根据档案资料的保管期限、现实利用价值等因素，对档案资料进行分析评估，判断其是否仍具有保存价值。3.征求意见征求相关部门、人员对拟销毁档案资料的意见，确保鉴定结果的客观性和公正性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案资料，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经本村党组织或村委会负责人批