生态文明股档案管理制度

PAGE生态文明股档案管理制度一、总则（一）目的为加强生态文明股档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，为生态文明建设工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生态文明股在履行职责过程中形成的各类档案，包括但不限于文件、报告、规划、方案、会议记录、调查数据、影像资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：生态文明股档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映生态文明建设工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案资料的齐全、完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为工作决策和业务开展提供便捷服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善生态文明股档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理生态文明股各类档案，进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，实现档案的快速查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案库房的管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理水平和全员档案意识。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在生态文明建设工作中形成档案的收集、整理和初步分类，并定期移交至档案管理部门。2.确保档案形成过程中的原始性、真实性和完整性，对重要档案资料进行备份。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和鉴定等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、整理、保管、查阅、借阅等。3.对档案进行定期检查和盘点，及时发现并处理档案管理中存在的问题。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的与生态文明建设相关的文件、政策法规、指示等。2.生态文明股制定的各类规划、方案、计划、报告、总结等。3.生态文明建设项目的申报材料、审批文件、验收报告等。4.生态环境监测数据、调查研究报告、统计报表等。5.生态文明建设工作会议、专题研讨会议的记录、纪要等。6.与其他部门或单位签订的涉及生态文明建设的合同、协议等。7.生态文明建设工作中的影像资料、图片、音频等。8.其他与生态文明股工作相关的有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.对收集到的档案资料，应进行认真核对，确保其真实性和准确性。3.对于重要档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案的多介质保存。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、时间等因素进行分类。生态文明股档案可分为综合管理类、生态规划类、环境监测类、项目管理类、宣传教育类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的房间。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应设置专门的整理区、查阅区和休息区，确保档案管理工作的有序开展。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和盘点，检查档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。3.做好档案库房的温湿度控制，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.采取有效的防虫、防霉、防火、防盗等措施，确保档案的安全。对档案库房应安装防火报警装置、防盗门窗等设施。5.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。同时，要做好电子档案的病毒防护和数据安全管理。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本单位工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经生态文明股负责人批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的，需经上级主管部门批准。3.查阅档案应在档案管理部门指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员根据查阅需求提供档案，并做好查阅登记。3.查阅人应在规定时间内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人的需求，提供档案原件或复印件。如需提供复印件，应经档案管理人员核对无误后加盖档案管理部门印章。2.查阅人可对档案进行摘录、拍照、复印等，但不得擅自涂改、损毁档案内容。3.对于涉及重要信息或机密的档案，档案管理人员应根据保密规定进行管理，严格控制查阅范围和利用方式。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由生态文明股负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对生态文明建设工作具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：保管期限为16年至50年的档案，主要是在一定时期内对生态文明建设工作有查考利用价值的档案。3.短期保管：保管期限为1年至15年的档案，主要是在较短时间内对工作有参考价值的档案。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经生态文明股负责人批准后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程中应确保档案信息彻底销毁，不得泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立生态文明股档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和网络化查询。2.提高档案管理工作的效率和质量，为生态文明建设工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理、存储和管理。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.系统功能模块：档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作的信息化流程。4.数据安全管理：加强档案管理信息系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练