政府机关档案安全管理制度

PAGE政府机关档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强政府机关档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统，有效保护和利用档案资源，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本政府机关各部门及所属单位档案的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防和应对各类安全风险。2.预防为主原则：强化安全意识，建立健全安全防范机制，做到防患于未然。3.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法依规开展档案安全管理工作。4.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，确保档案管理工作规范有序。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和方针政策，制定本机关档案安全管理制度并组织实施。2.负责对本机关各部门档案安全管理工作进行指导、监督和检查。3.组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高档案工作人员的安全意识和业务能力。4.负责档案库房的日常管理，确保档案存储环境安全。5.制定档案安全应急预案，组织开展应急演练，提高应对突发事件的能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的安全。2.建立健全本部门档案安全管理制度，明确专人负责档案安全管理工作。3.配合档案管理部门做好档案安全检查、评估和应急处置工作。4.对本部门档案工作人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。（三）档案工作人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，做好档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节的安全防范。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的完整和准确。4.发现档案安全问题及时报告，并采取有效措施进行处理。5.参加档案安全培训和应急演练，提高安全意识和应急处置能力。三、档案收集与整理安全（一）收集安全1.在档案收集过程中，工作人员要严格遵守相关规定，确保档案来源合法、真实、完整。2.对接收的档案进行认真核对，检查档案的数量、内容、载体等是否符合要求。3.对于重要档案或存在安全隐患的档案，要进行专门登记，并采取相应的安全措施。（二）整理安全1.档案整理工作应在符合安全要求的环境中进行，避免档案受到损坏、丢失或篡改。2.整理档案时，要严格按照档案分类标准和编号规则进行操作，确保档案分类准确、编号唯一。3.对整理过程中发现的问题要及时记录并报告，采取措施进行妥善处理。四、档案存储安全（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点建设，确保库房安全。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，配备必要的安全设施设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等。3.定期对库房进行检查和维护，确保安全设施设备正常运行。4.库房应设置明显的安全警示标志，严禁无关人员进入。（二）档案装具与存放1.选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放安全。2.按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保护措施，如使用专门的装具、进行复制备份等。（三）存储环境要求1.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。3.避免阳光直射档案，防止档案褪色、老化。五、档案利用安全（一）利用流程1.严格执行档案利用审批制度，利用者需填写档案利用申请表，经相关部门负责人审批后，方可查阅、借阅档案。2.档案管理人员应按照审批意见提供档案，并对利用过程进行全程监督。3.利用者应在规定的时间和地点使用档案，不得擅自将档案带出指定场所。4.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员要认真核对档案的数量和完整性。（二）利用场所安全1.档案利用场所应具备良好的通风、照明条件，确保利用者的身体健康。2.配备必要的安全设施设备，如防火器材、防盗报警装置等，保障利用场所的安全。3.定期对利用场所进行检查和维护，消除安全隐患。（三）电子档案利用安全1.对电子档案的利用应采取严格的身份认证和授权管理措施，防止电子档案被非法获取或篡改。2.利用电子档案时，应使用专用的计算机设备，并安装必要的安全防护软件。3.对电子档案的查阅、下载、打印等操作应进行记录，以便追溯和审计。六、档案传输与交换安全（一）传输安全1.档案传输应采用安全可靠的传输方式，如加密传输、专用网络传输等，防止档案在传输过程中被窃取或篡改。2.对传输的档案进行加密处理，确保档案内容的保密性。3.在传输档案前，要对传输设备和网络进行检查，确保传输环境安全。（二）交换安全1.档案交换应遵循相关规定和程序，签订交换协议，明确双方的权利和义务。2.对交换的档案进行严格的审核和登记，确保档案的合法性和完整性。3.在交换档案时，要采取必要的安全措施，如专人护送、加密存储等，防止档案丢失或泄露。七、档案数字化安全（一）数字化流程安全1.档案数字化工作应在符合安全要求的场所进行，配备必要的安全设施设备。2.对参与数字化工作的人员进行安全培训，明确安全责任和操作规范。3.在数字化过程中，要对档案进行备份，防止数据丢失。4.对数字化成果进行质量检查，确保数字化档案的准确性和完整性。（二）存储与管理安全1.数字化档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。2.建立数字化档案存储管理系统，对数字化档案进行分类、编号、存储和检索。3.对数字化档案的访问进行严格的权限管理，防止非法访问和数据泄露。（三）安全审计与监控1.建立数字化档案安全审计机制，对数字化档案的操作过程进行审计和监控。2.定期对数字化档案存储设备进行检查和维护，确保存储设备的安全。3.对发现的安全问题及时进行处理，并记录处理情况。八、档案安全检查与评估（一）定期检查1.档案管理部门应定期组织对本机关各部门档案安全管理工作进行检查，每年不少于[X]次。2.检查内容包括档案管理制度执行情况、档案存储环境、档案利用情况、档案安全设施设备运行情况等。3.对检查中发现的问题要及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。（二）专项检查1.根据档案安全管理工作的需要，适时组织专项检查，如对重要档案、涉密档案的安全检查等。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查重点和方法。3.对专项检查中发现的问题要进行深入分析，提出针对性的整改措施。（三）安全评估1.定期对本机关档案安全管理工作进行评估，评估周期为[X]年。2.评估内容包括档案安全管理制度的科学性、合理性和有效性，档案安全设施设备的配备和运行情况，档案工作人员的安全意识和业务能力等。3.根据评估结果，总结经验教训，提出改进措施，不断完善档案安全管理工作。九、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急演练1.定期组织开展档案安全应急演练，演练周期为[X]年。2.演练内容包括火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件的应急处置。3.通过演练，检验应急预案的可行性，提高档案工作人员的应急处置能力。（三）应急处置措施1.发生档案安全突发事件时，应立即启动应急预案，迅速采取措施进行处置。2.保护现场，及时向上级主管部门报告，并配合相关部门进行调查处理。3.对受损档案进行抢救和修复，尽量减少损失。4.总结经验教训，对应急预案进行修订和完善。十、档案安全培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据档案安全管理工作的实际需要和档案工作人员的业务水平进行制定。（二）培训内容1.国家有关档案安全管理的法律法规和方针政策。2.档案安全管理制度和操作规程。3.档案安全防范知识和技能，如消防知识、防盗知识、保密知识等。4.档案数字化安全知识和技能。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家进行授课。2.开展在线培训，利用网络平台提供培训课程。3.组织实地参观学习，借鉴其他单位的先进经验。十一、档案安全奖惩制度（一）奖励1.对在档案安全管理工作中表现突出的部