娃哈哈会计档案管理制度

PAGE娃哈哈会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强娃哈哈会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于娃哈哈公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.公司财务部门负责会计档案的整理、立卷、归档、保管和销毁等工作，并指定专人负责会计档案管理。2.公司档案管理部门负责对会计档案的归档工作进行指导和监督，确保会计档案的整理符合档案管理的要求。3.各部门应积极配合财务部门做好会计档案的收集、整理和移交工作，确保会计档案的完整和准确。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单等各种外来和自制的原始凭证。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的记账凭证，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记的账簿，全面反映公司的经济业务。2.明细账：按照明细科目分类登记的账簿，详细记录各项经济业务的发生情况。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，序时记录现金和银行存款的收支情况。4.其他辅助账簿：如固定资产明细账、往来明细账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告：在月度财务会计报告的基础上，增加相关附注和说明。3.年度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：反映公司银行存款日记账与银行对账单之间的差异及调节情况。2.银行对账单：银行提供的公司银行账户的收支明细记录。3.会计档案移交清册：记录会计档案从一个部门或人员移交到另一个部门或人员的详细情况。4.会计档案保管清册：记录会计档案的种类、数量、保管期限等信息。5.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁的原因、时间、种类、数量等信息。6.会计电算化数据：包括会计软件备份数据、电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告等。三、会计档案的整理（一）分类标准1.按照会计档案的种类进行分类，如会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。2.在每一类中，再按照时间顺序进行排列。（二）编号方法1.会计凭证：按照月份和凭证号顺序编号，如“20XX年X月第X号”。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等分别编号，如总账编号为“1”，明细账编号为“2”，日记账编号为“3”等。3.财务会计报告：按照年度和报告种类编号，如“20XX年度资产负债表”编号为“120XX”，“20XX年度利润表”编号为“220XX”等。4.其他会计资料：按照资料种类和时间顺序编号，如银行存款余额调节表编号为“420XX年X月”，银行对账单编号为“520XX年X月”等。（三）装订要求1.会计凭证应按月装订成册，每册厚度一般不超过2厘米。2.装订时应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.会计账簿应在年度终了后及时整理装订，封面应注明单位名称、账簿名称、年度等信息。4.财务会计报告应按照规定的格式和要求进行装订，封面应注明单位名称、年度、报告种类等信息。5.其他会计资料应根据资料的特点进行装订，确保整齐、牢固。四、会计档案的归档（一）归档时间1.会计凭证应在月度终了后15日内装订成册，并及时归档。2.会计账簿应在年度终了后30日内整理装订，并归档。3.财务会计报告应在年度终了后4个月内归档。4.其他会计资料应在形成后及时归档。（二）归档程序1.财务部门负责将整理好的会计档案移交档案管理部门。2.档案管理部门在接收会计档案时，应认真核对档案的种类、数量、编号、装订等情况，确保档案的完整和准确。3.档案管理部门应按照规定的分类标准和编号方法，对会计档案进行重新整理和编号，并登记会计档案保管清册。4.会计档案保管清册应一式两份，一份由档案管理部门保管，一份由财务部门保管。五、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿的保管期限为30年。2.财务会计报告的保管期限为年度财务会计报告永久保管，月度、季度财务会计报告保管期限为10年。3.其他会计资料的保管期限按照国家有关规定执行，如银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，会计档案移交清册、保管清册、销毁清册保管期限为永久。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保会计档案的安全。2.会计档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.档案管理部门应定期对会计档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。六、会计档案的查阅与复制（一）查阅权限1.本公司内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，并在档案管理部门进行查阅。2.外单位人员查阅会计档案，需持有单位介绍信，并经本单位负责人批准，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字确认。2.财务部门负责人或本单位负责人根据查阅人员的申请进行审批，并在申请表上签署意见。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的会计档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等信息。4.查阅人员应在规定的时间内归还查阅的会计档案，并在查阅记录上签字确认。（三）复制规定1.如需复制会计档案，查阅人员应填写《会计档案复制申请表》，注明复制内容、复制份数、复制用途等信息，并签字确认。2.财务部门负责人或本单位负责人根据复制人员的申请进行审批，并在申请表上签署意见。3.档案管理部门根据审批意见，为复制人员提供相应的会计档案，并安排专人进行复制。复制人员应在档案管理部门指定的地点进行复制，不得将会计档案带出档案管理部门。4.复制完成后，档案管理部门应对复制的会计档案进行核对，确保复制内容与原件一致，并在复制申请表上签字确认。5.复制人员应在规定的时间内归还复制的会计档案，并在复制申请表上签字确认。七、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满且无未了事项的会计档案，可以按照规定程序进行销毁。2.保管期满但涉及未了事项的会计档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的会计档案进行清理，编制《会计档案销毁清册》，注明会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由财务部门负责人和档案管理部门负责人签字确认。2.公司应成立会计档案销毁鉴定小组，由财务部门、档案管理部门等相关人员组成，对拟销毁的会计档案进行鉴定，审核《会计档案销毁清册》的内容是否真实、准确、完整。3.经鉴定小组审核通过后，《会计档案销毁清册》应报本单位负责人批准。4.档案管理部门应按照本单位负责人的批准意见，组织实施会计档案销毁工作。销毁时，应由档案管理部门、财务部门等相关人员共同监销，并在销毁现场进行拍照或录像，确保销毁过