水产合作社档案管理制度

PAGE水产合作社档案管理制度一、总则（一）目的为加强本水产合作社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本水产合作社各部门及全体成员在各项生产经营活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：合作社档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映合作社的生产经营活动和历史发展过程。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案资料的齐全。4.保密性原则：对涉及合作社商业秘密、技术秘密等重要档案进行严格保密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责合作社档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.建立档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查询利用。3.负责档案的保管、维护，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.按照规定办理档案的借阅、查阅手续，对档案的利用情况进行登记和统计。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后实施销毁。6.参与档案信息化建设，将重要档案进行数字化处理，建立电子档案库。（三）各部门职责1.负责本部门在生产经营活动中形成的各类档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。3.对本部门档案的真实性、完整性负责，确保档案资料符合归档要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括合作社的章程、制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。2.生产经营档案：涵盖水产养殖技术资料、养殖生产记录、销售合同、采购合同、物流运输记录等。3.技术研发档案：如水产新品种培育资料、养殖新技术研究报告、技术创新成果等。4.质量安全档案：包括水产品质量检测报告、生产过程质量控制记录、食品安全相关文件等。5.市场拓展档案：市场调研资料、客户信息、营销活动记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.对收集到的档案要进行初步审核，保证档案内容真实、准确、完整，符合归档要求。3.对于重要档案或具有保存价值的档案，应同时收集电子文档和纸质文档。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为综合类、生产类、技术类、质量类、市场类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行整理装订，保持档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括合作社章程、重要合同协议、财务审计报告等具有重要历史价值和法律意义的文件。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，如生产经营活动中的重要记录、技术研发成果等。4.短期保管的档案期限一般为1年至10年，如一般性的文件、报表等。（三）档案保管要求1.档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对电子档案要进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护和更新。五、档案的利用（一）查阅权限1.合作社成员因工作需要可查阅与其工作相关的档案。2.外部单位或个人查阅档案需经合作社负责人批准，并办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.经批准后，档案管理人员应按照规定提供档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意。（三）借阅权限1.重要档案一般不对外借阅，确因工作需要借阅的，需经合作社负责人批准。2.合作社成员借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、期限等信息。（四）借阅期限1.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案管理人员应及时催还。（五）归还要求1.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时查明原因并报告。2.对归还的档案进行核对无误后，在《档案借阅登记表》上注明归还日期。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，提出销毁意见。（三）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.将《档案销毁清册》报合作社负责人批准。3.批准后，由档案管理人员和指定人员共同在指定地点对档案进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对重要档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类存储和管理，同时建立相应的索引和目录。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和修改。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：记录档案借阅情况，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理功能：设置不同用户的访问权限，确保档案信息安全。（四）数据安全1.采取数据备份、加密等措施，保障电子档案数据的安全。2.定期对电子档案数据进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。八、监督与检查（一）监督机制建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案收集、整理、保管、利用等环节的工作情况。2.档案管理人员的职责履行情况。3.档案管理制度的执行情况。（三）问题整改对检查中发现的问题，应及时下达整改通