出入境档案怎样管理制度

PAGE出入境档案怎样管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织出入境档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所有涉及出入境活动的人员档案管理，包括但不限于因公出国（境）、因私出国（境）等相关档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关出入境管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证档案内容真实反映出入境活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司/组织对出入境档案信息的需求。二、档案管理职责（一）管理部门及职责1.人力资源部门负责统筹协调出入境档案管理工作，制定相关管理制度和流程。审核出入境申请材料，确保申请内容符合公司/组织规定和国家法律法规要求。建立和维护员工出入境档案信息系统，及时更新档案数据。定期对出入境档案进行整理、归档和保管，确保档案的完整性和规范性。2.外事部门（如有）协助人力资源部门做好因公出国（境）相关工作，提供外事政策咨询和指导。负责因公出国（境）任务的审批、备案等工作，确保出国（境）任务符合外事规定。参与因公出国（境）人员档案的审核和管理，提供相关外事业务支持。3.财务部门负责审核出入境费用的预算和报销，确保费用支出合理合规。协助人力资源部门做好出入境费用的核算和统计工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责收集、整理各类出入境申请材料，确保材料齐全、完整。对收集到的材料进行初步审核，检查材料的真实性、合法性和有效性。2.档案整理与归档按照档案管理的分类标准，对出入境档案进行分类整理，编制档案目录。将整理好的档案材料进行归档，确保档案存放有序，便于查找和利用。3.档案保管负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案不受损坏。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。4.档案利用根据公司/组织的需求，及时提供出入境档案的查阅、借阅服务。严格按照档案利用规定，办理查阅、借阅手续，做好登记和记录。对档案利用情况进行跟踪和反馈，确保档案使用后及时归还和妥善保管。5.档案保密严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，采取特殊的保密措施。三、出入境档案的内容与分类（一）档案内容1.出入境申请材料因公出国（境）：包括出国（境）任务批件、护照申请材料、签证申请材料、出国（境）人员名单、行程安排等。因私出国（境）：包括护照申请材料、签证申请材料、个人声明、相关证明文件等。2.出入境记录护照出入境记录页复印件。签证页复印件。出入境边检记录等相关材料。3.其他相关材料出国（境）培训、会议、考察等活动的总结报告。因私出国（境）人员的情况说明（如请假条、工作交接情况等）。与出入境活动相关的其他文件和资料。（二）档案分类1.按人员类别分类管理人员出入境档案。技术人员出入境档案。普通员工出入境档案。2.按出入境事由分类因公出国（境）档案。因私出国（境）档案。3.按时间顺序分类年度出入境档案。季度出入境档案。月度出入境档案。四、出入境档案的收集与整理（一）收集要求1.及时收集：在出入境申请获批后，相关部门应及时将申请材料及出入境记录等相关资料提交给档案管理人员。2.完整收集：确保收集到的档案材料齐全，包括申请表、审批文件、护照及签证复印件、出入境记录等所有相关资料。3.真实准确：收集的材料必须真实反映出入境活动的实际情况，数据准确无误，不得伪造、篡改档案内容。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.编号登记：为每份档案编制唯一的编号，并进行详细登记，记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.编制目录：根据分类整理的结果，编制档案目录，注明每份档案的编号、名称、日期、页码等，方便查找和利用。4.装订成册：对于纸质档案，将相关材料按照一定顺序装订成册，确保档案整齐、牢固。五、出入境档案的保管（一）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。将纸质档案存放在档案柜中，按照档案分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对出入境档案进行数字化存储。定期对电子档案进行备份，备份数据存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。对电子档案管理系统设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案。（二）保管期限1.因公出国（境）档案与出国（境）任务相关的档案材料保管期限为自出国（境）任务结束之日起[X]年。涉及重要项目、重大决策等特殊情况的因公出国（境）档案，保管期限可适当延长，但最长不超过[X]年。2.因私出国（境）档案因私出国（境）人员的档案材料保管期限为自其回国（境）之日起[X]年。（三）档案保管检查1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等。纸质档案检查：查看档案是否有破损、褪色、霉变等情况，档案装订是否牢固，目录与档案内容是否一致。电子档案检查：检查电子档案管理系统的运行情况，确保数据存储安全，备份数据是否完整可用，访问权限设置是否合理。2.不定期抽查：除定期检查外，公司/组织应不定期对出入境档案进行抽查，及时发现和解决档案保管过程中存在的问题。六、出入境档案的利用（一）查阅与借阅规定1.内部查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅出入境档案的，应填写《出入境档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。申请表经所在部门负责人审批后，提交给档案管理人员。档案管理人员根据审批意见，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记。查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行复印登记。2.外部查阅因特殊情况需要外部单位查阅公司/组织出入境档案的，必须经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议。外部查阅人员应按照公司/组织的安排，在指定地点由档案管理人员陪同查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。查阅结束后，档案管理人员应对查阅情况进行详细记录。3.借阅公司/组织内部人员因工作需要借阅出入境档案的，应填写《出入境档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息。申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。借阅期满后，应及时归还档案。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的责任。（二）利用登记与跟踪1.利用登记：档案管理人员应对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。2.跟踪反馈：对档案利用情况进行跟踪，了解档案使用效果。如发现档案利用过程中存在问题或对档案利用有其他反馈意见，应及时与相关部门和人员沟通，采取措施加以解决。七、出入境档案的保密与安全（一）保密制度1.保密教育：对涉及出入境档案管理的工作人员进行保密教育，提高保密意识，明确保密责任。2.保密措施对档案库房、档案查阅室等场所设置必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。对档案管理人员进行权限管理，严格限制其对档案信息的访问范围，确保只有经过授权的人员才能接触到敏感档案信息。对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。在档案查阅、借阅过程中，要求查阅（借阅）人员严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）安全管理措施1.防火安全：档案库房应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，确保档案库房的消防安全。2.防潮防虫安全：档案库房应保持适宜的温度和湿度，采取防潮、防虫措施，如安装除湿设备、放置防虫药品等，防止档案受潮、发霉、虫蛀。3.防盗安全：档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范。档案管理人员应定期对库房进行巡查，确保档案安全。4.数据安全：对于电子档案，要采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。定期对电子档案管理系统进行安全检查和维护，及时更新系统安全补丁，防范网络安全风险。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.鉴定周期：公司/组织应定期对出入境档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.鉴定小组：成立由档案管理部门、人力资源部门、外事部门（如有）等相关人员组成的档案鉴定小组，负责对档案进行鉴定。3.鉴定标准：根据档案保管期限和实际利用价值，对出入境档案进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有重要利用价值的档案，应继续保存。（二）销毁程序1.编制销毁清单：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《出入境档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审批：《出入境档案销毁清单》经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案管理人员按照审批后的销毁清单，对拟销毁的档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.监销：在档案销毁过程中，应安排专人进行监销，