村委会扶贫档案管理制度

PAGE村委会扶贫档案管理制度一、总则（一）目的为加强村委会扶贫档案管理，确保扶贫工作档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的凭证和参考作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村在扶贫工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于扶贫项目申报、实施、验收过程中产生的文件，贫困户信息采集、帮扶记录、脱贫成效评估等相关材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则扶贫档案由村委会指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的遗失或损坏。2.真实准确原则档案内容必须如实反映扶贫工作的实际情况，数据准确、记录详实，严禁弄虚作假。3.规范有序原则按照统一的分类标准、编号规则和整理方法进行档案管理，保证档案的规范有序，便于查阅和利用。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，严格限制查阅范围，防止无关人员接触档案内容。二、档案管理职责（一）村委会档案管理小组职责成立以村委会主任为组长，村文书为副组长，各扶贫工作相关人员为成员的档案管理小组。其职责如下：1.负责制定和修订本村扶贫档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各扶贫工作岗位人员做好档案资料的收集、整理、归档工作。3.定期对扶贫档案进行检查、评估，确保档案管理工作符合制度要求。4.协调解决档案管理工作中出现的问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责扶贫档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等具体工作，确保档案资料的及时归档和妥善保管。2.建立档案借阅登记制度，严格按照规定办理档案借阅手续，对借阅情况进行详细记录。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、检查档案保管状况，发现问题及时报告并采取措施解决。4.做好档案的安全防护工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案的安全与完整。5.协助档案管理小组开展档案管理相关工作，如档案检查、评估等，并及时反馈工作中存在的问题和建议。（三）各扶贫工作岗位人员职责1.在工作过程中及时收集、整理本岗位产生的各类文件资料，并按照档案管理要求进行初步分类和整理，定期移交档案管理人员。2.确保所提供的档案资料真实、准确、完整，对档案内容的真实性负责。3.配合档案管理人员做好档案的整理、归档、查阅等工作，按照规定提供相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.扶贫政策文件包括国家、省、市、县各级政府出台的扶贫政策法规、指导性文件、实施方案等。2.扶贫项目资料扶贫项目申报书、可行性研究报告、项目审批文件、招投标文件、项目合同、项目实施过程中的各类记录（如工程进度、资金使用情况、物资采购清单等）、项目验收报告等。3.贫困户信息档案贫困户申请书、家庭基本情况调查表、贫困证明材料、帮扶计划、帮扶记录、脱贫成效评估报告等。4.扶贫工作会议记录村委会组织召开的扶贫工作会议、专题研讨会、培训会议等的会议纪要、决议、签到表等。5.扶贫资金管理资料扶贫资金预算文件、资金拨付凭证、资金使用台账、财务审计报告等。6.其他与扶贫工作相关的资料如扶贫工作宣传资料、影像资料、社会捐赠记录等。（二）收集要求1.各岗位人员应按照档案收集范围，及时收集本岗位产生的各类文件资料，并于每月底前移交档案管理人员。2.收集的文件资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于破损、褪色的文件，应进行修复或复制；对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份保存。3.档案管理人员对收集到的文件资料进行初步审核，对不符合要求的资料及时反馈给相关人员进行补充或修正。（三）整理方法1.分类按照扶贫工作的不同类别和内容，将档案分为综合类、项目类、贫困户类、资金类、宣传类等若干类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目，如项目类可分为产业扶贫项目、基础设施建设项目等；贫困户类可按照贫困类型、帮扶措施等进行细分。2.编号为便于档案的查找和管理，对每一份档案进行编号。编号采用“年度类别流水号”的格式，例如“2023项目001”表示2023年的项目类档案中的第1份文件。3.装订对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订。一般先将文件资料按顺序排列，在左侧装订，确保装订牢固、整齐，不掉页、不压字。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内首页，另一份单独成册，作为档案检索工具。四、档案的保管与保护（一）保管期限扶贫档案的保管期限根据其重要程度和实际利用价值分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案涉及扶贫政策法规、重大扶贫项目决策、扶贫资金审计报告、贫困户脱贫攻坚全过程重要资料等，应永久保存。2.长期保管的档案扶贫项目实施过程中的一般性文件、贫困户帮扶记录、扶贫工作阶段性总结等，保管期限为30年。3.短期保管的档案临时性的扶贫工作文件、宣传资料等，保管期限为10年。（二）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持清洁、通风良好。（三）保护措施1.防火档案库房应安装防火报警装置，配备灭火器等消防器材。严禁在库房内吸烟和使用明火，定期检查消防设施的有效性。2.防潮控制库房内的湿度，保持相对湿度在40%60%之间。可采用除湿机、通风设备等进行调节，防止档案受潮发霉。3.防虫对档案进行防虫处理，可在库房内放置防虫药品，定期检查档案是否有虫蛀现象，发现问题及时采取措施。4.防盗加强库房的安全防护设施，安装防盗门、防盗窗、监控设备等，确保档案库房安全。严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。5.防光档案库房应采用防光窗帘、遮光灯具等措施，避免阳光直射档案，防止档案褪色、老化。6.防尘保持库房清洁，定期打扫地面、擦拭档案装具，防止灰尘积聚在档案上。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.因工作需要查阅扶贫档案的本村工作人员，经档案管理小组组长批准后，可在档案管理人员的陪同下查阅相关档案。2.上级主管部门、审计部门、纪检监察部门等因工作需要查阅档案的，需出具正式的查阅函，并经村委会负责人批准后，由档案管理人员提供查阅服务。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格限制查阅范围，未经授权不得查阅。（二）查阅手续1.查阅人员需填写《扶贫档案查阅登记表》，详细登记查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.档案管理人员根据查阅登记表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅过程中进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上注明归还日期。（三）利用方式1.复印对于需要复印的档案资料，查阅人员应填写《扶贫档案复印申请表》，经档案管理小组组长批准后，由档案管理人员按照规定进行复印，并加盖档案查阅专用章。2.摘录查阅人员如需摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在指定的摘录范围内进行摘录。摘录内容应注明出处，由档案管理人员核对无误后签字确认。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村委会主任担任组长，档案管理小组其他成员及相关业务人员为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、实际利用价值等因素，对到期档案进行全面审查和鉴定。对于已失去保存价值的档案，可提出销毁意见；对于仍有参考价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《扶贫档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.将《扶贫档案销毁清册》报村委会负责人审核批准。3.经批准后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点对档案进行销毁。销