央企建立职工档案制度方案

PAGE央企建立职工档案制度方案一、总则（一）目的为加强央企职工档案管理，维护职工合法权益，促进企业人力资源的合理配置和有效利用，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本职工档案制度方案。（二）适用范围本方案适用于本央企全体在职职工及离职未满规定期限的职工档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和政策要求，确保职工档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：职工档案内容必须真实、准确、完整，如实反映职工的工作经历、业绩表现、奖惩情况等。3.保密安全原则：妥善保管职工档案，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案管理工作效率，为企业和职工提供便捷的服务。二、职工档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。3.家庭住址、紧急联系人姓名及联系方式。（二）学历学位1.最高学历、学位证书复印件。2.学历教育经历，包括入学时间、毕业时间、就读学校、专业等。3.非学历教育培训经历，如职业技能培训、语言培训等相关证书及证明材料。（三）工作经历1.入职本央企时间、所在部门、岗位名称及职责描述。2.历任工作单位名称、入职时间、离职时间、担任职务、工作业绩及奖惩情况。3.工作调动记录，包括调动原因、调动时间、调入调出单位等相关材料。（四）劳动合同1.与本央企签订的劳动合同文本复印件。2.劳动合同变更、续签、解除等相关记录及证明材料。（五）薪酬福利1.工资发放记录，包括每月工资明细、奖金发放情况等。2.社会保险、住房公积金缴纳记录及相关证明材料。3.福利待遇享受情况，如带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等休假记录及补贴发放情况。（六）培训与发展1.参加企业内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训效果评估等。2.职业发展规划相关材料，如个人职业发展目标、培训需求分析报告等。（七）绩效考核1.年度、季度绩效考核结果及相关评价材料。2.绩效改进计划及实施情况记录。（八）奖惩情况1.获得的各类奖励，包括国家级、省部级、企业级奖励等，获奖证书及相关表彰文件复印件。2.受到的纪律处分、行政处罚等相关记录及处理决定文件。（九）职业资格证书1.专业技术资格证书、职业技能等级证书等复印件。2.证书取得时间、有效期等相关信息记录。（十）其他材料1.职工个人提交的重要材料，如个人工作总结、科研成果、荣誉事迹等。2.企业认为有必要归档的其他与职工相关的材料。三、职工档案建立与收集（一）建立流程1.新职工入职时，人力资源部门负责向其发放职工档案建立所需材料清单，并指导其填写个人基本信息表。2.职工按照要求如实填写相关信息，并提交学历学位证书、身份证等证明材料复印件。3.人力资源部门负责对职工提交的材料进行初步审核，确保材料真实、完整、有效。审核通过后，将相关材料录入职工档案管理系统，并按照档案内容分类进行整理归档。（二）收集渠道1.职工主动提交：职工应按照企业要求，定期提交个人相关材料，如学历学位证书更新、职业资格证书取得等。2.部门协助收集：各部门负责收集本部门职工的工作业绩、奖惩情况、培训记录等相关材料，并及时移交人力资源部门归档。3.企业内部信息系统提取：通过企业内部人力资源管理系统、财务系统、办公自动化系统等，提取与职工相关的信息，如工资发放记录、考勤情况、绩效考核结果等，作为职工档案的补充材料。四、职工档案整理与归档（一）整理要求1.按照档案内容分类，将职工档案材料进行有序排列，同一类材料按照时间顺序排列。2.对每份材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.去除材料中的金属物，如订书钉、回形针等，确保档案材料的整洁。4.对破损、褪色的材料进行修复或复制，保证档案材料的完整性。（二）归档方式1.纸质档案归档：将整理好的纸质档案材料装入档案盒，在档案盒封面和侧面标注职工姓名、档案编号、档案内容类别等信息，并按照档案类别顺序存放在档案柜中。2.电子档案归档：建立职工电子档案库，将职工档案材料的电子版本按照纸质档案的分类方式进行存储，并建立索引目录，方便查询和检索。电子档案应定期进行备份，确保数据安全。五、职工档案查阅与借阅（一）查阅权限1.职工本人有权查阅自己的档案，了解档案内容。2.企业内部因工作需要查阅职工档案的，需经所在部门负责人批准，并填写《职工档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。查阅完毕后，应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。3.外部单位因司法调查、审计等特殊原因需要查阅职工档案的，必须持有相关单位出具的正式介绍信，并经企业人力资源部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，企业应安排专人陪同，确保档案安全。（二）借阅规定1.原则上不允许借阅职工档案，如因特殊情况确需借阅的，需经企业分管领导批准，并填写《职工档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员必须妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，并在档案借阅登记表上注明归还情况。六、职工档案变更与补充（一）变更情形1.职工个人基本信息发生变更，如姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址等，应及时向人力资源部门提交变更申请，并提供相关证明材料。2.职工工作经历、岗位变动、劳动合同变更等情况发生变化时，相关部门应及时将变动信息及证明材料移交人力资源部门，更新职工档案。3.职工学历学位、职业资格证书等信息发生变更，应提交新的证书复印件及相关证明材料，由人力资源部门进行档案更新。（二）补充流程1.职工发现档案中缺少重要材料或需要补充新的材料时，应向人力资源部门提出补充申请，并提交相关材料。2.人力资源部门对职工提交的补充材料进行审核，审核通过后，按照档案整理与归档要求，将补充材料归入职工档案。七、职工档案保管与保密（一）保管职责1.企业设立专门的档案管理部门或指定专人负责职工档案的保管工作。2.档案保管人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理流程，严格遵守档案管理制度。3.档案保管部门应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全存放。（二）保密措施1.对涉及职工个人隐私的档案信息进行严格保密，未经职工本人同意，不得向任何单位或个人泄露。2.档案保管人员应严格遵守保密制度，不得擅自查阅、复制、传播职工档案信息。3.在档案查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，对查阅、借阅人员进行保密提醒，防止档案信息泄露。4.定期对档案保管环境进行检查，确保档案安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。八、职工档案的转移与注销（一）转移情形1.职工离职时，人力资源部门应及时办理职工档案转移手续。职工离职后，需将档案转移至新的工作单位或户籍所在地的公共就业服务机构等。2.职工因工作调动等原因，需要将档案转移至其他单位的，人力资源部门应按照相关规定办理档案转移手续。（二）转移流程1.职工离职或调动前，应向人力资源部门提交档案转移申请，并提供接收单位的名称、地址、联系方式等信息。2.人力资源部门审核职工档案转移申请，确认档案内容完整、无欠费等情况后，开具《职工档案转移通知单》。3.档案保管人员按照《职工档案转移通知单》的要求，将职工档案整理密封，并在规定时间内将档案移交至接收单位或公共就业服务机构。4.接收单位或公共就业服务机构收到职工档案后，应及时与人力资源部门进行确认，并在档案转移回执上签字盖章后反馈给人力资源部门。（三）注销规定1.职工死亡或被宣告死亡的，其档案应按照国家有关规定进行注销。2.档案注销前，应将职工档案进行整理封存，并按照规定保存一定期限后，报经企业领导批准后进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案信息彻底消除。九、监督与检查（一）监督机制1.企业建立职工档案管理监督机制，定期对职工档案管理工作进行检查和评估。2.人力资源部门负责对本部门及各下属单位职工档案管理工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.企业内部审计部门定期对职工档案管理情况进行审计，重点检查档案管理制度执行情况、档