四川会计档案数字化制度

PAGE四川会计档案数字化制度一、总则（一）目的为了加强四川地区会计档案管理，提高会计档案管理的效率和质量，实现会计档案的数字化存储、利用和管理，依据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》以及国家相关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于四川省行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案数字化管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：会计档案数字化工作应严格遵守国家法律法规，确保数字化过程合法合规。2.真实性原则：保证数字化后的会计档案真实、准确、完整地反映单位经济业务活动。3.安全性原则：采取有效措施保障会计档案数字化信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循统一的数字化标准和规范，确保会计档案数字化成果的一致性和规范性。5.便利性原则：通过数字化手段提高会计档案的检索、利用效率，方便单位内部和外部相关人员查阅和使用。二、会计档案数字化管理职责（一）单位负责人职责1.对本单位会计档案数字化管理工作负总责，确保会计档案数字化工作符合法律法规和本制度要求。2.统筹协调单位内部资源，保障会计档案数字化工作所需的人员、设备、资金等。3.监督检查会计档案数字化管理工作的开展情况，对存在的问题及时提出整改要求。（二）档案管理部门职责1.负责制定会计档案数字化工作计划和实施方案，并组织实施。2.组织开展会计档案的收集、整理、分类、编号等前期准备工作，确保档案资料的完整性和规范性。3.协调安排档案数字化加工场所，监督数字化加工过程，保证数字化成果质量。4.负责建立会计档案数字化存储系统，对数字化档案进行存储、保管和维护，确保档案信息安全。5.按照规定提供会计档案数字化查询、借阅服务，做好相关记录和登记工作。（三）财务部门职责1.协助档案管理部门做好会计档案的整理和核对工作，确保会计档案内容准确无误。2.参与制定会计档案数字化工作流程和标准，提供财务专业意见和建议。3.根据实际工作需要，提出会计档案数字化后的利用需求，配合档案管理部门做好相关服务工作。（四）信息技术部门职责1.负责提供会计档案数字化所需的技术支持和设备保障，确保数字化工作顺利进行。2.建立和维护会计档案数字化管理系统，保障系统的稳定运行和数据安全。3.对数字化加工人员进行技术培训，指导解决数字化过程中的技术问题。4.定期对会计档案数字化管理系统进行评估和优化，提高系统的性能和功能。（五）数字化加工人员职责1.严格按照会计档案数字化工作流程和标准进行操作，确保数字化档案的质量。2.负责会计档案的扫描、图像处理、数据挂接、存储等具体数字化加工工作，保证数字化成果准确、完整。3.对数字化过程中发现的问题及时反馈，并协助相关部门进行处理。4.妥善保管数字化加工设备和存储介质，防止丢失和损坏。三、会计档案数字化工作流程（一）档案收集与整理1.单位各部门应按照会计档案管理规定，定期将本部门形成的会计档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对接收的会计档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时退回相关部门进行补充或更正。3.按照会计档案的形成时间、类别、保管期限等进行分类整理，编制档案目录，为后续数字化工作做好准备。（二）数字化加工前准备1.根据会计档案数量和数字化工作进度要求，确定数字化加工场所和设备需求，配备必要的计算机、扫描仪、存储设备等。2.对数字化加工人员进行培训，使其熟悉会计档案数字化工作流程、标准和操作规范，掌握数字化加工设备的使用方法。3.制定数字化加工质量控制方案，明确质量检查标准和流程，确保数字化成果符合要求。（三）扫描1.根据会计档案的纸张大小、质地等选择合适的扫描仪和扫描模式，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描分辨率应不低于200dpi，对于文字较小、字迹模糊或需长期保存的档案，可适当提高分辨率。3.按照档案顺序逐页进行扫描，扫描过程中要注意避免漏扫、重扫，确保扫描图像的连续性。4.对扫描后的图像进行命名，命名规则应简洁明了，便于识别和检索，一般可采用档案编号、页码等信息组合。（四）图像处理1.对扫描图像进行去噪、去污、纠偏等处理，提高图像的清晰度和可读性。2.对于图像中存在的黑边、白边、裁剪不齐等问题进行裁剪和调整，确保图像内容完整、规范。3.对图像进行色彩调整，使其符合档案保存要求，一般采用黑白二值模式或灰度模式存储。（五）数据挂接1.将数字化后的图像文件与对应的会计档案目录信息进行关联，建立准确的数据索引关系。2.通过档案管理系统录入会计档案的相关元数据，包括档案编号、名称、日期、保管期限等，确保元数据的准确性和完整性。3.对数据挂接情况进行检查，保证图像文件与元数据一一对应，数据准确无误。（六）存储1.将数字化后的会计档案数据存储到安全可靠的存储设备中，存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。2.按照会计档案的类别、保管期限等进行分类存储，建立清晰的存储目录结构，便于查找和管理。3.定期对存储的数据进行备份，备份数据应异地存放，以防止自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（七）质量检查1.设立专门的质量检查岗位，对数字化加工过程和成果进行全程质量检查。2.质量检查人员按照质量控制方案和标准，对扫描图像、图像处理、数据挂接、存储等环节进行抽检，抽检比例应不低于10%。3.对检查中发现的问题及时记录并反馈给相关责任人进行整改，整改完成后进行复查，确保数字化档案质量符合要求。（八）验收1.数字化加工工作完成后，由档案管理部门组织相关部门对数字化成果进行验收。2.验收内容包括数字化档案的完整性、准确性、规范性以及存储的安全性等方面。3.验收合格后，出具验收报告，明确验收结论，并将数字化档案正式移交至档案管理部门进行长期保管。四、会计档案数字化存储与安全管理（一）存储系统建设1.建立专门的会计档案数字化存储系统，采用先进的存储技术和设备，确保系统的高性能、高可靠性和高安全性。2.存储系统应具备数据备份、恢复、存储优化等功能，能够满足大规模会计档案数据的存储和管理需求。3.对存储系统进行定期维护和检查，及时处理系统故障和隐患，保证系统的稳定运行。（二）数据安全防护1.采取防火墙、入侵检测、加密等技术手段，防止外部网络攻击和数据泄露。2.对会计档案数字化存储系统进行权限管理，严格控制用户访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。3.定期对存储的数据进行病毒查杀和安全扫描，及时发现和清除安全威胁。4.制定数据安全应急预案，明确在发生数据安全事件时的应急处理流程和措施，确保能够快速恢复数据，减少损失。（三）存储介质管理1.对用于存储会计档案数字化数据的存储介质进行标识和管理，记录介质的使用情况和存储内容。2.定期对存储介质进行检查和维护，防止介质老化、损坏等影响数据存储安全。3.对于不再使用或已损坏的存储介质，按照规定进行销毁处理，确保数据彻底清除。（四）异地存储与容灾备份1.在异地建立会计档案数字化数据容灾备份中心，定期将本地存储的数据传输至异地备份中心进行存储。2.容灾备份中心应具备与本地存储系统相同的功能和数据，能够在本地系统出现故障时及时恢复数据，保证会计档案数字化工作的连续性。3.制定异地存储与容灾备份管理制度，明确数据传输、备份周期、恢复测试等要求，确保容灾备份工作的有效实施。五、会计档案数字化查询与借阅管理（一）查询管理1.单位内部人员因工作需要查询会计档案数字化信息的，应填写查询申请表，注明查询内容、目的、期限等信息，经所在部门负责人审批后提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据审批后的查询申请表，在会计档案数字化存储系统中进行查询，并按照规定提供查询结果。3.查询人员应在指定场所进行查询，不得擅自复制、传播查询结果，如需复制相关档案资料，应另行办理复制手续。（二）借阅管理1.单位外部人员因特殊原因需要借阅会计档案数字化信息的，应按照国家有关规定办理审批手续，并提交单位介绍信、身份证明等相关材料。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后与借阅人员签订借阅协议，明确借阅期限、保密责任、归还要求等事项。3.借阅人员应按照借阅协议的要求使用会计档案数字化信息，不得擅自更改、删除或泄露档案内容。借阅期限届满后，应及时归还所借档案资料。4.档案管理部门应对借阅情况进行登记，记录借阅人员姓名、单位、借阅时间、归还时间等信息，定期对借阅档案进行清查，确保档案资料安全完整。六、会计档案数字化工作监督与检查（一）内部监督1.单位应建立健全会计档案数字化工作内部监督机制，定期对会计档案数字化管理工作进行自查自纠。2.档案管理部门、财务部门、信息技术部门等应相互配合，对数字化工作流程、质量控制、存储安全、查询借阅等环节进行监督检查，发现问题及时整改。3.内部监督检查结果应形成报告，向