水上派出所档案管理制度

PAGE水上派出所档案管理制度一、总则（一）目的为加强水上派出所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公安工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合水上派出所工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水上派出所各部门及全体民警、辅警在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则水上派出所档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实反映水上派出所各项工作的实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，严格遵守保密规定。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门水上派出所设立档案管理室，负责全所档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、上架等。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程，确保档案管理工作有序进行。3.对档案进行分类、编号、编目，编制检索工具，方便档案的查询和利用。4.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。5.按照规定对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和准确性。6.积极为水上派出所各项工作提供档案信息服务，根据工作需要及时提供档案资料。7.负责组织开展档案业务培训，提高全体民警、辅警的档案意识和档案管理水平。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理室，并配合档案管理部门做好档案的审核、整理等工作。3.严格遵守档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料，应及时归档，不得私自留存或销毁。4.积极支持档案管理部门的工作，配合档案管理人员做好档案的查询、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级公安机关及其他相关部门下发的文件、通知、通报等。2.水上派出所制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等。3.案件办理过程中形成的受案登记表、立案决定书、询问笔录、现场勘查记录、鉴定报告、法律文书等。4.治安管理工作中形成的各类治安案件材料、重点人员管理档案、场所行业管理档案等。5.水上巡逻、救助等工作中形成的巡逻记录、救助报告、工作照片、视频资料等。6.队伍建设方面的文件、表彰奖励材料、人事档案等。7.其他与水上派出所工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确收集。2.收集的档案材料应保持原件完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。4.收集的档案材料应齐全、完整，能够反映工作的全过程和实际情况。（三）整理原则及方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、业务档案、声像档案等。编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映水上派出所主要职能活动和基本历史面貌的，对本所、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映水上派出所一般工作活动，在较长时间内对本所工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是反映水上派出所短期工作活动，在较短时间内对本所工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、完好无损。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。3.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，便于查找和管理。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、销毁等情况，做到账物相符。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和价值，对档案进行鉴定。鉴定时应综合考虑档案的内容、来源、时间等因素，确定档案是否仍具有保存价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.填写档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。3.报水上派出所领导审批，经批准后进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。六、档案的利用（一）利用范围1.水上派出所内部各部门在工作中查阅档案，用于参考决策、案件办理、工作研究等。2.上级公安机关及其他相关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、社会组织等依法查阅档案。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或擅自销毁档案。（三）利用要求1.档案管理人员应积极为利用者提供优质服务，及时、准确地提供档案资料。2.利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.涉及国家机密、警务秘密的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，防止档案信息泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立水上派出所档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设开发档案管理信息系统，实现档案的录入、查询、借阅、统计等功能，方便档案的管理和利用。3.数据安全管理加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的