档案库房九防管理制度

PAGE档案库房九防管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整与安全，特制定本九防管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库房的管理工作。（三）基本原则档案库房管理应遵循“以防为主、防治结合”的原则，采取有效措施，防止档案受损。二、防火（一）消防设施配备1.档案库房应按照规定配备足够数量且适用的消防器材，如灭火器、消火栓、灭火器具等，并定期进行检查、维护和更换，确保其处于良好的备用状态。2.在库房内显眼位置张贴消防器材使用说明，方便工作人员了解正确的操作方法。（二）电气设备管理1.档案库房内的电气线路应符合安全规范，采用防火、阻燃的电线电缆，并穿管保护。严禁私拉乱接电线。2.所有电气设备应安装漏电保护装置，定期进行检查和维护，确保其正常运行，无漏电、短路等安全隐患。3.严禁在库房内使用明火，禁止使用电炉、热得快等大功率电器设备。如需进行电气维修或设备安装，必须由专业电工进行操作，并提前办理相关审批手续。（三）人员培训与应急演练1.定期组织档案库房工作人员进行消防安全培训，使其熟悉火灾预防知识、消防器材的使用方法以及火灾应急预案流程。2.每年至少进行一次火灾应急演练，检验和提高工作人员在火灾发生时的应急处置能力，确保能够迅速、有效地组织人员疏散和灭火救援工作。三、防盗（一）库房门窗防护1.档案库房的门窗应坚固耐用，具有良好的防盗性能。窗户应安装防盗网，防盗网的材质和规格应符合安全标准，确保能够有效防止外部人员非法进入。2.库房的门应采用防盗门或防火门，并配备可靠的门锁和门禁系统。门禁系统应具备多种身份识别方式，如刷卡、密码、指纹等，严格限制无关人员进入库房。（二）监控系统安装1.在档案库房内及周边区域安装监控摄像头，确保监控范围无死角。监控摄像头应具备高清画质、夜视功能以及存储功能，能够实时记录库房内及周边的人员活动情况。2.监控系统应保持24小时不间断运行，监控资料应保存一定期限，以便在需要时进行查阅。（三）人员出入管理1.严格执行库房人员出入登记制度，工作人员进入库房时必须刷卡或通过门禁系统验证身份，并进行登记，记录进入时间、离开时间、人员姓名等信息。2.非库房工作人员因工作需要进入库房时，必须经过相关部门负责人批准，并由库房管理人员陪同，同时进行详细的出入登记。四、防潮（一）库房温湿度控制1.安装温湿度调控设备，将档案库房的温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期对温湿度调控设备进行检查和维护，确保其正常运行。2.每天定时对库房内的温湿度进行监测和记录，如发现温湿度超出规定范围，应及时采取措施进行调整。（二）通风换气措施1.档案库房应设置合理的通风口，保证空气能够正常流通。在潮湿季节或天气条件允许时，应适当增加通风次数，降低库房内的湿度。2.安装空气除湿设备，如除湿机等，在湿度较高时及时开启，降低库房内的水汽含量，防止档案受潮发霉。（三）档案存储方式1.档案应采用标准的档案装具进行存放，如档案柜、档案架等。档案装具应放置在离地面一定距离的支架上，避免档案直接接触地面，防止受潮。2.对于纸质档案，应采用密封包装或放入防潮档案盒内进行保存，减少与外界潮湿空气的接触。五、防虫（一）环境卫生维护1.保持档案库房内的清洁卫生，定期进行清扫，清除灰尘、杂物等，防止害虫滋生。2.库房内严禁存放食物、饮料等易招引害虫的物品，避免为害虫提供生存环境。（二）防虫药剂使用1.在档案库房内放置适量的防虫药剂，如樟脑丸、驱虫片等，但要注意药剂的放置位置，避免与档案直接接触。2.定期检查防虫药剂的效果，如发现药剂挥发失效或效果不佳，应及时进行更换。（三）定期检查与防治1.定期对档案进行检查，查看是否有害虫蛀蚀的迹象。如发现害虫，应立即采取相应的防治措施，如使用杀虫剂、熏蒸剂等，但要注意选择安全、环保且对档案无损害的药剂，并按照规定的使用方法和剂量进行操作。2.对于已遭受虫害的档案，应及时进行处理，采取修复、消毒等措施，防止虫害进一步扩散。六、防鼠（一）封堵鼠洞1.全面检查档案库房的墙壁、地面、门窗等部位，封堵所有可能存在的鼠洞和缝隙，防止老鼠进入库房。2.对库房内的通风口、排水管道等孔洞，应安装防鼠网，防止老鼠通过这些通道进入库房。（二）防鼠设施设置1.在库房内放置适量的鼠夹、鼠笼、粘鼠板等灭鼠工具，并定期检查和更换，确保其有效性。2.避免在库房内堆放杂物，保持库房整洁，减少老鼠的藏身之处。（三）食品管理严禁在库房内存放食品，断绝老鼠的食物来源，防止老鼠因觅食而进入库房损坏档案。七、防尘（一）库房清洁管理1.制定严格的库房清洁制度，定期对库房进行全面清洁，包括地面、档案装具、档案等，清除灰尘和杂物。2.清洁时应使用干净、柔软的工具，避免对档案造成损伤。（二）空气过滤措施1.在库房通风口处安装空气过滤器，过滤进入库房的空气中的灰尘颗粒，减少灰尘对档案的污染。2.定期对空气过滤器进行清洗或更换，确保其过滤效果。（三）档案整理与包装1.在整理档案时，应尽量减少档案暴露在空气中的时间，避免灰尘附着。整理完成后，及时将档案放回档案装具或密封包装。2.对于长期保存的重要档案，应采用密封包装，并在包装内放置干燥剂，进一步防止灰尘和湿气对档案的影响。八、防光（一）照明设备选择1.档案库房应采用无紫外线的照明设备，如LED灯等，避免紫外线对档案纸张、字迹等造成褪色、老化等损害。2.照明设备的亮度应适中，避免过强或过弱的光线对档案管理人员的视力和档案造成不良影响。（二）光线控制1.合理设置库房内的照明开关，根据实际需要控制光线的开启和关闭，减少不必要的光线照射时间。2.在档案整理、查阅等操作时，应尽量利用自然光线或局部照明设备，避免开启大面积的照明灯具，降低光线对档案的损害风险。（三）窗户防护1.库房的窗户应采用双层玻璃或安装窗帘等遮光措施，有效阻挡外部光线的直射，减少阳光对档案的照射。2.定期检查窗户的密封性能，确保其能够有效防止光线泄漏。九、防磁（一）磁性载体管理1.对于含有磁性载体的档案，如磁带、磁盘、光盘等，应采用防磁档案装具进行存放，避免与磁性物质接触。2.严禁在档案库房内使用磁性较强的设备，如磁铁、微波炉等，防止对磁性载体档案造成磁化损坏。（二）环境磁场监测1.定期对档案库房内的磁场环境进行监测，使用专业的磁场检测设备，检测磁场强度是否符合标准要求。2.如发现磁场强度超标，应及时采取措施进行调整，如更换存放位置、远离磁场源等，确保磁性载体档案的安全。（三）人员培训对涉及磁性载体档案管理的工作人员进行防磁知识培训，使其了解磁性载体档案的特性