档案信息化设施设备制度

PAGE档案信息化设施设备制度一、总则（一）目的为加强公司档案信息化设施设备管理，确保档案信息的安全、完整、有效利用，提高档案管理工作效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案信息化设施设备的管理、使用、维护等相关活动，包括但不限于计算机设备、存储设备、网络设备、档案管理软件、数字化加工设备等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理、信息化建设等方面的法律法规，确保设施设备的配备、使用和管理合法合规。2.安全性原则：将档案信息安全放在首位，采取有效措施保障设施设备的安全运行，防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生。3.实用性原则：根据公司档案管理工作的实际需求，合理配置设施设备，确保其功能满足档案管理业务要求，提高工作效率。4.规范化原则：建立健全设施设备管理制度和操作流程，实现规范化管理，确保各项工作有序进行。5.可持续发展原则：充分考虑技术发展趋势，在设施设备选型、配置和更新过程中，注重技术的先进性和兼容性，为公司档案信息化建设的可持续发展奠定基础。二、设施设备管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案信息化设施设备的配置规划和年度采购计划，报公司领导审批后组织实施。2.负责档案信息化设施设备的选型、采购、验收、登记、建账等工作。3.建立档案信息化设施设备台账，详细记录设施设备的名称、型号、规格、购置时间、使用部门、维护情况等信息，并定期进行核对和更新。4.负责组织制定档案信息化设施设备的操作规程、维护保养计划等相关制度，并监督执行。5.协调解决档案信息化设施设备使用过程中出现的问题，对重大问题及时向上级汇报。6.负责档案信息化设施设备的报废鉴定和申报工作，按照公司规定进行处置。（二）使用部门职责1.负责本部门档案信息化设施设备的日常使用和管理，确保设备的正常运行。2.按照操作规程正确使用设施设备，不得擅自更改设备配置和参数，不得违规操作。3.负责对本部门使用的设施设备进行定期检查和维护，发现问题及时报告档案管理部门。4.配合档案管理部门做好设施设备的验收、盘点、报废等工作。5.负责本部门档案信息化设施设备操作人员的培训和管理，提高操作人员的业务水平和安全意识。（三）信息部门职责1.负责为档案信息化建设提供技术支持，协助档案管理部门制定设施设备配置规划和技术方案。2.负责档案信息化网络系统的建设、维护和管理，保障网络安全稳定运行。3.负责档案管理软件的选型、安装、调试、维护和升级等工作，确保软件功能满足档案管理需求。4.协助档案管理部门对设施设备操作人员进行技术培训，提供技术咨询服务。5.参与档案信息化设施设备采购项目的技术评审和验收工作。（四）财务部门职责1.负责审核档案信息化设施设备采购预算，按照公司财务制度办理资金支付手续。2.负责对档案信息化设施设备的购置、折旧、报废等进行财务核算和管理。3.监督档案信息化设施设备管理部门的资产管理工作，确保资产账实相符。三、设施设备配置与采购（一）配置规划1.档案管理部门应根据公司档案管理工作的发展需求、业务规模、信息化建设规划等因素，制定档案信息化设施设备的配置规划。配置规划应包括设施设备的种类、数量、性能指标、技术参数等内容，并明确分阶段的实施计划。2.在制定配置规划过程中，应充分考虑档案信息的存储容量、访问频率、安全要求等因素，确保设施设备能够满足档案管理业务的长期发展需要。同时，要结合公司实际情况，合理控制配置成本，避免资源浪费。（二）采购流程1.需求申请：使用部门根据工作需要，填写档案信息化设施设备采购申请表，详细说明设备名称、型号、规格、数量、用途、采购理由等信息，并提交至档案管理部门。2.审核审批：档案管理部门对采购申请表进行审核，核实需求的合理性和必要性。审核通过后，报公司领导审批。3.选型采购：档案管理部门根据公司领导审批意见，组织相关人员进行设施设备的选型工作。选型过程中，应充分调研市场情况，综合考虑设备的性能、质量、价格、售后服务等因素，选择符合要求的设备供应商。确定供应商后，按照公司采购管理制度进行采购。4.验收交付：设施设备到货后，档案管理部门应组织信息部门、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、规格、型号、外观、性能指标等是否与合同一致，随机附件、资料是否齐全等。验收合格后，办理入库手续，并将设备交付使用部门。四、设施设备使用与维护（一）使用管理1.操作规程制定：档案管理部门应根据设施设备的特点和使用要求，组织制定相应的操作规程。操作规程应明确设备的开机、关机、操作步骤、注意事项等内容，确保操作人员能够正确使用设备。2.操作人员培训：使用部门应对本部门档案信息化设施设备操作人员进行培训，使其熟悉操作规程和安全注意事项。操作人员应经过培训考核合格后方可上岗操作。3.使用记录：操作人员在使用设施设备过程中，应如实记录设备的运行情况、使用时间、处理业务等信息。使用记录应妥善保存，以备查询和统计分析。4.设备借用与归还：因工作需要借用档案信息化设施设备的，应填写设备借用申请表，并经设备管理部门负责人批准。借用人员应按照规定使用设备，按时归还。归还时，设备管理部门应对设备进行检查，如发现设备损坏或丢失，借用人员应承担相应责任。（二）维护保养1.维护保养计划制定：档案管理部门应根据设施设备的使用情况和性能特点，制定年度维护保养计划。维护保养计划应包括设备的维护保养内容、时间安排、责任人等信息。2.日常维护：操作人员在日常使用设备过程中，应做好设备的清洁、检查、紧固等工作，及时发现并处理设备运行中出现的问题。如遇无法解决的问题，应及时报告档案管理部门。3.定期维护：档案管理部门应按照维护保养计划，定期组织对设施设备进行全面维护保养。维护保养工作应包括设备的硬件检查、软件升级、数据备份、故障排除等内容。定期维护结束后，应填写维护保养记录。4.故障维修：设施设备出现故障时，使用部门应及时报告档案管理部门。档案管理部门应组织相关人员进行故障诊断和维修，如遇重大故障或技术难题，应及时联系设备供应商或专业技术人员进行处理。故障维修结束后，应填写故障维修记录，详细记录故障现象、原因分析、维修措施等信息。五、设施设备安全管理（一）安全制度建设1.档案管理部门应建立健全档案信息化设施设备安全管理制度，明确安全管理职责、安全操作规程、安全检查与评估、安全事件应急处理等内容，确保设施设备的安全运行。2.安全管理制度应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，并根据公司实际情况和技术发展不断完善。（二）安全措施1.网络安全：信息部门应采取防火墙、入侵检测、加密传输等技术手段，保障档案信息化网络系统的安全。设置合理的网络访问权限，对内部网络和外部网络进行有效隔离，防止非法入侵和网络攻击。定期对网络系统进行安全漏洞扫描和修复，确保网络安全。2.设备安全：对档案信息化设施设备采取必要的物理安全防护措施，如安装防盗报警装置、门禁系统等，防止设备被盗、被破坏。对重要设备应进行备份，确保在设备出现故障时能够及时恢复数据。定期对设备进行安全检查，发现安全隐患及时处理。3.数据安全：建立完善的数据备份与恢复机制，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的位置。对数据访问进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问和操作档案数据。采用数据加密技术，对重要档案数据进行加密存储和传输，防止数据泄露。（三）安全检查与评估1.档案管理部门应定期组织对档案信息化设施设备的安全状况进行检查，检查内容包括安全制度执行情况、网络安全状况、设备运行情况、数据备份情况等。对检查中发现的问题，应及时整改，并记录整改情况。2.每年至少进行一次档案信息化设施设备安全评估，邀请专业机构或专家对设施设备的安全状况进行全面评估。根据评估结果，制定针对性的改进措施，不断完善安全管理体系。（四）安全事件应急处理1.制定档案信息化设施设备安全事件应急预案，明确应急处理流程、责任分工、应急资源保障等内容。应急预案应定期进行演练，确保在安全事件发生时能够迅速、有效地进行处理。2.发生安全事件时，相关人员应立即报告档案管理部门，并按照应急预案采取相应的应急措施，如切断网络连接、保护现场、进行数据恢复等。同时，要及时向上级领导汇报事件情况，配合有关部门进行调查处理。六、设施设备盘点与清查（一）盘点计划档案管理部门应制定档案信息化设施设备盘点计划，明确盘点范围、时间安排、人员分工等内容。盘点计划应每年至少制定一次，确保设施设备账实相符。（二）盘点实施1.按照盘点计划，组织相关人员对档案信息化设施设备进行实地盘点。盘点过程中，要认真核对设备的名称、型号、规格、数量、使用部门等信息，确保账实一致。2.对盘点中发现的问题，如设备丢失、损坏、账实不符等，应及时查明原因，并填写盘点记录。（三）清查结果处理1.根据盘点结果，编制档案信息化设施设备盘点报告，详细说明盘点情况、存在问题及处理建议。盘点报告经审核后报公司领导审批。2.对盘点中发现的设备丢失、损坏等问题，应按照公司规定进行处理。对账实不符的情况，要及时调整设备台账，确保资产信息准确无误。七、设施设备报废与处置（一）报废鉴定1.根据档案信息化设施设备的使用年限、技术状况、性能指标等因素，由档案管理部门组织相关人员进行报废鉴定。对符合报废条件的设备，填写报废申请表，并附上相关鉴定材料。2.报废鉴定应参考国家有关固定资产报废标准和公司实际情况进行，确保鉴定结果客观、准确。（二）报废审批报废申请表经档案管理部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导批准后，方可进行设备报废处置。（三）处置方式1.报废设备拆除：对批准报废的设备，由档案管理部门组织相关人员进行拆除，拆除过程中