机关档案管理五项制度包括

PAGE机关档案管理五项制度包括一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，为机关各项工作提供有力支持，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则。确保档案内容真实、准确反映机关工作实际情况。3.完整性原则。全面收集、整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.服务性原则。充分发挥档案的作用，为机关工作决策、行政管理、业务开展等提供优质服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.上级机关来文，包括政策性文件、指导性文件、批复等。2.本机关形成的各类文件，如党组文件、行政文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表等。3.机关各部门在业务活动中产生的文件材料，如业务报告、合同协议、调研资料、技术文件等。4.机关召开重要会议形成的会议文件、记录、纪要等。5.机关工作人员在公务活动中形成的个人工作文件、笔记、书信等。6.机关获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集上来。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和可读性。4.实物档案应进行详细登记，注明名称、来源、时间等信息，并妥善保管。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年整理归档完毕。2.对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集归档。3.上级机关来文应在收到后及时登记，并按照规定进行处理和归档。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按年度分类，将档案分为不同年度的文件材料。2.按机构（问题）分类，将档案按照机关内部的机构设置或问题性质进行分类。3.按保管期限分类，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理方法1.文书档案整理：按照分类标准，对文件材料进行装订、编页、排列、编号、编目、装盒等操作。2.科技档案整理：按照项目、专业等进行分类，对图纸、文件、数据等进行整理和编号。3.会计档案整理：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，装订成册，并编制目录。（四）整理要求1.整理人员应熟悉档案整理业务，严格按照操作规程进行整理。2.整理过程中应认真核对文件材料的内容和数量，确保整理质量。3.整理好的档案应编制清晰、准确的目录和索引，便于查找和利用。四、档案保管制度（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，不得随意堆放。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.严格控制库房的温湿度，保持适宜的环境条件。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.配备必要的安全防范设施，如门禁系统、监控设备等。3.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，确保档案安全。五、档案利用制度（一）利用范围1.机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本机关档案，须按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.机关内部工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅登记表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向本机关提出申请，说明查阅、借阅的目的、内容和期限等，经本机关分管领导批准后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案时，须有本机关工作人员陪同。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。4.外单位查阅、借阅的档案，如需复制，应经本机关同意，并按照规定收取复制费用。（四）档案统计1.建立档案利用统计制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由机关分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关业务部门人员为成员。（二）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，准确判定档案的存毁。（三）鉴定标准1.对已过保管期限的档案，根据其历史价值、现实利用价值等进行鉴定。2.对涉及机关重要机密、敏感信息的档案，应适当延长保管期限。3.对具有重要历史意义、文化价值或对机关工作有长期参考作用的档案，应永久保存。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。2.对拟