档案库房集约化管理制度

PAGE档案库房集约化管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，实现档案资源的集约化利用，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案库房管理工作。（三）基本原则1.集中管理原则：将公司各类档案集中存放于专门的档案库房，便于统一管理和调配。2.安全保密原则：确保档案在存储和利用过程中的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。3.高效利用原则：通过集约化管理，提高档案的检索、调阅效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案库房集约化管理制度和操作规程，并组织实施。2.对档案库房的建设、设施设备配置等提出规划和建议。3.负责档案的收集、整理、鉴定、编目、上架等日常管理工作。4.定期对档案库房进行安全检查，确保档案存储环境安全。5.组织开展档案利用工作，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务。（二）库房管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，负责库房的日常管理和维护。2.做好档案的出入库登记、清点、上架等工作，确保档案存放有序。3.定期对库房设施设备进行检查和维护，保证其正常运行。4.负责库房的安全保卫工作，防止无关人员进入库房，确保档案安全。5.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的支持和服务。（三）其他部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.在档案利用过程中，严格遵守档案借阅规定，按时归还档案。3.配合档案管理部门做好档案库房管理的相关工作。三、档案库房建设与设施设备（一）库房选址与布局1.档案库房应选择地势较高、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.库房内部应合理划分档案存储区、整理区、查阅区等功能区域，确保工作流程顺畅。（二）库房设施设备配置1.档案存储设备：配备标准的档案密集架、档案柜等，确保档案存放安全、整齐。2.温湿度调节设备：安装空调、除湿机、加湿器等，将库房温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.消防设备：配备火灾自动报警系统、灭火器材等，确保消防设施完好有效。4.安全防范设备：安装门禁系统、监控系统、防盗报警装置等，保障库房安全。5.防虫防鼠设备：放置防虫药品、防鼠器具等，防止虫害和鼠害。6.档案整理与查阅设备：配备电脑、打印机、复印机、装订机等办公设备，满足档案整理和查阅工作需要。（三）设施设备管理1.建立设施设备台账，详细记录设备的名称、型号、购置时间、维护保养情况等信息。2.定期对设施设备进行检查、维护和保养，确保其正常运行。3.设施设备出现故障时，应及时报修，并做好维修记录。4.按照规定的使用年限和实际使用情况，及时更新和更换设施设备。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门形成的各类档案，确保档案齐全完整。2.档案收集范围包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。3.对重要档案或特殊载体档案，应进行重点收集，并采取特殊保护措施。（二）档案整理1.档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.整理工作包括对档案进行装订、编页、编号、编目等，确保档案的系统性和规范性。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的电子化管理，方便档案的检索和利用。五、档案存储与保管（一）档案上架1.整理好的档案应及时上架存放，按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列。2.在档案密集架或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等标识，便于查找。（二）档案保管期限划分1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）。2.定期对档案进行鉴定，对保管期限已满或失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。（三）档案存储环境管理1.库房管理人员应定期对库房温湿度进行监测和记录，采取有效措施确保温湿度符合要求。2.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.做好库房的防水、防潮工作，防止雨水渗漏、地面潮湿等情况发生。（四）档案安全管理1.严格执行档案库房门禁制度，非库房管理人员未经批准不得进入库房。2.加强库房安全保卫工作，定期检查防盗、防火、防虫、防鼠等设施设备，确保其正常运行。3.严禁在库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品。4.档案管理人员离开库房时，应关闭门窗、电源、水源等，确保库房安全。六、档案利用（一）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并安排专人在查阅区进行监督查阅。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、污损等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（二）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自带出公司，按时归还档案。（三）档案利用登记1.档案管理部门应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅的时间、人员、档案名称、数量等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）档案数字化1.按照国家有关规定和公司实际需求，逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描存储。2.档案数字化应确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理的要求。3.建立档案数字化数据库，实现档案信息的电子化存储和管理，方便档案的检索和利用。（二）档案信息系统建设1.开发或选用适合公司档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、存储、利用等全过程信息化管理。2.档案信息系统应具备档案录入、检索、借阅审批、统计分析等功能，提高档案管理工作效率。3.加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。（三）电子档案管理1.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的规范性和系统性。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应妥善保管，异地存放。3.严格遵守电子档案管理的相关规定，确保电子档案的安全和有效利用。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期组织对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门人员、相关业务部门人员等。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.对经过鉴定确定失去保存价值的档案，编制《档案销毁清册》。（二）档案销毁1.《档案销毁清册》经公司领导批准后，按照规定的程序进行档案销毁。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案库房管理工作进行自查，及时发现问题并整改。2.建立档案管理工作内部监督机制，对档案管理人员的工作