某高校人事档案管理制度

PAGE某高校人事档案管理制度一、总则（一）目的为加强我校人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和人事档案管理的相关规定，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校全体教职工及各类人事档案相关材料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案必须如实反映教职工的真实情况，确保档案材料的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集教职工各个方面的档案材料，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保人事档案信息不被泄露。4.动态管理原则：随着教职工工作经历的变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案管理机构及职责（一）人事档案管理部门学校设立专门的人事档案管理部门，负责全校人事档案的集中统一管理。（二）职责分工1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、鉴别、归档、保管和查阅工作。严格执行档案管理制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。定期对档案进行清查核对，保证档案的准确性和完整性。2.各部门职责负责本部门教职工档案材料的收集、整理和移交工作。协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作。督促本部门教职工及时更新个人档案信息。三、档案内容及分类（一）履历材料包括教职工的个人基本情况登记表、履历表、简历等。（二）自传材料个人撰写的自传及相关材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、聘期考核材料等。2.各类先进模范事迹材料、表彰奖励决定等。3.干部考察、民主评议等相关材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、成绩单、培训结业证书等。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。3.职业资格证书、技能等级证书等。（五）政审材料1.入党、入团志愿书及相关材料。2.政治历史情况审查材料。3.出国（境）政审材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表、思想汇报等。2.党团组织关系介绍信、证明等。（七）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等。2.任免文件、调动介绍信等。3.出国（境）审批表、护照签证等相关材料。（八）其他可供组织参考的材料1.教职工的科研成果、论文著作等材料。2.参加社会活动的相关材料。3.反映教职工个人重要情况的其他材料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将本部门教职工产生的档案材料收集齐全，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.教职工个人应主动向所在部门提交与个人档案相关的材料，确保档案内容的及时更新。3.档案管理部门应定期对各部门档案材料的收集情况进行检查和督促。（二）整理方法1.按照档案内容分类，对每份材料进行编号、编目。2.剔除重复、无效的材料，确保档案材料的精炼和准确。3.对破损、褪色的材料进行修复或复制，保证档案的完整性。4.将整理好的档案材料装入档案盒，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。五、档案鉴别与归档（一）鉴别标准1.审核档案材料的真实性、完整性和准确性。2.鉴别档案材料是否属于应归档范围，是否符合规定的格式和要求。3.检查档案材料的形成时间、来源和手续是否完备。（二）归档程序1.档案管理人员对收集到的档案材料进行鉴别后，确定归档的材料。2.将归档材料按照类别和时间顺序进行排列，装入档案盒。3.在档案盒内放置档案目录，注明每份材料的名称、日期、页码等信息。4.将档案盒存入档案库房，并按照档案编号顺序进行存放。六、档案保管（一）保管条件1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.保持档案库房的清洁卫生，温度、湿度适宜，确保档案材料的安全保存。（二）保管期限1.人事档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.对教职工的重要档案材料，如履历、鉴定、考核、学历学位、职称等材料，应永久保存。3.其他一般性档案材料，根据实际情况确定保管期限，一般为长期或短期。（三）档案清查1.定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性等，发现问题及时处理。3.对清查结果进行记录，并形成清查报告。七、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.学校内部有关部门因工作需要，可查阅教职工的人事档案。2.教职工本人可查阅本人档案，但涉及个人隐私等不宜公开的材料除外。（二）查阅程序1.查阅部门或个人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，确定是否提供查阅，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅人事档案的，必须经学校主管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和期限。2.申请表经所在部门负责人和学校主管领导签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，向借阅人发放《人事档案借阅证》。4.借阅人凭《人事档案借阅证》到档案库房办理借阅手续，并在《人事档案借阅登记表》上签字。5.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。6.借阅期满，借阅人应按时归还档案，并办理归还手续。档案管理部门收回《人事档案借阅证》，并在《人事档案借阅登记表》上注明归还情况。八、档案转递（一）转递条件1.教职工因工作调动、辞职、退休等原因，需要转递人事档案的。2.按照国家有关规定，需要将人事档案转至其他单位或部门的。（二）转递程序1.档案管理部门根据相关规定和手续，开具《人事档案转递通知单》。2.将档案材料进行整理、核对，确保档案内容完整、准确。3.在档案材料上加盖密封章，并装入专用档案袋。4.通过机要交通或专人送取的方式，将档案转递至接收单位。5.接收单位收到档案后，应在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执返回档案管理部门。（三）转递要求1.严格按照规定办理档案转递手续，确保档案转递的安全和及时。2.转递档案时，应详细填写档案转递清单，注明档案的名称、数量、转递日期等信息。3.对档案转递过程中出现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）信息录入与维护1.档案管理人员按照档案整理的要求，将档案材料的内容录入信息化管理系统。2.定期对档案信息进行更新和维护，确保信息的准确性和时效性。3.建立档案信息备份制度，防止数据丢失。（三）信息安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防