建筑公司档案室管理制度

PAGE建筑公司档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高公司管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属各项目的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规，依法开展档案管理工作。3.高效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供及时、有效的服务。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对公司各部门及所属各项目的档案管理工作进行监督、指导和检查。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合档案室做好档案的收集、整理、归档等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）项目负责人职责1.负责项目档案管理工作的组织和协调，确保项目档案的及时收集、整理和归档。2.对项目档案的质量和完整性负责，督促项目各部门做好文件材料的形成和积累工作。3.配合档案室做好项目档案的验收和移交工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下几类：行政管理文件：公司的各类规章制度、会议文件、工作计划、总结、报告等。工程技术文件：工程规划、设计图纸、施工组织设计、技术交底、变更通知、验收报告等。经营管理文件：合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告等。人事档案：员工的入职、离职、调动、晋升、培训等相关材料。其他文件：与公司业务相关的各类文件、资料、图表等。2.各部门及所属各项目应及时将在工作中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。（二）收集要求1.归档的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。2.对破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制。3.电子文件应同时收集其元数据信息，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制案卷目录。2.工程档案：按照工程建设程序，分阶段、分专业进行整理，编制工程档案卷内目录、备考表等。3.会计档案：按照会计档案管理办法的规定进行整理，编制会计档案目录。4.人事档案：按照人事档案管理的相关规定进行整理，建立个人档案。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.工程档案应在工程竣工验收后三个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案室保管。4.人事档案应在员工离职后一个月内整理归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量和完整性。2.将审核后的档案移交档案室，档案室进行再次审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充完善。3.档案室对审核合格的档案进行编号、编目、装盒，并上架保管。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为1650年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。2.各部门应根据档案的实际情况，准确划分档案的保管期限。（四）保管要求1.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司领导批准。3.司法机关因办案需要查阅公司档案的，须出具相关证明文件，并经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可直接到档案室查阅档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时应填写《档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、归还日期等。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案室负责人批准后，方可进行复制。复制档案应保证其内容的真实性和完整性。（三）利用审批1.公司内部人员查阅档案，由所在部门负责人签字批准。2.外单位查阅档案，须经公司分管领导签字批准。3.司法机关查阅档案，须经公司法定代表人签字批准。（四）利用登记档案室应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容（或借阅内容）、利用方式、审批情况等，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件进行审查。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、年度、保管期限、文号、内容摘要、鉴定意见等。3.档案鉴定工作小组对《档案销毁鉴定表》进行审核，提出销毁意见。4.将审核通过的《档案销毁鉴定表》报公司领导审批。（四）销毁实施经公司领导批准后，由档案室会同相关部门共同对拟销毁的档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化档案采集1.对已有的纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.对电子文件进行规范化整理，确保其元数据信息完整、准确。（三）档案信息系统管理1.建立档案数据库，将数字化档案信息录入系统，实现档案的集中存储和管理。2.利用档案管理信息系统，实现档案的检索、借阅、统计等功能，提高档案利用效率。3.加强档案信息系统的安全管理，