司法所调解档案管理制度

PAGE司法所调解档案管理制度一、总则（一）目的为加强司法所调解档案管理，规范调解档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保调解档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥调解档案在司法行政工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合本司法所实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本司法所调解工作中形成的各类档案，包括人民调解、行政调解、行业性专业性调解等档案材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则调解档案由司法所指定专人负责集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则调解档案应如实反映调解工作的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造档案材料。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率，为调解工作提供有力支持。4.安全保密原则严格遵守档案安全保密制度，确保档案信息不泄露，维护档案的安全与完整。二、档案管理职责（一）司法所所长职责1.全面负责调解档案管理工作，贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，确保档案管理工作符合要求。2.审定调解档案管理工作计划和规章制度，监督检查档案管理工作的执行情况。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，为档案管理工作提供必要的人力、物力和财力支持。（二）档案管理人员职责1.负责调解档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等具体工作，确保档案整理规范、有序。2.建立健全调解档案管理台账，及时记录档案的收进、移出、查阅、借阅等情况，做到账目清晰、账物相符。3.按照档案利用规定，为司法所工作人员及其他相关人员提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理工作。4.定期对调解档案进行检查、核对和清点，发现问题及时报告并采取措施加以解决，确保档案的安全。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，保证档案保管环境符合要求。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。（三）调解工作人员职责1.在调解工作过程中，及时收集、整理与调解案件相关的各类材料，确保材料的齐全、完整，并按照档案管理要求进行初步分类和整理，定期移交档案管理人员。2.协助档案管理人员做好调解档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和帮助。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自留存、销毁调解档案材料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.调解申请书、受理登记表、调查笔录、调解记录、调解协议书、回访记录等与调解案件直接相关的材料。2.调解过程中涉及的证据材料，如书证、物证、视听资料、证人证言等。3.调解工作中形成的各类文书，如调解工作方案、会议记录、工作汇报等。4.其他与调解工作有关的具有保存价值的材料。（二）收集要求1.调解工作人员应在调解案件办结后及时将相关材料收集齐全，确保材料的完整性。2.收集的材料应真实、准确、清晰，不得有涂改、伪造等现象。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.分类调解档案按照调解类型、年度、保管期限等进行分类。具体分类如下：人民调解档案婚姻家庭纠纷调解档案邻里纠纷调解档案合同纠纷调解档案其他纠纷调解档案行政调解档案治安纠纷行政调解档案交通事故行政调解档案其他行政调解档案行业性专业性调解档案劳动争议调解档案医疗纠纷调解档案物业纠纷调解档案其他行业性专业性调解档案按照年度分类，如20XX年度调解档案。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.编号对每一类调解档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：调解类型代码+年度+流水号。例如：RM20XX001，表示20XX年度人民调解婚姻家庭纠纷第1号档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内，一份单独成册。4.装订将整理好的档案材料按照顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份，备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。电子档案应按照相关规定进行存储和管理，建立电子档案目录，便于检索和利用。3.对于特殊载体档案，如录音带、录像带、光盘等，应按照其特性进行保管，确保其内容的可读性和可播放性。（三）保管期限调解档案的保管期限根据其重要程度和利用价值确定，具体如下：1.具有重要历史价值和法律意义，对今后调解工作有长期参考作用的档案，列为永久保管。2.在一定时期内对调解工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.在较短时间内对调解工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。(四)档案的定期检查与清点1.档案管理人员应定期对调解档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、完整性等。2.在检查过程中，如发现档案有损坏、霉变、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并做好记录。档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案数量与账目相符。清点工作应详细记录，发现问题及时查明原因并报告。五、档案的利用（一）利用范围1.本司法所工作人员因工作需要查阅调解档案。2.上级主管部门、司法机关及其他相关单位因工作需要查阅调解档案。（三）当事人及其他与调解案件有关的人员因合法理由查阅调解档案。（二）利用方式1.查阅本司法所工作人员查阅调解档案，应填写《调解档案查阅申请表》，经司法所所长批准后，到档案管理人员处查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。上级主管部门、司法机关及其他相关单位查阅调解档案，应出具单位介绍信，并填写《调解档案查阅登记表》，经司法所所长批准后，由档案管理人员提供查阅服务。查阅人员需要复制档案材料的，应按照相关规定办理手续。当事人及其他与调解案件有关的人员查阅调解档案，应提交有效身份证明和相关证明材料，填写《调解档案查阅申请表》，经司法所所长批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅人员不得查阅与本人无关的调解档案内容，不得擅自复制档案材料。2.借阅因工作需要借阅调解档案的，应填写《调解档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经司法所所长批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由司法所所长担任组长，档案管理人员、调解工作人员等为成员。档案鉴定小组负责对到期的调解档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对到期档案进行鉴定。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《调解档案销毁申请表》，报经上级主管部门批准后予以销毁。（三）销毁程序1.经批准销毁的调解档案，应编制销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。销毁清单一式两