乡科级单位档案管理制度

PAGE乡科级单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡科级单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡科级单位各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。单位档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得分散保存。2.真实性原则。确保档案内容真实、准确地反映单位工作实际情况。3.完整性原则。全面收集、整理单位工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则。采取有效措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是单位档案管理的职能部门，负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本单位档案管理制度；集中统一管理本单位各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研等工作；指导和监督各部门的档案工作；负责向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉单位工作业务，负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、借阅登记、统计等；对档案的安全保管负责，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失；积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供服务；协助做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合档案室移交档案；协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作；配合综合档案室开展档案管理相关业务培训。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文，包括指示、决定、通知、通报等。2.本单位形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表、合同协议、财务凭证等。3.下级单位报送的请示、报告、统计报表等。4.本单位在各项工作活动中形成的照片、录音、录像、电子文件等特殊载体档案。（二）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，定期移交综合档案室。2.对于重要文件材料，应确保原件完整，如有复印件，应注明原件存放处。3.电子文件应按照规定格式和要求进行收集，确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案按照项目进行分类整理，建立项目档案卷册，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目验收文件等。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.照片档案按照时间顺序和重要程度进行分类整理，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等，装入相册或照片档案盒。5.电子档案按照其存储格式和内容进行分类整理，建立电子档案数据库，进行著录标引，以便检索利用。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据国家有关规定和单位实际情况，制定档案保管期限表，明确各类档案的保管期限。保管期限分为永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。2.定期保管的档案：反映本单位一般工作活动，在一定时期内对本单位工作有查考利用价值的档案。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步整理，提出保管期限建议。2.档案鉴定工作小组对档案管理人员提出的建议进行审核，逐卷逐件进行分析、鉴别，确定档案的保管期限。3.对确定为销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、档号等信息。（四）销毁审批档案销毁清册报经单位分管领导审批后，方可进行销毁。（五）销毁实施销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案实体和信息彻底销毁。监销人员在销毁完毕后，应在档案销毁清册上签字确认。五、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专用的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备。（二）档案装具档案应使用符合标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应排列整齐，便于通风和查找。档案盒应标明档案类别、年度、保管期限、档号等信息。（三）档案保管要求1.按照档案分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，做到账物相符。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度。2.服务为本原则。以服务单位各项工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案信息服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，须经本单位分管领导批准。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的档案名称、档号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本单位档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的内容、目的等，经本单位分管领导批准后，到综合档案室办理查阅手续。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。（四）利用方式1.查阅档案。利用者可在综合档案室查阅档案原件，如需复印，应经档案管理人员同意，并按照规定收取复印费用。2.借阅档案。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案材料。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门和档案行政管理部门报送档案统计报表。（二）移交工作1.按照国家有关规定，定期向同级