森林防火档案管理制度6

PAGE森林防火档案管理制度6一、总则（一）目的为加强森林防火档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在森林防火工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与森林防火工作相关的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：森林防火档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映森林防火工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度。2.负责制定和完善森林防火档案管理的各项规章制度和业务流程。3.集中统一管理本公司/组织的森林防火档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.建立档案检索系统，编制档案检索工具，为档案的查询、借阅和利用提供便利。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全员的档案意识。（二）档案形成部门职责1.负责本部门森林防火文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅和利用工作，提供必要的协助和支持。4.负责对本部门档案管理人员进行业务指导和培训，提高档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、装订、上架、保管、检索、统计等。3.严格执行档案借阅制度，做好档案的借阅登记和归还工作，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。5.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的有关森林防火的文件、通知、指示、规定等。2.本公司/组织制定的森林防火工作计划、方案、预案、制度、措施等。3.森林防火工作会议记录、纪要、报告、总结等。4.森林防火工作中形成的各类报表、统计数据、图表等。5.森林防火宣传教育活动的资料，如宣传资料、图片、影像等。6.森林防火检查、巡查、督查工作的记录、报告、整改情况等。7.森林火灾案件的调查处理材料，包括案件报告、现场勘查记录、询问笔录、鉴定结论、处理决定等。8.森林防火设施设备建设、维护、使用等方面的资料，如规划设计文件、采购合同、验收报告、运行记录等。9.与森林防火工作相关的其他文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对收集到的文件材料应进行分类整理，按照不同的类别和时间顺序进行排列。（三）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将森林防火档案分为综合管理类、预防工作类、扑救工作类、灾后处理类、基础设施类、宣传教育类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于档案的检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于档案的存放和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、报警器、监控设备等。（二）保管方式1.纸质档案应采用专柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要的档案应进行加密存储，防止信息泄露。（三）保管期限1.森林防火档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：上级部门下发的有关森林防火的重要文件、本公司/组织制定的重要规章制度、森林火灾案件的调查处理材料等。3.长期保管的档案主要包括：森林防火工作计划、方案、预案、工作总结、统计报表等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：临时性的森林防火工作文件、资料等，保管期限为1年至10年。（四）档案的检查与清点1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.每年应对档案进行一次全面的清点，确保档案的数量准确、完整。3.对检查和清点中发现的问题，应及时采取措施加以解决，如修复损坏的档案、补充缺失的档案等。五、档案的利用（一）借阅制度1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并将档案交借阅人。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏、丢失，如有违反，应承担相应的法律责任。（二）查阅制度1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门查阅，档案管理部门应提供必要的协助和指导。2.查阅档案时，查阅人应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复印档案的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（三）档案利用的登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅、复印等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、编号等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用的规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则等。2.全面审查档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。3.从历史的角度出发，考虑档案在当时的作用和对历史研究的价值。4.以发展的眼光看待档案，考虑档案在未来可能发挥的作用。5.在确保档案安全和完整的前提下，提高档案管理的效益，避免不必要的保存成本。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、时间等方面的差异，判断其保存价值。3.效益评估法：考虑档案的利用频率、利用效果、保存成本等因素，评估其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因、销毁时间等信息。2.《档案销毁